Digitale Personalakte mit SAP-Integration

Digitale Akte voll in SAP integriert: Diese 5 Gründe sprechen dafür

Centric Employee File ist als Digitale Personalakte vollständig in SAP SuccessFactors HCM integriert. Erfahren Sie, warum die SAP-Integration das entscheidende Kriterium bei der Wahl Ihrer digitalen Personalakte sein muss – verständlich & praxisnah erklärt.

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Digitale Akte voll in SAP integriert: Diese 5 Gründe sprechen dafür
Centric Employee File for SAP solutions

Warum die SAP-Integration den Unterschied macht

Die Digitalisierung im Personalwesen schreitet voran – aber nicht jede Lösung erfüllt die komplexen Anforderungen moderner HR-Abteilungen. Die Integration in SAP-Systeme wie SAP HCM oder SAP SuccessFactors entscheidet dabei oft über Effizienz, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit.

Lesen Sie hier die 5 wichtigsten Gründe, warum Ihre Wahl auf eine Lösung mit SAP-Integration fallen sollte.

1. Nahtloser Datenfluss zwischen SAP und der Digitalen Personalakte

Eine Digitale Personalakte in SAP entfaltet ihren vollen Nutzen erst durch eine vollständige Systemintegration. Die Lösung Centric Employee File for SAP Solutions stellt sicher, dass Personalstammdaten direkt aus SAP HCM übernommen, automatisiert aktualisiert und verarbeitet werden – ohne manuelle Doppelerfassungen oder Systembrüche. Dies garantiert nicht nur eine konsistente Datenbasis, sondern reduziert auch Fehlerquellen und administrative Aufwände. Für Unternehmen, die ihre Einführung der Digitalen Personalakte strategisch mit SAP verknüpfen, ist dies der Schlüssel zur nachhaltigen Effizienzsteigerung im Personalwesen.

2. Automatisierte HR-Prozesse in SAP SuccessFactors: Digitale Workflows ohne Umwege

Die Kombination aus elektronischer Personalakte und SAP SuccessFactors eröffnet neue Potenziale: Dokumente lassen sich direkt in Onboarding-, Versetzungs- oder Vertragsprozesse einbinden – vollautomatisiert und revisionssicher. Dank ESS/MSS-Zugriff und Integration in SAP Workflows profitieren HR-Abteilungen von durchgängigen Prozessen, strukturierter Nachverfolgbarkeit und reduzierter Bearbeitungszeit. Für Organisationen, die auf eine zukunftsgerichtete Einführung der Digitalen Personalakte setzen, ist dies ein zentraler Baustein zur Modernisierung ihrer HR-Prozesse.

3. Sicherheit und Zugriffskontrolle durch SAP-Rollenmodelle

Die Digitale Personalakte SAP basiert auf einem umfassenden Sicherheits- und Berechtigungskonzept. Bestehende Rollenmodelle aus SAP HCM und SAP SuccessFactors werden vollständig übernommen – inklusive Authentifizierung über ADFS oder Azure AD. Mit vier vorkonfigurierten Rollen (HR, ESS, MSS, Admin) sowie flexiblen Erweiterungsoptionen bleibt die Zugriffskontrolle exakt steuerbar. Unternehmen profitieren von DSGVO-konformen Prozessen, hoher Transparenz und maximaler Datensicherheit – ein klarer Vorteil gegenüber Insellösungen oder externen Archiven.

4. Revisionssichere Archivierung und integriertes Compliance-Management

Die elektronische Personalakte von Centric unterstützt die lückenlose Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. Dokumente werden entweder in der SAP-Cloud oder über angebundene On-Premises-Systeme revisionssicher archiviert. Funktionen wie Vollständigkeitsprüfungen, Fristenüberwachung, 4-Augen-Prinzip und detaillierte Dokumentenhistorien ermöglichen ein effizientes, prozessorientiertes Compliance Management direkt im SAP-Kontext. So lassen sich externe Prüfungen zuverlässig vorbereiten – mit minimalem Aufwand und maximaler Sicherheit.

5. Zukunftssicherheit durch SAP-Zertifizierung und regelmäßige Updates

Die SAP-zertifizierte Digitale Personalakte von Centric bietet nicht nur höchste technische Kompatibilität, sondern auch kontinuierliche Weiterentwicklungen – drei Major Releases pro Jahr sichern Aktualität, Stabilität und Erweiterbarkeit. Damit werden nicht nur spätere Migrationsaufwände minimiert, sondern auch langfristige Planbarkeit und Investitionsschutz gewährleistet. Für Unternehmen, die SAP SuccessFactors oder SAP HCM als zentrale Plattform nutzen, bietet Centric eine integrative Lösung, die den Wandel hin zu einem modernen, digitalen HR-Bereich effektiv unterstützt.

Praxisbericht: Brita und Akte in SuccessFactors

Zugriff auf tausende Personalakten direkt aus SuccessFactors - das ist HR-Praxis bei unserem Kunden BRITA.

Seit Einführung von Centric Employee File kann das HR-Team bei BRITA alle HR-bezogenen Dokumente aus SAP SuccessFactors heraus einsehen und versenden. „Jederzeit ist nachvollziehbar, wer wann auf welcher Akte zugegriffen hat, das Handling ist deutlich einfacher“, heißt es dort.

Laden Sie den Projektbericht kostenlos herunter, um mehr über den Praxiseinsatz der Digitalen Personalakte in SAP zu erfahren.

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Centric Employee File

Die optimale Digitale Personalakte für jede SAP-Umgebung

Centric Employee File ist als Digitale Personalakte vollständig in SAP SuccessFactors HCM integriert.

Wie alle Centric-Produkte ist Centric Employee File speziell für SAP-Umgebungen entwickelt und besitzt die größtmögliche Integrationstiefe in alle HR-Module der SAP.

Umfangreichen Funktionalitäten und Vorteile machen Centric Employee File zur optimalen Lösung für moderne HR-Abteilungen.

Unternehmen können dank unseres SaaS-Modells sofort mit der Implementierung starten, ohne im großen Stil technische Voraussetzungen schaffen zu müssen.

Unser attraktives Subskriptionsmodell schont das Budget.

ROI-Kalkulation anfragen

Built on SAP: Integration als Ihr Vorteil

  • Wir entwickeln unsere Produkte auf der Business Technology Plattform - der zukunftssicheren, zentralen SAP-Cloud-Plattform. Das bedeutet, dass Ihre Lösung immer perfekt mit Ihrem SAP-System harmoniert.
  • Weil unsere Lösungen Cloud-basiert sind, müssen keine personellen Ressourcen vorgehalten werden, die Themen wie Sicherheit, Aktualisierungen oder Archivierung abdecken.
  • Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und ermöglicht eine einfache Navigation im SAP Fiori Look & Feel. Benutzer und Benutzerinnen können direkt aus SuccessFactors HCM heraus die digitale Personalakte öffnen.
  • Aufgrund der tiefen Integration in SAP SuccessFactors HCM werden die Dokumente aus allen Modulen — von Recruiting bis hin zur Nachfolgeplanung — nahtlos in die Digitale Personalakte übernommen werden.
  • Benutzer melden sich bequem über Single Sign-On (SSO) an, eine erneute Passworteingabe ist nicht notwendig.
  • Berechtigungen und Nutzerrollen werden aus SAP übernommen.

Vordefinierte Aktenstruktur

Eine für Ihre Unternehmensgröße und -branche vordefinierte Akten- und Dokumentenstruktur beschleunigt Ihre Einführung der digitalen Personalakte.

Vordefinierter Scanprozess

Ihre bestehenden Multifunktionsgeräte oder Scanner werden für Ihren Scanprozess optimal konfiguriert.

Fiori Launchpad-Einbindung

Die digitale Personalakte wird in Ihr bestehendes Fiori-Launchpad integriert. Alternativ können Sie auch das in der digitalen Personalakte enthaltende Fiori-Launchpad verwenden.

Cloud- oder On-Premises-basierte Archivierung

Ihre Personaldokumente können in Ihrem bestehenden und bewährten On-Premises-Archiv oder alternativ in einem revisionssicheren SAP Cloud-Archiv gespeichert werden.

Dokumentenarchivierung aus Outlook

Eingehende Personaldokumente per E-Mail, können mit dem Outlook Add-In bequem und ohne Umwege in die zugehörige Personalakte archiviert werden.

Vorlage für eine Betriebsvereinbarung

Um die Regelung und Abstimmungen zur Produktivsetzung der Personalakte mit dem Betriebsrat zu fördern und zu vereinfachen, erhalten Sie Inhalte zur Erstellung einer individuellen Betriebsvereinbarung.

Nutzung des bestehenden Rollen- und Berechtigungsmanagements

Ihr bestehendes SAP-Berechtigungsmanagement ist die Basis für die Sicherheitsanforderungen an die digitale Personalakte.

SAP-Stammdatennutzung

Die digitale Personalakte nutzt Ihre Stammdaten aus SAP HCM oder SuccessFactors.

Vorlage zur Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

Als Hilfestellung bei der Entscheidung über die Investition und Rentabilität Ihrer digitalen Personalakte stellen wir Ihnen unseren intelligenten ROI-Rechner zur Verfügung.

Möchten Sie mehr erfahren?

In unserem Webinar stellen wir Ihnen alle Funktionen der Digitalen Personalakte Centric Employee File vor. Starten Sie jetzt mit uns durch!

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Zukunftsorientierte Personalarbeit braucht moderne HR-Systeme. Und einen Partner, der sich mit diesen Systemen auskennt. Mit dem fachlichen Know-how aus fast 15 Jahren Erfahrung bieten unsere Experten innovative, pragmatische Lösungen, die neue Maßstäbe für eine digitale Personalabteilung in Ihrem Unternehmen setzen.

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