Brita company picture illustrating Access to thousands of employee files directly via SAP successfactors

Brita: Zugriff auf tausende Personalakten direkt aus SuccessFactors

Dokumenten-intensive Prozesse

Nicht nur eine Handvoll, sondern alle HR-bezogenen Dokumente kann BRITA seit Einführung von Centric Employee File aus SAP SuccessFactors heraus einsehen und versenden. Die Digitale Personalakte ist voll in SAP integriert.

Die weltweit aktive BRITA Gruppe zählt rund 2.300 Beschäftigte, rund 1.000 davon arbeiten für die deutsche Gesellschaft BRITA SE. Dort wurde im Sommer 2023 die elektronische Personalakte Centric Employee File eingeführt, zwei weitere deutsche Tochtergesellschaften stehen in den Startlöchern. Vorangegangen bei BRITA war der Wechsel auf SAP Success-Factors als neue HR-Lösung. Beide Systeme sind eng integriert und erlauben dem Unternehmen den Sprung in die Personalarbeit von morgen.

Bei dem deutschen Hersteller von Trinkwasserfiltern mit weltweiter Marktpräsenz ist derzeit einiges im Umbruch. Digitale Prozesse im Personalwesen sollen geschaffen werden, was mit der bisherigen HR-Software nicht möglich war. Deshalb entschied sich BRITA für die Einführung von SAP SuccessFactors. Seit 2020 ist die cloudbasierte Personallösung von SAP im produktiven Einsatz, begonnen mit Employee Central und Recruiting, gefolgt von Talent-Management-Tools wie Goals&Performance, Succession&Development und zuletzt Learning (live seit Sommer 2023).

Ziel ist es, SAP SuccessFactors als das führende System für alles, was mit der Personaladministration zu tun hat, zu etablieren.

Digitale Personalakte für SAP SuccessFactors: Papierakten entsprechen nicht mehr dem Zeitgeist

Eine moderne HR-Lösung auf der einen Seite, daneben aber zigtausende Personaldokumente in Papierform, gelagert im Headquarter in Taunusstein, wo sie Regalmeter um Regalmeter füllten – das passte nicht mehr zusammen.

„Speziell während der Pandemie, als ein großer Teil unserer HR-Kräfte im Home-Office saß, war dies ein Riesenproblem“, erinnert sich Sven Döhlert, Manager HR Business Projects, IT Demand & Project Management bei BRITA.

Weiterhin allen Personal-Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern den Zugang zu benötigten Akten zu ermöglichen, ist bei hybridem Arbeiten ein fast nicht zu bewältigender administrativer Aufwand. Der Bedarf zur Digitalisierung lag da auf der Hand, nicht zuletzt deshalb, weil BRITA vor größeren Umbau- maßnahmen und dem Einzug in ein neues Gebäude steht. Der alte Papierwust soll dort gar nicht erst mitgenommen werden. Sven Döhlert urteilt über die Digitale Personalakte in SAP von Centric:

„Centric Employee File ist ein überschaubares, von den Funktionen her nicht überfrachtetes Produkt, das zuverlässig und genau unsere Bedürfnisse erfüllt.“

Sven Döhlert, Manager HR Business Projects, IT Demand & Project Management der BRITA SE

Digitale Akte als hoch integrierbare, verständliche Lösung

Von einer künftigen Ablösung hatte Sven Döhlert dezidierte Vorstellungen: Vollständig integrierbar in SuccessFactors sollte sie sein, Deutschsprachigkeit war ein weiteres Kriterium. So engte sich der Kreis der möglichen Produkte immer weiter ein und führte schließlich zur elektronischen Personalakte von Centric.

Das Implementierungsprojekt startete im März 2023, seit Juli desselben Jahres wird die Akte aktiv genutzt. Zuvor mussten noch alle 1.000 Bestandsakten mit insgesamt mehr als 50.000 Dokumenten digitalisiert werden, womit BRITA einen externen Scandienstleister beautragte. Die gegebenen Strukturen der Papiervorlagen bildete das Centric-Projektteam in der elektronischen Personalakte ab und lud die digitalen Dokumente dort hinein. Auch für Ehemalige, die innerhalb der letzten drei Jahre ausgeschieden waren, wurden elektronische Akten eingerichtet.

Die Centric Personalakte ergänzt SuccessFactors

Eingebunden ist die Akte ausschließlich in SAP SuccessFactors, weitere Integrationen waren nicht notwendig. Beide Systeme werden von SAP in der Cloud gehostet, die Anbindung von Outlook und das Hochladen von Dokumenten direkt aus dem Programm richtete Centric für BRITA im Zuge der Einführung ein.

Die Personalakte ergänzt SAP SuccessFactors dahingehend, dass es in der HR-Lösung alleine zuvor nur eine Handvoll Dokumente gab, die am Profil hängen, Studienbescheinigungen etwa. Um den größten Teil der zum Personalwesen gehörenden Schrikstücke einzusehen, war weiterhin der Griff zum Aktenordner erforderlich. Arbeitsverträge wurden erstellt und aus SuccessFactors heraus mit Daten gefüttert, alles weitere geschah außerhalb des Systems: Dokumente per E-Mail verschicken oder gar ausdrucken, unterschreiben, wieder einscannen und so weiter.

SAP SuccessFactors und Digitale Akte: Weg vom papierbasierten Arbeiten, hin zu digitalen Workflows

Mit Centric Employee File erfüllt BRITA auch alle Anforderungen aus dem Daten- schutz im Personalwesen. „Jederzeit ist nachvollziehbar, wer wann auf welcher Akte zugegriffen hat, das Handling ist deutlich einfacher“, so Döhlert.

Rund 20 HR-Fachkräfte haben entsprechend ihrer Rolle Zugang zu den Personal- akten des entsprechenden Arbeitsbereiches, sieben davon sind Power-User, die täglich mit dem System arbeiten. Für sie bedeutet die elektronische Personalakte eine deutliche Erleichterung bei vielen täglichen Handgriffen.

„Der langfristige Nutzen dadurch, dass frühere manuelle Handgriffe nun elektronisch stattfinden, ist groß. Die Anzahl der Dokumente, die in Papierform bearbeitetet werden müssen, ist deutlich zurückgegangen, da viele Vorgänge innerhalb von Success-Factors abgebildet werden können“, erklärt Jenny Schilling, Senior Manager HR Services der BRITA SE.

Das Team sieht zugleich noch viel Ausbaupotenzial, unter anderem bei der Umsetzung der elektronischen Unterschrik. „Hier müssen wir vorab aber noch rechtlich prüfen, welche Dokumente dem Nachweisgesetz zufolge elektronisch unterschrieben werden dürfen und welche nicht“, so Sven Döhlert. Auch die Dokumentenerstellung – bislang mit Word-Serienbrief – will BRITA demnächst direkt in die Personalakte verlagern. ESS oder MSS-Szenarien hat BRITA fürs erste nicht umgesetzt, die einzelnen Beschäkigten können auf ihre Unterlagen aber per Aktenausleihe zugreifen. Und auch dies funktioniert viel einfacher als früher zu Zeiten der Aktenordner.

“Jederzeit ist nachvollziehbar, wer wann auf welcher Akte zugegriffen hat, das Handling ist deutlich einfacher.”

Sven Döhlert Manager HR Business Projects, IT Demand & Project Management der BRITA SE

Company

Die BRITA Gruppe ist ein weltweit führender Experte für Trinkwasseroptimierung und -individualisierung. Das 1966 gegründete Familienunternehmen ist in drei strategische Segmente aufgeteilt: Consumer, Professional Filter und Dispenser. Im Bereich Consumer bietet BRITA Produkte für den Heimgebrauch, darunter u. a. Tischwasserfilter und Trinkflaschen mit Filterkartuschen, Sprudler zum Karbonisieren von Leitungswasser sowie Geräte zur Zubereitung von Heißwasser für Tee und Kaffee. Im Segment Professional Filter beinhaltet das Portfolio verschiedene Filterlösungen für die Anwendung im Profibereich, z. B. in Cafés und Bäckereien, in der Gastronomie und im Catering – also überall dort, wo Geschmack, Sauberkeit und Maschinenschutz eine große Rolle spielen. Im Dispenser Segment bündelt BRITA sein Sortiment an Wasserspendern, die in Büros, der Gastronomie, in Krankenhäusern oder in Schulen und Behörden zum Einsatz kommen und gefiltertes, gekühltes, stilles oder gesprudeltes Wasser ausgeben.

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