HR-Dokumente und Vorlagen mit SAP-Integration

HR-Dokumentenmanagement voll in SAP integriert: Diese fünf Gründe sprechen dafür

Centric Document Builder ist als Lösung zur prozessgestützten Dokumentenerstellung und Vorlagenverwaltung vollständig in SAP SuccessFactors HCM integriert. Erfahren Sie, warum die SAP-Integration das entscheidende Kriterium bei der Wahl Ihrer Lösung für HR-Dokumente sein muss – verständlich & praxisnah erklärt.

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HR-Dokumentenmanagement voll in SAP integriert: Diese fünf Gründe sprechen dafür

Warum die SAP-Integration beim Thema HR-Dokumente den Unterschied macht

Die Digitalisierung im Personalwesen schreitet voran – aber nicht jede Lösung erfüllt die komplexen Anforderungen moderner HR-Abteilungen. Die Integration in SAP-Systeme wie SAP HCM oder SAP SuccessFactors entscheidet dabei oft über Effizienz, Sicherheit und Zukunftsfähigkeit.

Lesen Sie hier die 5 wichtigsten Gründe, warum Ihre Wahl auf eine Lösung mit SAP-Integration fallen sollte.

1. Nahtlose Dokumentenerstellung direkt aus SAP – ohne Medienbruch oder manuelle Nacharbeit

Ein Arbeitsvertrag oder andere HR-Dokumente entfaltet ihren Wert erst dann, wenn sie schnell, rechtssicher und automatisiert erstellt werden– und genau hier setzt der Centric Document Builder for SAP Solutions an. Statt Mitarbeiterbriefe, Arbeitsverträge oder SAP Serienbriefe manuell in Word zusammenzustellen, nutzt der Document Builder direkt die HR-Stammdaten aus SAP HCM oder SAP SuccessFactors – ohne Copy‑&‑Paste, ohne Systemwechsel, ohne Medienbruch. Sie arbeiten wie gewohnt in Word, und nutzen trotzdem alle Vorteile der prozess-gestützten Dokumentenerstellung und Vorlagenverwaltung.

2. Automatisierte HR-Dokumentenprozesse in SAP SuccessFactors: Digitale Workflows ohne Umwege

Dank der tiefen Integration mit dem SAP Workflow Management lassen sich Dokumente automatisch generieren, versionieren, prüfen und revisionssicher ablegen – zum Beispiel in der Digitalen Personalakte. Alle Prozessbeteiligten werden automatisch benachrichtigt, der Stand eines Vorgangs ist immer transparent und nachvollziehbar. So wird aus einem komplexen Genehmigungsprozess ein effizienter und vollständig digitaler SAP Genehmigungsworkflow – inklusive elektronischer Signatur mit DocuSign.

3. Sicherheit und Zugriffskontrolle durch SAP-Rollenmodelle

Der Einsatz von Centric Document Builder basiert auf einem umfassenden Sicherheits- und Berechtigungskonzept. Bestehende Rollenmodelle aus SAP HCM und SAP SuccessFactors werden vollständig übernommen – inklusive Authentifizierung über ADFS oder Azure AD. Mit vier vorkonfigurierten Rollen (HR, ESS, MSS, Admin) sowie flexiblen Erweiterungsoptionen bleibt die Zugriffskontrolle exakt steuerbar. Unternehmen profitieren von DSGVO-konformen Prozessen, hoher Transparenz und maximaler Datensicherheit – ein klarer Vorteil gegenüber Insellösungen.

4. Weniger Fehlerquellen und ein Plus an Compliance

Mit dem Centric Document Builder wird Compliance Management zum festen Bestandteil jedes HR-Dokuments. Durch zentrale Vorlagensteuerung, kontrollierte Freigabeprozesse und revisionssichere Ablage erfüllt der Document Builder die Anforderungen an Datenschutz, Nachvollziehbarkeit und rechtssichere Dokumentation. Ob beim Erstellen von Arbeitsverträgen, beim Genehmigungsworkflow oder bei der digitalen Signatur von Mitarbeiterbriefen – alle Prozessschritte sind protokolliert, nachvollziehbar und auditkonform. So schützt der Document Builder Unternehmen zuverlässig vor Compliance-Risiken und manuellen Fehlerquellen.

5. Zukunftssicherheit durch SAP-Zertifizierung und regelmäßige Updates

Centric Document Builder ist SAP-zertifiziert und vollständig integriert in SAP SuccessFactors, SAP HCM und S/4HANA. Unternehmen, die auf eine nachhaltige Digitalisierung ihrer HR-Prozesse setzen, profitieren von einer technisch kompatiblen Lösung, die regelmäßig mit drei Releases pro Jahr weiterentwickelt wird. Dadurch bleiben prozess-gestütze und automatisierte Arbeitsvertragserstellung, SAP Workflow-Prozesse oder auch digitale Signaturen in SAP immer auf dem neuesten Stand – ohne Migrationsaufwand und mit voller Release-Kompatibilität.

Ob SAP Serienbrief, Mitarbeiterbrief, Änderungsschreiben oder Bescheinigung: Die Lösung ist darauf ausgelegt, sich flexibel an zukünftige Anforderungen und gesetzliche Rahmenbedingungen anzupassen. Für Unternehmen bedeutet das: Investitionsschutz, Planungssicherheit und eine Plattform, die den Wandel zu einem modernen, regelkonformen HR-Bereich aktiv unterstützt.

Praxisbericht: Automatisierte Dokumentenerstellung spart 70% Zeit

Unser Kunde GV Trucknet ist seit Jahren auf Wachstumskurs. Der Personalabteilung fehlte eine smarte Lösung für die Erstellung und Verwaltung von Personaldokumenten und Vorlagen., etwa Arbeitsverträgen. Bei vielen Neu-Einstellungen der erfolgreichen Gruppe ist die manuelle Bearbeitung zu zeitaufwändig und auch fehleranfällig. Daher hat das Unternehmen Centric Document Builder eingeführt.

Das Unternehmensnetzwerk spart damit nun rund 70 Prozent manuellen Arbeitsaufwand bei der Dokumentenerstellung ein - und verzeichnet einen erheblichen Qualitätsgewinn, weil bei den Vorlagen kein Wild West mehr herrscht.

Laden Sie den Projektbericht kostenlos herunter, um mehr über den Praxiseinsatz von Centric Document Builder zu erfahren.

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Die intelligente Lösung für automatisierte Dokumentenerstellung in jeder SAP-Umgebung

Der Centric Document Builder ist die optimale Lösung, HR-Dokumenten aller Art schnell, effizient und fehlerfrei zu erstellen – direkt in MS Word, aber ohne Medienbruch, manuelle Nachbearbeitung oder Copy‑&‑Paste. Auch alle Vorlagen haben Sie dabei immer im Blick.

Als speziell für SAP-Umgebungen entwickelter Document Creator integriert sich der Document Builder tief in alle relevanten HR-Module in SAP HCM und SAP SuccessFactors. So lassen sich Dokumente automatisiert erstellen, rechtssicher digital signieren und revisionssicher archivieren.

Durch das SaaS-Modell auf SAP BTP starten Unternehmen sofort – ohne aufwändige Infrastruktur oder lokale Installationen. Dank der digitalen Signatur-Funktion für Arbeitsverträge und der intuitiven Benutzeroberfläche arbeiten HR-Abteilungen schnell, effizient und gesetzeskonform.

Unser Subskriptionsmodell bietet volle Transparenz und Investitionssicherheit – ideal für Unternehmen, die digitale HR-Prozesse effizient aufbauen und gleichzeitig ihr Budget schonen möchten.

Kontakt zu uns

Built on SAP: Integration als Ihr Vorteil

Wir entwickeln unsere Produkte auf der Business Technology Plattform - der zukunftssicheren, zentralen SAP-Cloud-Plattform. Das bedeutet, dass Ihre Lösung immer perfekt mit Ihrem SAP-System harmoniert.
Weil unsere Lösungen Cloud-basiert sind, müssen keine personellen Ressourcen vorgehalten werden, die Themen wie Sicherheit, Aktualisierungen oder Archivierung abdecken.
Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und ermöglicht eine einfache Navigation im SAP Fiori Look & Feel. Benutzer und Benutzerinnen können direkt aus SuccessFactors HCM heraus die digitale Personalakte öffnen.
Aufgrund der tiefen Integration in SAP SuccessFactors HCM werden die Dokumente aus allen Modulen — von Recruiting bis hin zur Nachfolgeplanung — nahtlos in die Digitale Personalakte übernommen werden.
Benutzer melden sich bequem über Single Sign-On (SSO) an, eine erneute Passworteingabe ist nicht notwendig.
Berechtigungen und Nutzerrollen werden aus SAP übernommen.

Die erstellten Personaldokumente können per E-Mail, als PDF oder in anderen Formaten ausgegeben werden.

Ihr bestehendes SAP-Berechtigungsmanagement ist die Basis für die Sicherheitsanforderungen an die digitale Personalakte.

Unser Document Creator nutzt Ihre Stammdaten aus SAP HCM oder SuccessFactors.

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In unserem Webinar stellen wir Ihnen alle Funktionen von Centric Document Builder vor. Erfahren Sie alles über die Vorteile der HR-Dokumentenerstellung und Vorlagenverwaltung mit voller SAP Integration.

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Zukunftsorientierte Personalarbeit braucht moderne HR-Systeme. Und einen Partner, der sich mit diesen Systemen auskennt. Mit dem fachlichen Know-how aus fast 15 Jahren Erfahrung bieten unsere Experten innovative, pragmatische Lösungen, die neue Maßstäbe für eine digitale Personalabteilung in Ihrem Unternehmen setzen.

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