Brüder Schlau: Zeit sparen durch die Arbeit mit intuitiven HR-Dokumentenlösungen

Die Unternehmensgruppe Brüder Schlau gehört zu den führenden Anbietern für Raumgestaltung im Groß- und Einzelhandel. Im HR-Bereich arbeitet das Unternehmen mit SAP HCM und hat die Digitalisierung bereits weit vorangetrieben. Eine digitale Aktenlösung und ein Zeugnisgenerator sind schon seit Jahren im Einsatz. Hier stand jedoch eine Modernisierung an: Die komplizierte Bedienung der Tools führte zu zeitaufwändigen und umständlichen HR-Prozessen. Das Altsystem sollte daher durch eine zukunftsfähige Cloud-Lösung mit intuitiven Bedienoberflächen ersetzt werden.

Nach einer Evaluierung entschied sich das Projektteam für die Einführung von Centric Employee File als digitale Aktenlösung und Centric Reference Letter zur automatisierten Zeugniserstellung. Die einfache Handhabung der in SAP HCM integrierten Aktenlösung entsprach genau den Vorstellungen der HR-Experten. Centric Employee File überzeugte auch in Kombination mit dem Centric Zeugnis-Generator als die wirtschaftlich beste Lösung. Die Personalabteilung ist außerdem seit Jahren zufriedener Anwender der Centric Audit- & Compliance-Tools für die Prüfung der Entgeltabrechnung.

DSGVO-konforme Migration

Bei der Implementierung wurde das Team vom Centric-Partner Xayambe unterstützt. Die erfolgreiche Zusammenarbeit hebt Christopher Pautz, SAP Consultant HR der Unternehmensgruppe Brüder Schlau, besonders hervor:

Da die Personalakten bereits digitalisiert vorlagen, war kein vorbereitendes Scan-Projekt nötig. Rund 23.900 Akten, davon 5.200 aktive, sollten 1:1 aus der vorigen Lösung übernommen werden. Die sichere Übertragung der riesigen Datenmenge stellte allerdings eine Herausforderung dar. Ziel war es, die rund 600.000 Dokumente ohne Medienbrüche und unter Einhaltung der DSGVO in die neue Aktenlösung hochzuladen. Ein Scan-Dienstleister, mit dem Centric üblicherweise zur Digitalisierung von Papierakten zusammenarbeitet, konnte hier weiterhelfen und einen sicheren Server unter Einhaltung sämtlicher Security-Regelungen für die Migration zur Verfügung stellen.

Dokumentablage direkt aus Outlook

Derzeit arbeiten rund 20 HR-Mitarbeiter und -Mitarbeiterinnen in der Zentrale und an weiteren Standorten mit Centric Employee File. Auch die Führungskräfte sollen künftig Zugriff auf bestimmte Dokumente in der Akte erhalten. Das entsprechende Rollenkonzept, das Zugriffsrechte bis auf die einzelnen Dokumente regelt, ist bereits definiert. Die tief in SAP integrierten Centric-Produkte nutzen dabei das Berechtigungskonzept von SAP und übernehmen auch die Stammdaten direkt aus dem SAP HCM-System.

Wie erhofft hat sich die intuitive Bedienbarkeit als erheblicher Vorteil im Tagesgeschäft erwiesen. So können nun beispielsweise neue Dokumente direkt aus Outlook in den Akten eingeordnet werden. Als Standardprozess, der täglich vielfach von mehreren HR-Mitarbeitenden durchgeführt wird, spart diese einfache Ablage in Summe viel Zeit. Auch dass alle Dokumente mithilfe der Volltextsuche und einer Live-Search-Funktion schnell aufzufinden sind, hebt der Personalleiter Martin Damm als wichtigen Pluspunkt hervor:

Alle Centric-Produkte sind untereinander integriert. Die HR-Mitarbeitenden können daher je nach Arbeitsprozess über Centric Employee File oder über den Zeugnis-Generator, der nach der Digitalen Akte ebenfalls implementiert wurde, auf ihre benötigten Dokumente zugreifen und diese in einer durchgängigen SAP-Fiori-Oberfläche bearbeiten. Die im Zeugnis-Generator enthaltenen Vorlagen und Textbausteine hat das Projektteam durch individuelle Bausteine und Tätigkeitsbeschreibungen ergänzt, die nun auf Knopfdruck in die Zeugnisse einfließen. Automatisierte und standardisierte Arbeitsprozesse sorgen dabei für effiziente Abläufe mit erheblich minimierten Fehlerquellen durch Systembrüche und manuelle Eingaben.

Effektive Zusammenarbeit mit dem Centric-Partner Xayambe

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor im Projekt war die gute Zusammenarbeit mit Centric und Xayambe. Das Team der Brüder Schlau fühlte sich durchweg gut betreut und professionell durch das Projekt geführt, von kompetenten Ansprechpartnern im Centric Vertrieb über die strukturierte Implementierung durch Xayambe bis zum laufenden Support durch Centric.

Die Implementierung steuerte Xayambe transparent für alle Beteiligten mithilfe von wöchentlichen Statusmeetings, klar definierten Aufgaben und Meilensteinen sowie übersichtlichen Smartsheets. Nach einer kompakten Schulung von IT und Key Usern konnten diese die HR-Mitarbeitenden intern in die Centric Tools einweisen. Nach Projektabschluss erfolgte die Übergabe von Xayambe an den Centric Support. Auch hier fühlt sich das Team der Unternehmensgruppe Brüder Schlau bestens aufgehoben: Auf die bislang erstellten einzelnen Support-Tickets gab es immer zügige Rückmeldung und die Vorgänge waren schnell gelöst.