Die Akteneinführung fand gleichzeitig mit dem Wechsel auf SAP SuccessFactors statt. Bis auf Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft organisiert der Verlag seine HCM-Prozesse größtenteils mit der cloud-basierten HR-Lösung von SAP. Die parallele Umstellung erlaubte es, von Beginn an integrierte Prozesse zu gestalten und Datensilos zu vermeiden. Marie-Christin Weller, HR Business Partner bei der SWMH-Tochter Süddeutscher Verlag GmbH: „Für die Arbeit mit der cloudbasierten HR-Lösung ist die digitale Personalakte zwar keine zwingende Voraussetzung. Sie stellt aber einen entscheidenden logischen Schritt dar. Weiter mit Papierordnern zu arbeiten, ist zwar theoretisch möglich, aber nicht sinnvoll.“
Auf individuelle Bedürfnisse hin konfigurierbar
Im ersten Schritt ließ SWMH knapp 1.500 der insgesamt über 4.500 Bestandsakten digitalisieren und wählte dafür jene aus den Konzernbereichen Süddeutsche Zeitung und Fachinformationen aus. Im Zuge der Akteneinführung erwies sich die Anpassungsfähigkeit der Lösung als großer Vorteil. Das Projektteam hatte zum Beispiel genaue Vorstellungen von der Aktenstruktur, davon, wie der Aktenkopf aussehen soll und wie Rollen, Berechtigungen und Löschfristen auszugestalten seien. „Wir müssen hier nicht mit einem ausgelieferten Standard zurechtkommen, sondern können unsere spezifischen Anforderungen konkret in der Software umsetzen“, sagt Marie-Christin Weller und fügt hinzu: „Die digitale Akte war ein IT-Thema, für das wir unter unseren HR-Mitarbeitenden keine große Werbung machen mussten. Die Vorteile liegen klar auf der Hand und die Rückmeldungen sind durchweg positiv: intuitive Bedienbarkeit, stets aktuelle Unterlagen, Zugriff von überall her.“
Zu Zeiten papierbasierten Arbeitens nämlich war die Aktualität nicht zwangsläufig gegeben. Immer wieder bildeten sich Stapel an Unterlagen, die in freien Zeitfenstern abgeheftet wurden. Jetzt, wo Dokumente aus SuccessFactors heraus – sowie eingehender Schriftverkehr (in Papierform noch per Scan) – unmittelbar in der digitalen Akte abgelegt werden, können sich alle sicher sein, dass diese stets auf dem neuesten Stand ist.
Datenschutzbedenken ausräumen
Bis zum operativen Betrieb war bei der Akteneinführung die interne Abstimmung mit dem Konzernbetriebsrat für das HR-Team eine Herausforderung. Hier galt es, Bedenken hinsichtlich der Digitalisierung sensibler Dokumente, ihrer Auslagerung in die Cloud und damit grundsätzlich des Datenschutzes zu diskutieren. Ein nachvollziehbares Vorgehen musste gefunden werden, wie es mit der Aufbewahrung von Dokumenten ausgeschiedener Beschäftigter aussieht, d. h. welche Löschfristen hier beachtet werden müssen.
Auch die Suchfunktion, mithilfe derer man eine Akte nach jedem einzelnen Wort durchsuchen kann, wurde dabei kritisch hinterfragt. „Diese Argumente muss man ernst nehmen und gemeinsam nach Lösungen suchen. Transparenz und Vertrauen sind dabei entscheidend“, rekapituliert Frederike Ertinger. „Auch wenn der Weg steinig war, das Ergebnis ist positiv: Die Akte ist live und funktioniert.“
Aktenzugriff nur für HR-Bereich
Wenngleich Centric die Möglichkeit bietet, dass auch Mitarbeitende und Führungskräfte Zugriff auf ihre Akten haben, nutzt die SWMH diese Option nicht. Auch zur Zeit der Papierakten gab es wenige Anfragen von Führungskräften oder Beschäftigten diesbezüglich. Bei Bedarf wird eine Akteneinsicht daher über die Leihfunktion gesteuert. Neben Employee File hat die SWMH zusätzlich den Document Builder von Centric lizenziert und wird ihn, nach entsprechender Anpassung und Ausgestaltung, demnächst ebenfalls einsetzen.
