Aurubis: Wertschöpfungsplus und Effizienz durch HR-Digitalisierung

Dokumenten-intensive Prozesse

Die Zielsetzung von Aurubis ist es, mit den Lösungen von Centric Papierdokumente zu digitalisieren, zu archivieren und die relevanten Prozesse zu automatisieren. Dies ist ein wichtiger Baustein, um den HR-Bereich zukunftsfähig aufzustellen. Dazu setzt die Abteilung HR-Solutions bei Aurubis auf eine Reihe von Centric-Anwendungen wie der Payslip Box oder der Digitalen Personalakte.

Metallurgisches Know-how, hochwertige Anlagen und wegweisende Umweltstandards haben Aurubis zu einem der weltweit führenden Kupferproduzenten gemacht. Jährlich produziert das Unternehmen in seinem europäischen Hüttenverbund mehr als 1 Millionen Tonnen börsenfähiger Kupferkathoden mit einem Reinheitsgehalt von 99,99 %.

Gleichzeitig stellt sich der Multimetallspezialist in allen Bereichen den Herausforderungen der Digitalisierung - unter anderem durch die Einführung von Tools und Lösungen zur Standardisierung und Automatisierung von Prozessen. Im Personalbereich bedeutet dies beispielsweise, Papierdokumente zu digitalisieren, zu archivieren und einen ortsunabhängigen Zugriff zu ermöglichen. Ein weiterer Fokus liegt auf der Automatisierung relevanter Prozesse durch benutzerfreundliche HR-Lösungen.

Digitale Personalakte in SAP: Centric-Lösungen sind Teil der Digitalisierungsinitiative

Dabei setzt die Abteilung HR-Solutions bei Aurubis auf eine Reihe von Centric-Anwendungen: Die digitale Personalakte Centric Employee File zur Sammlung, Ablage und Archivierung aller Personaldokumente sowie die Centric Payslip Box zur papierlosen Bereitstellung von Entgeltnachweisen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie sind Teil einer Digitalisierungsinitiative, zu der auch die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems gehört.

„Die Personalakte ist das Herzstück unserer Betreuungsarbeit. Sie ist die Grundlage dafür, wie wir den Lebenszyklus eines Mitarbeitenden optimal begleiten und betreuen können. Hier finden wir zentral wichtige Informationen und Dokumente, die unseren Service für die Mitarbeitenden unterstützen“, sagt Lara Kiencke-Klebor, Leiterin HR-Solutions bei Aurubis. Und weiter führt sie aus:

„Durch die Digitalisierung der Personalakten und die Automatisierung der Prozesse arbeiten wir nachhaltiger, können schneller auf die Bedürfnisse unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingehen und steigern gleichzeitig unsere Servicequalität.“

Lara Kiencke-Klebor, Leiterin HR-Solutions bei Aurubis

Centric-Lösungen für SAP-Dokumentenprozesse im HR: Ansprechende Oberflächen und hohe Benutzerfreundlichkeit

Centric war bei Aurubis bereits als Softwarelieferant etabliert. Das Centric-Prüftool PLK/PLX wird seit 2022 für die Qualitätsprüfung in der Entgeltabrechnung eingesetzt und hat sich schnell bewährt. Die Dokumenten-Lösungen von Centric arbeiten zudem sowohl mit SAP HCM als auch mit SAP SuccessFactors zusammen – und passten damit optimal zur HR-Digitalisierungsstrategie von Aurubis. Neben den ansprechenden Oberflächen und der hohen Benutzerfreundlichkeit der Centric-Lösungen für SAP-Dokumentenprozesse im HR gab außerdem auch die Kundenorientierung der Berater und Entwickler den Ausschlag.

Lara Kiencke-Klebor erklärt:.

Das Ziel: Vollständig digitalisierte HR-Dokumentenprozesse

„Centric hat unseren Bedarf sehr genau erkannt, frühzeitig mit Anpassungen in der Lösung reagiert und uns als Projektteam schon vor Vertragsunterzeichnung unterstützt - zum Beispiel mit Erfahrungen und Best Practices.“

Lara Kiencke-Klebor, Leiterin HR-Solutions bei Aurubis

Das Projekt zur Einführung der Centric Employee File begann im Dezember 2022. Parallel wurden 7.000 Personalakten durch einen von Centric vermittelten Scan-Dienstleister digitalisiert. Im April 2023 startete mit dem Go-Live der Einsatz der digitalen Mitarbeiterakte. „Die Lösung ist sehr selbsterklärend, auch neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich gut in das System einarbeiten und sofort in der täglichen Betreuungsarbeit nutzen“, sagt Lara Kiencke-Klebor.

Eine kleine Gruppe geschulter Multiplikatoren leitete die Anwender an. Das Aurubis-Team kann durch den Low Code-Ansatz von Centric auch eigene Anpassungen in der Lösung vornehmen. „Nur in vereinzelten Fällen wird der Support von Centric notwendig“, sagt Lara Kiencke-Klebor.

Roll-out mit Change Management-Plan

Der Einsatz von Centric IT Lösungen bei Aurubis wurde Mitte August 2023 um die Payslip Box erweitert. „Die Einführung der Payslip Box betraf alle Mitarbeitenden der Aurubis AG in Deutschland”, sagte Lara Kiencke-Klebor. „Sie erforderte daher einen umfangreichen Change Management-Plan.“

Das Maßnahmenpaket reichte von Erklärvideos und QR-Codes auf Plakaten, die den Zugang zu digitalen Nutzerforen ermöglichten, bis hin zu Informationsbriefen und Info-Postkarten. Außerdem wurden alle digitalen Informationskanäle für die Informationskampagne genutzt. Der flächendeckende Rollout für 3.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, der mit der endgültigen Abschaffung der Gehaltsabrechnung auf Papier einherging, wurde von HR-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeitern durch Schulungen im Betrieb begleitet. Sie unterstützten auch bei der Installation der entsprechenden Verlinkung auf ihren Smartphones.

Beste Voraussetzungen für die zukünftige Aufgaben in HR

Damit ist Aurubis für die nächsten Schritte der HR-Digitalisierung mit Centric-Tools gerüstet: Mit dem Document Builder zur Erstellung von Dokumenten und Vorlagen sowie dem Reference Letter digitalisiert man weitere Prozesse. „Unser Ziel sind vollständig digitalisierte und automatisierte Dokumentenprozesse“, sagt Lara Kiencke-Klebor. „Die Lösungen nutzen die Stammdaten unserer Systeme und ermöglichen so weitere Automatisierungen.”

Die Digitalisierung von administrativen Routinetätigkeiten soll das Personalwesen entlasten und Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten schaffen. Dabei sind die Anwendungen mehr als die Summe ihrer Teile, sagt Lara Kiencke-Klebor: „Die Centric-Lösungen unterstützen uns in der Schaffung einer integrierten digitalen Prozess- und Servicelandschaft. Diese bildet die besten Voraussetzungen für die Lösung unserer immer komplexer werdenden Aufgaben in HR.“

“Unser Ziel sind vollständig digitalisierte und automatisierte Dokumentenprozesse.”

Lara Kiencke-Klebor Leiterin HR-Solutions bei Aurubis

Company

Aurubis, ein führendes Unternehmen in der Metallurgie, steht seit über 150 Jahren für Fortschritt durch die Herstellung von Kupfer und weiteren Metallen. Aurubis verarbeitet Metallkonzentrate und Recyclingstoffe zu hochreinen Metallen. Das Unternehmen beschäftigt rund 7.100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an Produktionsstandorten in Europa und den USA. Mit einem vielfältigen Team aus über 53 Nationalitäten setzt Aurubis auf Vielfalt und Innovation.

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