HR-Digitalisierung ist auch in der Schweiz ein Thema. Dabei setzen Unternehmen immer häufiger auf Audit & Compliance-Tools und die voll in SAP integrierten Lösungen für HR-Dokumentenprozsse von Centric.
Hand auf’s Herz: Die Suche nach Personalunterlagen, die Erzeugung von HR-Dokumenten oder die Erstellung und Prüfung der Entgeltabrechnung sind Tätigkeiten, die im SAP-Standard mitunter sehr aufwändig sind. Dabei leiden viele Personalabteilungen unter Dauerstress. Die Sage-Studie „HR im Wandel“ zufolge geben 91 % der Personaler in mittelständischen Unternehmen an, ständig gestresst zu sein, und 97 % erklären: „Die Arbeitsbelastung im Personalwesen ist zu groß“.
Lösungen wie SAP SuccessFactors und SAP HCM bietet eine gute Grundlage für die Digitalisierung im HR für eine effiziente Personaladministration – doch zum Spitzenreiter aufzusteigen, bedarf es mehr. Mit den richtigen Lösungen und Add-Ons aus einer Hand lassen sich Abrechnungs- und Prüfprozesse sowie die Arbeit mit HR-Dokumenten massiv vereinfachen.
Centric: Lösungen und Add-Ons aus einer Hand
Das Schweizer Unternehmen Vitra ist ein Beispiel dafür. Vitra fertigt und vertreibt Wohn- und Büromöbel mit hohem Anspruch an Design und Qualität. Das zentrale HR-Team in Weil am Rhein die digitale Personalakte von Centric in Deutschland und der Schweiz eingeführt.
Eine entscheidende Anforderung war dabei die nahtlose Integration der Software in die bestehende Systemlandschaft. Centric Employee File überzeugte hier durch seine enge SAP-Integration mit direkter Schnittstelle zu SuccessFactors. So können beispielsweise Stammdaten aus SAP und SuccessFactors automatisch in die digitale Personalakte übernommen werden. Auch die Implementierung und Administration wird dadurch erleichtert, wie Vladimir Khatlamadjian, der für SuccessFactors verantwortliche IT-Experte von Vitra, erklärt. Er sagt außerdem: „Wir können das Rollen- und Berechtigungskonzept von SuccessFactors auch für das Centric Employee File nutzen und müssen daher nicht alles doppelt konfigurieren.“
Weil sämtliche Personaldokumente an einer Stelle verfügbar und benötigte Unterlagen mit wenigen Klicks zusammengestellt bzw. abgespeichert sind, entfallen vor allem im Bereich HR Services viele Routinen wie Aktenausleihe, Suchen, Kopieren oder der Gang ins Archiv. Damit gehören auch die typischen Ablagestapel auf dem Schreibtisch der Vergangenheit an, und die Personalakte ist immer vollständig und aktuell.
Einblick für Führungskräfte
Durch den einfachen Zugriff auf die Dokumente kann das HR-Team heute alle Vorgänge rund um die digitale Personalakte zeitnah und effizient bearbeiten. Viele Anfragen wie etwa die Einsicht in den Arbeitsvertrag, den Ausdruck einer älteren Entgeltabrechnung oder sonstiger Belege können die Mitarbeitenden dabei selbst erledigen. Auch die Führungskräfte können direkt auf benötigte Personalinformationen ihrer Mitarbeitenden zugreifen und beispielsweise Vertragsänderungen oder Abstimmungen selbst einsehen. Auf Basis der SAP-Sicherheitsstrukturen verlaufen dabei alle Vorgänge DSGVO-konform, mit sicherem Zugriff und höchstem Datenschutz.
Auch die SwissP Defence AG setzt auf Centric. Der europäische Marktführer für Kleinkalibermunition für Armee und Behörden mit Hauptsitz in Thun/CH verwaltet die Personaldokumente seiner rund. 400 Beschäftigten mit der Digitalen Personalakte. Swiss P arbeitet noch hybrid, teils mit dem alten SAP HCM (Payroll und Zeitmanagement), teils mit SAP SuccessFactors.
Home Office ist ein Thema
Für die Personalakte von Centric spielt dies keine Rolle, sie ist in beiden Welten zu Hause. Die sieben Beschäftigten in der Personalabteilung arbeiten in verschiedenen Gebäuden, viele auch im Home-Office.
Auch Centric Document Builder hat Swiss P eingeführt: Dank seiner tiefen SAP-Integration unterstützt dieses Werkzeug zur prozess-gestützten Dokumentenerstellung Automatisierungen und Workflows. Textbausteine und die Integration von Stammdaten aus SAP HCM und SAP SuccessFactors erleichtern die Arbeit, während man weiterhin wie gewohnt in Microsoft Word arbeitet.
Ab dem Eintrittsprozess wird so inzwischen der gesamte Lebenszyklus eines Mitarbeiters vom Start an einer neuen Stelle über Schritt wie die berufliche Weiterbildung im Zuge der Karriere bis hin bis zum Ausscheiden über vorgefertigte Dokumente abgewickelt – im Zusammenspiel mit der elektronischen Personalakte ist das ein Vorzeige-Set-up für die moderne HR-Arbeit eines innovativen Schweizer Mittelständlers.
Eigene Prüfregeln für die Schweiz
Schweizer Unternehmen setzen ebenfalls bereits auf die Audit & Compliance-Lösungen von Centric – ein Satz von Tools, der Prüfprozesse rund um die Entgeltabrechnung vereinfachen. Dazu stehen den Entgeltverantwortlichen in den Unternehmen 300 für die Schweiz vordefinierte Prüfregeln bereit. Mit dem Centric-Tool PLK_CH/PLX können sie zudem auch eigene Prüfregeln in den Prozess integrieren.
Vom breiten Portfolio von Centric profitieren die Kunden, denn beim Veredeln des SAP-Systems möglichst viele Lösungen aus einer Hand zu erhalten, bietet viele Vorteile. Lösungen verschiedener Anbieter arbeiten mitunter nicht reibungslos zusammen. Bei auftretenden Problemen kann es schwierig sein, die Verantwortlichkeit zwischen den Anbietern zu klären. Mit vielen Centric-Lösungen ist es dagegen möglich, auch Tool-übergreifend Prozesse zu optimieren. Beispiel Leasing: Beantragt ein Mitarbeiter ein Auto- oder ein Fahrradleasing, können die Zustimmung des Arbeitgebers und die Details des Leasings in der Digitalen Personalakte Centric Employee File gespeichert werden. Das Prüftool PLK_CH/PLX von Centric wird dann genutzt, um die Entgeltumwandlung und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen zu prüfen. Beispiel Gehaltserhöhung: Wird eine Anhebung vereinbart, kann die Vereinbarung in der digitalen Personalakte gespeichert werden. PLK_CH/PLX wird verwendet, um die korrekte Erfassung der neuen Gehaltsdaten im SAP- System zu prüfen.