Nicht zuletzt sprach auch die einfach bedienbare Oberfläche SAP FIORI für die Auswahl des Centric Employee File. Die in die Softwareevaluierung einbezogenen Anwender aus dem HR-Service Team waren von der klar verständlichen, übersichtlichen Struktur und Nutzerführung angetan und sprachen sich daher ebenfalls für die Centric Lösung aus.
Schrittweise Einführung
Im August 2022 wurde die Centric Lösung implementiert und konfiguriert. Der verantwortliche IT-Experte Vladimir Khatlamadjian arbeitete dabei eng mit den Beraterinnen und Entwicklern von Centric zusammen und lobt deren gute Erreichbarkeit und schnelle Umsetzung von Anforderungen. Ein wöchentlicher Jour Fixe des HR- und IT-Projektteams mit Centric trug ebenfalls zur effektiven Umsetzung bei.
Das Team hat die Lösung als Digital Twin in einem Test- und Produktivsystem aufgesetzt. Parallel zur Implementierung wurden die umfangreichen Personalakten durch einen Scan-Dienstleister digitalisiert. Im Dezember 2022 konnte Vitra das Employee File dann mit den importierten Akten in Deutschland und in der Schweiz in Betrieb nehmen. Nach der Implementierung in Ungarn wird die Lösung in weiteren Gesellschaften wie Finnland und Japan in der jeweiligen Landessprache eingeführt.
Einfacher Zugriff, hohe Aktualität
Die Projektleiterin Laura Diodene, HR Business Partner bei Vitra, legte beim Customizing Wert darauf, dass sich die Ordner und Dokumente der digitalen Aktenlösung am durchdachten System der bestehenden Papierakten orientieren, damit sich die Nutzerinnen und Nutzer schnell zurechtfinden. Die rund 15 HR-Anwender, die regelmäßig mit dem Centric Employee File arbeiten, wurden intern geschult. Für die Mitarbeitenden, die auf ihre eigene Akte zugreifen können, reichte eine vom HR-Team erstellte Dokumentation im Firmenportal aus.
Dass die Mitarbeitenden ihre eigene Akte nun selbst einsehen können, bedeutet eine enorme Zeit- und Ressourcenersparnis.
