IKS bei Funke: Mehr Sicherheit bei der Abrechnung in SAP HCM

Für FUNKE, eines der größten und erfolgreichsten Medienhäuser in Deutschland mit Hauptsitz in Essen, arbeiten rund 1.700 Journalistinnen und Journalisten und 3.800 Medienmacher:innen. Das bedeutet Tausende von Gehältern, die Monat für Monat ausgezahlt werden. FUNKE arbeitet hier mit SAP HCM. Durch den Einsatz der Centric-Tools PLK/PLX in Kombination mit dem Stammdatenprüfwerkzeug MADAP hat es die Mediengruppe inzwischen geschafft, die monatliche Gehaltsabrechnung deutlich zu entzerren.

Die monatliche Gehaltsabrechnung ist die Visitenkarte eines jeden Unternehmens. Gibt es bei der Gehaltauszahlung einmal Verzögerungen, erfährt die Lohnbuchhaltung dies in der Regel erst, wenn der oder die Betreffende diesbezüglich nachfragt. Denn so leistungsfähig die Abrechnung mit SAP HCM ist – sie ist fehleranfällig, wenn man nicht bestimmte Prüfroutinen im Vorhinein durchführt. „Andersherum traten zum Beispiel vereinzelt auch Fälle auf, in denen eine variable Vergütung gleich doppelt ausgezahlt wurde“, berichtet Tim Hirschfeld, Abteilungsleiter Abrechnung & HR Operations bei FUNKE, aus seiner Erfahrung. Wie herum auch immer: Fallen solche Fälle erst auf, wenn der erste Abrechnungslauf durch ist, müssen sie schnell korrigiert werden – Zeitstress und hoher manueller Arbeitsaufwand für die 20 Kolleginnen und Kollegen der FUNKE-Lohnbuchhaltung am Standort Essen waren in der Vergangenheit die Folge.

Die Lösung war ein Internes Kontrollsystem (IKS) für die Entgeltabrechnung in SAP HCM. 2021 entschied sich die FUNKE Services GmbH für die Tools von Centric: PLK für die Abrechnungsprüfung, PLX als Cockpit für die Bearbeitung der Hinweise sowie MADAP als Prüftool für die HCM-Stamm- sowie OM-Daten. „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schätzen die Bedienung als besonders intuitiv“, so Tim Hirschfeld. „Außerdem hat uns gefallen, wie leicht man in Prüfregeln eingreifen und sie für eigene Zwecke verändern kann.“

Mit dem Master Data Audit Programm (MADAP) startete das Projekt. Das Prüf- und Korrekturtool dient der schnellen, umfassenden und revisionssicheren Verifizierung von Personalstammdaten sowie Sachverhalten in SAP HCM- oder kundeneigenen Infotypen und Tabellen. Es ist, wie PLK/PLX, in SAP HCM integriert, die Eingewöhnung an eine neue Softwareoberfläche ist damit nicht notwendig. „Die Implementierung war denkbar einfach“, so Dagmar Wolter, die in der IT-Abteilung von Funke das SAP-HCM-System betreut. „Wir haben die Tools gemeinsam mit Centric IT Solutions aufgesetzt, die im Anschluss auch Schulungen für unsere Beschäftigten durchgeführt hat.“

Automatische Hinweise decken Fehler früh auf

Die Bearbeitungsprozesse haben sich mit den neuen Softwarewerkzeugen stark vereinfacht: Während man früher entweder selbst auf Fehlersuche gehen musste oder auf Hinweise von außen angewiesen war, finden sich im PLX-Cockpit nun alle Fehler- und Plausibilitätshinweise als übersichtlicher Arbeitsvorrat aufgelistet. Die Software verteilt sie automatisch nach Tätigkeitsfeldern. Rechtzeitig vor der Abrechnung erscheint eine Hinweismeldung, dass der entsprechende Datensatz nicht auf „abrechenbar“ steht.

Prüfroutinen wurden individuell angepasst

Individuell hat das Team die Routinen an seine speziellen Anforderungen angepasst. So wurde etwa eingestellt, dass ein Hinweis immer dann ausgegeben wird, wenn eine Nettozahlung um über 500 € (oder 5 %) über dem Vormonat liegt. Das Customizing erledigt ein Mitarbeiter aus der Abrechnungsabteilung in Eigenregie, Hilfe von Centric ist hier nicht erforderlich. Dafür, dass die Routinen immer aktuell sind, sorgt Centric IT Solutions, indem sie neue gesetzliche Änderungen sofort in die Software einspielt.

Im Frühjahr 2023 befand sich die FUNKE Mediengruppe mitten im Umstieg auf SuccessFactors, begonnen mit den Modulen für Recruiting und Performance & Goals. Auch der Rest des klassischen SAP HCM soll kurz- bis mittelfristig umgestellt werden. Die Abrechnung indes wird im klassischen SAP verbleiben. PLK/PLX und MADAP sind sowohl mit SAP HCM wie SuccessFactors lauffähig.

Tim Hirschfeld: „Für uns in der Abrechnungsabteilung ergibt sich mit den Tools von Centric ein ganz anderes Arbeiten, da es jetzt deutlich strukturierter ist. Man sieht in PLK & PLX nach, arbeitet seine Hinweise ab und protokolliert sie. So wissen wir am Ende, dass alles korrekt durchgelaufen ist.“ Für den Abrechnungsspezialisten ist es ein großer Vorteil, dass die Centric-Produkte genau die gleiche Oberfläche haben wie SAP HCM, welches die Kolleg:innen wie aus dem Schlaf kennen. Ein Hinweis ploppt auf und man kann in den Infotypen springen, um den Fehler zu bearbeiten – einfacher geht es kaum.

Erfüllung von Anforderungen der Wirtschaftsprüfung

Jährlich lässt FUNKE seine Prozesse von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft untersuchen. Diese kontrolliert dabei unter anderem, wie sich per Vieraugenprinzip sicherstellen lässt, dass die Gehälter und variable Vergütungen korrekt ins System eingegeben werden. Künftig lassen sich die Eingaben der Sachbearbeiter detailliert über das IKS nachvollziehen. So erleichtern die Centric-Tools nicht nur der Abrechnungsabteilung die Arbeit, sondern sie sorgen auch in der Außendarstellung für mehr Transparenz und Sicherheit.