Top-Qualität der Personalstammdaten bei Nolte Küchen

SAP HCM Add On Tools

Nolte Küchen produziert mit rund 1.400 Mitarbeitenden hochwertige Küchen mit dem Qualitätsversprechen „Made in Germany“. Im Personalbereich hat das Unternehmen die Audit & Compliance-Tools von Centric eingeführt, um eine gleichbleibend hohe Qualität der Entgeltabrechnungen und Stammdaten aus SAP HCM zu gewährleisten. Die Prüfung erfolgt ohne Fremd-Tools - in der vertrauten SAP-Umgebung.

Vor der Implementierung der Centric-Lösungen erfolgte die Prüfung der Entgeltabrechnungen für die Geschäftsbereiche Nolte Küchen und Express Küchen mit vielen manuellen Arbeitsschritten. Die Sachbearbeiter haben die Abrechnungen ihres Zuständigkeitsbereichs jeweils einzeln durchgeschaut. Fehler und Lücken in den Stammdaten waren auf diese Weise jedoch oft nicht zu entdecken. Ob beispielsweise die Umwandlung eines befristeten in einen unbefristeten Arbeitsvertrag in SAP eingetragen wurde, ist in dem Entgeltnachweis nicht ersichtlich.

Fokus auf korrekte Stammdaten

Die Leiterin Personalservice Julia Ehrke legte daher großen Wert auf eine professionelle Qualitätsprüfung, die korrekte Stammdaten als Basis für eine fehlerfreie Entgeltabrechnung und ein aktuelles Reporting sicherstellt. Zusammen mit den Centric Tools PLK und PLX als Kontrollsystem für die Entgeltabrechnung in SAP HCM wurde daher auch das Master Data Audit Programm MADAP PA zur Prüfung der Personalstammdaten eingeführt.

Intuitiv bedienbare Prüftools für SAP

Die Tools von Centric waren für Julia Ehrke die erste Wahl, weil sie damit bereits bei ihrem vorigen Arbeitgeber gute Erfahrungen gemacht hatte. Als wesentlichen Vorteil hebt sie die intuitive Bedienung der IT-Lösungen hervor:

„Durch ihr SAP-Look&Feel sind die Centric Add-ons für uns einfach zu handhaben.“

Julia Ehrke, Leiterin Personalservice

Einfach Einführung mit Centric-Prüftools: Schneller Start in die Praxis

Das Personalteam von Nolte Küchen hat die Centric-Prüftools ohne großen Projektaufwand eingeführt. Direkt anschließend ist das Team damit in die Praxis gestartet, um zu schauen, welche Hinweise die Prüftools bei den ersten Durchläufen liefern. Die ersten Erfahrungen wurden dann im Team gesammelt und daraufhin das von Centric mitgelieferte Regelwerk schrittweise an die unternehmensspezifischen Anforderungen angepasst. Zunächst hat das Team entschieden, welche der rund 850 von Centric mitgelieferten Prüfregeln deaktiviert werden können, und in weiteren Schritten dann eigene Prüfregeln selbst formuliert.

Centric-Tools gegen Inkonsistenzen: Umfassende Plausibilisierung

Für die Definition freier Prüfregeln sind zwei Key User zuständig. Im Korrektur- und Prüftool MADAP können sie dazu generische Prüfregeln zur Verifizierung von Personalstammdaten sowie Sachverhalten in SAP HCM oder kundeneigenen Infotypen und Tabellen hinterlegen. Mithilfe von MADAP PA werden die Personalstammdaten auf dieser Basis vor jedem Abrechnungslauf geprüft. Julia Ehrke gibt eine Erfahrung ihres Teams weiter:

„Centric deckt Inkonsistenzen zwischen Infotypen auf, die uns sonst gar nicht aufgefallen wären.“

Julia Ehrke, Leiterin Personalservice

In Kombination mit dem Kontrollsystem PLK/PLX ergibt sich damit ein vollständiges Bild der Fehlerhinweise bis hin zu den Stammdaten. Durch den direkten Absprung aus den Hinweisen können dann auch die Personalstammdaten in SAP HCM aus der einheitlichen Arbeitsoberfläche PLX korrigiert werden.

Sukzessive Optimierung der Stammdaten

Zur Bearbeitung der anfangs geballt auftretenden Fehlerhinweise hat das Projektteam entschieden, schrittweise vorzugehen und die Hinweise sukzessive mit jedem weiteren Prüflauf abzuarbeiten. Julia Ehrke schätzt, dass die Bearbeitung der Altfälle neben den aktuellen Hinweisen rund drei bis vier Monate dauerte.

Diesen Tipp kann die Projektleiterin auch an andere Anwender weitergeben: Mit der Einführung der Centric-Tools muss nicht von heute auf morgen alles anders werden, sondern man kann beispielsweise die Stammdatenqualität im Rahmen der regelmäßigen Prüfläufe allmählich neben dem Tagesgeschäft optimieren. Julia Ehrke hält fest:

„Wir haben unsere Personalstammdaten mit Hilfe der Centric-Tools Monat für Monat verbessert und können uns heute auf eine top Datenqualität verlassen.“

Julia Ehrke, Leiterin Personalservice

Payroll mit Centric: Automatisierte Prüfläufe

Das Payroll-Team erstellt und prüft rund 1.700 Abrechnungen monatlich. Für Nolte Küchen ist die Zentrale in Löhne zuständig, für die Tochterfirma Express Küchen die Personalabteilung am Standort Melle-Bruchmühlen. Die automatisierten Prüfungsläufe werden jeweils am 10. und 20. des Monats gestartet. Ein großer Vorteil ist dabei, dass die Prüfung nun nicht mehr wie zuvor erst kurz vor der dem Abrechnungslauf stattfindet. Damit werden Fehler frühzeitig aufgedeckt, und die Hinweise können gleichmäßig über den Monat verteilt bearbeitet werden.

Positives Feedback der Wirtschaftsprüfer

Stress und Fehlerpotenziale durch geballte Arbeitsprozesse am Monatsende gehören damit der Vergangenheit an. Die Leiterin Personalservice Julia Ehrke behält dabei durch die Ampel-Darstellung von Bearbeitungsfortschritten ihres Teams immer den Überblick über den Status des Gesamtprozesses. Auch hinsichtlich der geforderten Transparenz und Compliance ist der Personalbereich nun auf der sicheren Seite: Bei den Wirtschaftsprüfern von Nolte Küchen ist die Einführung des maschinellen Kontrollsystems gut angekommen.

“Mit den Centric-Tools haben wir eine große Verbesserung unserer Stammdatenqualität erzielt, und das ohne Fremd-Tools in der vertrauten SAP-Umgebung.”

Julia Ehrke Leitung Personalservice, Nolte Küchen GmbH & Co. KG

Company

Die Marke Nolte Küchen steht seit 1958 für außergewöhnliche Qualität, Vielfalt und Service, Zuverlässigkeit und Kontinuität. Nicht nur Küchenplanungen sind möglich – auch der Hauswirtschaftsraum, das Bad oder der Wohnbereich lassen sich mit den Produktlinien gestalten. Für exklusive Fronten steht das Programm nolteneo, das sich auch mit den Nolte Küchen-Programmen kombinieren lässt. Nolte Küchen hat 2022 einen ersten Nachhaltigkeitsbericht veröffentlicht, der in Anlehnung an die Kriterien des Deutschen Nachhaltigkeitskodex (DNK) erstellt wurde: unter anderem ist der Hersteller seit 2020 ein klimaneutrales Unternehmen und bezieht seit 2021 den Strom komplett aus erneuerbaren Energien. Die Geschäftsführung haben Heiko Maibach, Rüdiger Schliekmann und Manfred Wippermann inne und produzieren mit rund 1.460 Mitarbeiter*innen in Löhne und Melle auf über 113.000 qm mehr als 880 Küchen pro Tag. Zusammen mit Express Küchen gehört das Unternehmen zur Nolte Gruppe.

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Verwendete Lösungen

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