Centric Employee File und Document Builder: Automatisierte HR-Prozesse bei der RATIONAL AG

Die zentrale Personalabteilung der Rational AG zählt 40 Beschäftigte. Gehaltsabrechnungen und Zeiterfassung erledigt sie mit dem klassischen SAP HCM (on-premises), parallel ist bereits SAP SuccessFactors mit den Modulen Performance & Goals, Recruiting, Succession & Development und Employee Central im Einsatz.

Zur elektronischen Personalakte kam das Unternehmen direkt aus der Papierwelt – im Jahr 2022, also mitten in der Pandemie. Erreichbarkeit war hier ein dringliches Thema: Die HR-Fachkräfte mussten auch vom Homeoffice aus auf alle Personaldokumente zugreifen können. „Elektronische Akten lassen sich außerdem besser durchsuchen und ihre Ablage ist viel einfacher als in Papierform“ fasst Benjamin Kaiser, Head of People Systems & Reporting bei der RATIONAL AG, die Vorteile digitaler Aktenführung zusammen.

Digitale Personalakte in SAP: Datenschutz mit weniger Aufwand umsetzen

Wichtig war für das Unternehmen auch das Thema Datenschutz. „Es ist immer aufwändig, zu bestimmten Stichtagen jemanden ins Papierarchiv zu schicken, um zu löschende Dokumente aus der Akte zu entfernen. In der elektronischen Form dagegen sind Löschungen per Mausklick möglich, Löschfristen lassen sich festlegen und sogar nachträglich verändern – ein riesiger Vorteil“, so Kaiser.

Zur Auswahl der künftigen Aktenlösung erstellte RATIONAL einen klassischen Anforderungskatalog, auf dem basierend sich das Projektteam die Lösungen verschiedener Anbieter ansah. „KO-Kriterium war für uns die Integration in unser Stammdatensystem SAP SuccessFactors“, wie Matthias Schuffenhauer, IT Application Management HR (SuccessFactors) bei RATIONAL, erklärt. „Auch die Betreuung im Einkaufsprozess durch Centric war wirklich außergewöhnlich gut. Dies war für uns letztlich sogar das entscheidende Moment, neben dem überzeugenden Preis-Leistungsverhältnis.“

Einführung der Digitalen Akte: Exzellente Projektleitung durch Centric

Denn von der Funktionalität sind viele der marktführenden Lösungen vergleichbar, ist sich Schuffenhauer sicher. Umso wichtiger sei die Performance des Herstellers im anschließenden Einführungsprozess, „und hier zeichnete sich das Centric-Consulting durch eine wirklich exzellente Projektleitung aus.“

Im ersten Schritt wurde Centric Employee File im DACH-Raum eingeführt, wo ein Großteil der weltweit insgesamt über 2.600 Beschäftigten arbeitet. Rasch folgten im darauffolgenden Jahr Nordamerika und Mexiko. Es wurden sehr schnell viele Akten importiert, mit sehr vielen Dokumenten, weil es zahlreiche langjährige Beschäftigte gibt. Die vorige Digitalisierung der Bestandsakten übernahm ein externer Scandienstleister. RATIONAL machte hier einen klaren Cut: Wer bis zum Stichtag 1. Januar 2022 noch im Unternehmen war, für den wurde eine neue Akte angelegt, die Unternehmen Akten aller früheren Beschäftigten beließ man in Papierform.

Centric-Lösung: Im Prinzip selbsterklärend

Benjamin Kaiser: „Unsere HR-Teams schätzen das Arbeiten mit der elektronischen Akte ungemein. Der Schulungsaufwand war sehr niedrig, weil die Centric-Lösung im Prinzip selbsterklärend ist.“

Nachdem die Akte komplett implementiert war, widmete sich das HR-Team dem nächsten Schritt: Einführung des Document Builders. Die HR-Fachkräfte arbeiten damit in ihren gewohnten Vorlagen und Dokumenten von Microsoft Word, in welche dann Stammdaten und andere Informationen aus SAP HCM/SuccessFactors automatisch integriert werden.

Mittlerweile gibt es über 40 Dokumentenvorlagentypen im System. Fast alle Vertragsänderungen und Neufassungen von Arbeitsverträgen erstellt RATIONAL für seine Beschäftigten im deutschsprachigen Raum über den Document Builder. Hierfür wurde ein komplexer Workflow aufgesetzt. Die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter erstellen einen Vertrag, der People-Partner bestätigt ihn und er geht anschließend an die Abrechnungsabteilung, die die Änderungen in SAP einpflegt.

Document Builder vereinfacht interne Prozesse massiv

An das Recruiting-Modul von SuccessFactors ist der Document Builder bereits angebunden. Sobald in diesem ausreichend viele Daten zur Verfügung stehen, wird die HR-Abteilung wie geplant auch die Arbeitsverträge neuer Beschäftigter über das Centric-Tool ausfertigen. Bereits jetzt erstellt sie über den Document Builder einen jährlichen Gehaltsserienbrief für nahezu alle 1.600 Beschäftigten in Deutschland.

Aus rechtlichen Gründen verzichtet RATIONAL derzeit noch auf die digitale Unterschrift via Docusign oder anderer Tools. Dennoch vereinfacht der elektronische Gehaltsbrief die internen Prozesse massiv. Dokumente werden einmal erstellt, erhalten einen Barcode, werden unter-zeichnet, gescannt und anschließend automatisch der jeweiligen Akte zugeordnet.

Benjamin Kaiser: „Das Erstellen von Dokumenten mit dem Document Builder geht nun zum einen schneller, zum anderen in höherer Qualität, weil die Daten schon vorliegen. Und schließlich ist Ablage per Barcode ein gewaltiger Effizienzgewinn.“ Mit Inkrafttreten des Wachstumschancen-gesetzes verspricht er sich eine dann flächendeckend mögliche Verwendung der digitalen Signatur.

Ob neue Dokumenttypen einzurichten sind oder weitere Workflows: Der Head of People Systems & Reporting lobt die Reaktionsschnelligkeit von Centric, nicht nur im Einführungsprojekt, sondern auch im laufenden Betrieb. „Verbesserungsvorschläge werden sofort angenommen und es geht wirklich vorwärts, dieses Gefühl haben wir bei Centric.“