Piening: Digitale Personalakte - voll in SAP integriert und in nur drei Wochen eingeführt

Rund 6.000 Arbeitskräfte auf Zeit überlassen oder Menschen an andere Unter- nehmen vermitteln – bei Piening Personal, einem der größten Personaldienst- leister in Deutschland, gehört dies zum Tagesgeschäft, weshalb auch mehr Dokumente für Vertragsangelegenheiten anfallen als in anderen Unternehmen.

Piening Personal ist bundesweit an mehr als 90 Standorten vertreten. Daher ist es oft notwendig, Dokumente zu versenden, da benötigte Unterschriften aktuell noch direkt vor Ort geleistet werden müssen. Weil dies sehr zeitaufwendig und nicht mehr zeitgemäß ist, entschied sich Piening Personal für die Einführung einer elektronischen Personalakte.

Nicht jede digitale Personalakte ist geeignet

Seit November 2023 läuft Centric Employee File produktiv im Unternehmen. Die bisher papierbasierten Personalunterlagen der 500 Verwaltungsmitarbeitenden werden damit bereitgestellt. Die Unterlagen der Mitarbeitenden im Kundenein- satz verwaltet das Unternehmen hingegen bereits seit einigen Jahren mit einer anderen E-Aktenlösung. „Das Produkt für unsere Mitarbeitenden im Kundeneinsatz bildete leider nicht alle Funktionalitäten ab, die wir für unsere Verwaltungsbereiche benötigten“, erklärt Frank Stegnjajic, Teamleiter der Internen Personalverwaltung (IPV).

Übersichtlichkeit und Darstellung müssen stimmen

Nachdem Frank Stegnjajic im Januar 2023 zum Unternehmen kam, brachte er das Thema erneut auf den Tisch. „Wir sahen uns diverse marktführende Lösungen an, waren aber von keiner restlos begeistert – die meisten waren schlicht zu behäbig“, erklärt IT-Leiter Thorsten Lehmeier. Frank Stegnjajic ergänzt:

Zunächst sollte mit Centric Employee File, der digitalen Personalakte aus dem Portfolio von Centric, begonnen werden. Anschließend sollten die Payslip Box zur Bereitstellung der Gehaltsunterlagen und der Document Builder zur Erstel- lung von Dokumenten folgen. „Diese sind wichtige Ergänzungen für die Akten- lösung. Die technische Anbindung an unser SAP-HCM-System bietet uns viele Vorteile“, betont Stegnjajic.

Gute Vorbereitung als Erfolgsfaktor

Da ein Teil der Akten bereits digital vorlag, dauerte die Einführung der Lösung durch den Centric-Partner Sensatus im November 2023 nur drei Wochen – eine absolute Rekordzeit im Vergleich zu ähnlichen IT-Projekten. Auch die Personal- dokumente der bereits ausgeschiedenen Mitarbeitenden wurden im Zuge der E-Akten-Einführung digitalisiert. „Der Kunde war gut vorbereitet und hat im Projekt sehr schnell auf Rückfragen reagiert. Das ist auch ein Erfolgsfaktor in so einem Einführungsprojekt“, sagt Marc Andre Kauffmann, Gründer des Consulting-Unternehmens Sensatus, das die Implementierung begleitete.

Zur internen Personalverwaltung bei Piening Personal gehören neben Frank Stegnjajic zwei weitere Personen, die vollständige Zugriffsrechte auf die Personaldokumente haben. „Die Arbeit mit dem Centric Employee File funktioniert sehr gut und macht außerdem viel Spaß. Die Anwendung ist simpel, und vor allem ist alles sehr übersichtlich und intuitiv. Außerdem können Daten direkt aus Outlook in die Akte hochgeladen werden, sodass nichts mehr ausgedruckt werden muss. Das spart uns allen viel Zeit“, so der Teamleiter.

Centric-Software Scan2Employee File: Perfekt für Multifunktionsgeräte

Dank der Centric-Software Scan2Employee File können nun auch alle Dokumente, die über Multifunktionsgeräte eingescannt werden, direkt den richtigen digitalen Personalakten zugeordnet werden. Die Lösung bietet zudem angren- zenden Abteilungen einen Mehrwert. So können die Mitarbeitenden aus der Personalentwicklung ihre Dokumente, wie z. B. Bewerbungsunterlagen oder Weiterbildungsvereinbarungen, selbst in der Akte ablegen.

Ein weiterer Vorteil: Über die Aktenausleihe kann die IPV Führungskräften Zu- griff auf komplette Akten oder auch nur auf einzelne Dokumente gewähren. Dies ist aufgrund der bundesweiten Ausrichtung ein deutlicher Vorteil. Weiter- hin ist sichergestellt, dass angrenzende Abteilungen und Führungskräfte keine Daten einsehen können, für die sie nicht berechtigt sind. Dies wird durch ein spezielles Berechtigungskonzept und die Vergabe individueller Profile gewähr- leistet.

Payslip Box bringt enorme Arbeitsentlastung

Auch die Centric Payslip Box hilft, effizienter zu arbeiten. Seit ihrer Einführung im Januar 2024 wurde keine einzige Abrechnung mehr auf dem Postweg ver- schickt. Zwar lief auch zuvor schon einiges papierlos über E-Post, wofür PDFs erzeugt und beim Postdienstleister hochgeladen werden mussten. Aber auch hierfür fielen Gebühren sowie ein beträchtlicher manueller Aufwand an.

Die Mitarbeitenden können nun im Intranet den Button „Gehaltsabrechnung“ anklicken und gelangen direkt in die Payslip Box. Dort haben sie Zugriff auf alle Gehaltsabrechnungen, DEÜV-Meldungen und Lohnsteuerbescheinigungen, die ab 2023 erstellt wurden. Für die Sicherheit sorgt eine Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Die Daten sind bereits am Tag nach der Abrechnung abrufbar – das bietet viele Vorteile. Während in der Vergangenheit das Gehalt bereits auf dem Konto der Mitarbeitenden war, befand sich die Abrechnung noch auf dem Postweg. Da- durch kam es gelegentlich zu Unklarheiten über die Gehaltszusammensetzung und Nachfragen in der IPV. Der neue Prozess schafft hier mehr Klarheit.

Document Builder ist in Planung

Im nächsten Schritt plant Piening Personal, den bereits eingeführten Document Builder mit weiteren Dokumenten zu bestücken. Durch die Verknüpfung mit SAP HCM können Stammdaten der Mitarbeitenden direkt in Dokumente übertragen werden. Das macht die Erstellung effizienter und vermeidet Übertragungsfehler.

„Der Document Builder soll uns dabei helfen, die fortschreitende Digitalisie- rung zu bewältigen und unsere internen Prozesse kontinuierlich effizienter zu gestalten“, schließt der Teamleiter ab.