DACHSER: Digitale Personalakte in SAP statt Aktentransport

Ohne die Pandemie wären viele Unternehmen in Deutschland bei der Digitalisierung noch nicht soweit, wie sie es inzwischen sind. Auch dem Kemptener Traditionsunternehmen DACHSER wurde schlagartig klar, wie sehr es einschränkt, wenn wichtige Personal-unterlagen nur in Papierform zur Verfügung stehen, die Beschäftigten aber in ihren Home-Offices sitzen. Im Frühjahr 2023 wurde das Thema daher aufgegriffen und ein Projektteam gebildet, um die digitale Transformation im HR-Wesen endlich erfolgreich abzuschließen.

Anforderungsanalyse: Was braucht eine moderne Personalakte mit SAP-Integration?

Zunächst wollte das Projektteam wissen, welche Bedürfnisse und Erwartungen die Stakeholder einer HR-Organisation an eine digitale Personalakte haben. Eine einfache und übersichtliche Bedienung stand ganz oben auf der Wunschliste, Datenschutzkonformität und ortsunabhängiger Zugriff waren ebenfalls entscheidend.

„Für uns waren Aspekte wie gute Pfleg- und Administrierbarkeit von Bedeutung. Mit der Entscheidung für SAP SuccessFactors kam die Anforderung hinzu, dass die neue Aktenlösung hundertprozentig in die cloudbasierte HR-Software integrierbar sein musste“, erläutert Florian Amelang, Mitarbeiter Global HR Systems bei DACHSER SE.

Auf den DSAG-Personaltagen 2023 wurde das Projektteam auf Centric aufmerksam und entschied sich, nach sorgfältiger Evaluation noch weiterer Anbieter, schließlich für die Einführung von Centric Employee File. Die Implementierung sollte parallel zur Einführung von SuccessFactors stattfinden.. Die Entscheidung, beide Projekte zusammenzulegen, hatte strategische Gründe. Denn die Anbindung von Centric Employee File erst an das lokale Payroll-System und später dann an SuccessFactors hätte doppelten Aufwand bedeutet, den man sich ersparen wollte.

Digitale Personalakte von Centric: Software ermöglicht individuelle Anpassungen

Im Frühjahr 2024 war Centric Employee File für die Standorte in Deutschland fertig aufgesetzt. Die Standardfunktionen ergänzte Centric auf Kundenwunsch um einige individuelle Anpassungen, darunter die Anpassung von Rollen und Funktionen, die Implementierung des Vier-Augen-Prinzips beim Löschen von Dokumenten und die Art und Weise, wie Berechtigungen aus SuccessFactors für den Datenzugriff gelten.

Erst anschließend startete der Scanprozess der insgesamt 19.000 Personalakten in Deutschland, welcher im Frühjahr 2025 erfolgreich abgeschlossen wurde. Die digitalen Unterlagen wurden in dieser Zeit sukzessive über einen gesicherten SFTP-Server automatisiert in die neuen Personalakten übertragen. Das Projektteam schuf zwei Möglichkeiten für HR-Fachkräfte, auf Akten zuzugreifen: per Schnellzugriff über einen Button auf der SuccessFactors-Startseite oder über den Direktabsprung im Mitarbeiterprofil in SuccessFactors.

„Die SuccessFactors Integration funktioniert hervorragend und wird von unseren HR-Fachkräften sehr gut angenommen. Sie müssen eine Person nur einmal in SuccessFactors suchen und können dann direkt in die Akte abspringen, um beispielsweise Dokumente hochzuladen“, freut sich Christina Scheidt, Syndikusrechtsanwältin in der Abteilung Corporate Human Resources bei DACHSER SE. Der Zeitgewinn in der täglichen Arbeit der Personalabteilung durch Volltextsuche und ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente ist beträchtlich. Das Rollen- und Berechtigungskonzept ermöglicht eine bessere und transparentere Steuerung des Zugriffs auf die Personalakten und durch die definierte Einhaltung von Löschfristen trägt das Logistikunternehmen allen datenschutzrechtlichen Anforderungen Rechnung.

Payslip Box: Digitale Gehaltsabrechnungen für alle

Parallel zur Einführung der digitalen Personalakte implementierte DACHSER auch die Centric Payslip Box. Christina Scheidt: „Deren Zweck ist so einfach wie genial: Wir minimieren den Postversand von Gehaltsabrechnungen und ermöglichen unseren Beschäftigten einen digitalen Zugang zu ihren Entgeltnachweisen. Dadurch sparen wir monatlich rund 5.000 Euro an Porto.“

Bislang konnten nur die kaufmännischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Abrechnungen digital über die Employee Self Service einsehen, die gewerblichen ohne Systemzugang und eigene DACHSER E-Mail-Adresse erhielten sie weiterhin per Post. Die Payslip Box ermöglicht nun den digitalen Zugriff für alle, unabhängig vom Systemzugang. Centric hat auch hier eine kundenindividuelle Anpassung vorgenommen. Sie betrifft die Automatisierung der Dokumentübertragung zur Payslip Box, die nun regelmäßig zum Monatsende stattfindet. Zudem soll die Payslip Box weiter optimiert werden, um die Dokumentübertragung noch reibungsloser zu gestalten.