DEUTZ: Globale HR-Digitalisierung mit Centric

Abrechnung und Zeitwirtschaft laufen bei DEUTZ über das alte SAP HCM, ansonsten setzt der Traditionshersteller im HR-Wesen voll auf SuccessFactors. Von Deutschland aus werden die Personalprozesse an den internationalen Standorten koordiniert, und auch Personalprojekte wie die Einführung eines Documentbuilders von Centric. „Die Digitalisierung von HR-Prozessen ist für die gesamte DEUTZ-Organisation ein zentrales Ziel, um operative Aufwände und Fehlerquellen im Personalbereich zu minimieren“, erklärt Merten Klocke, Project Manager HR Digitalization bei DEUTZ.

Digitale Akte und SAP SuccessFactors greifen ineinander

Einen großen Teil des Geschäftes generiert DEUTZ über seine Landesgesellschaften in den USA, Deutschland und Spanien. Die HR-Modernisierung dieser drei Legal Entities ist dadurch von ganz besonderem Interesse. In den USA sind die Personalakten bereits digitalisiert und stehen seit 2024 über Centric Employee File zur Verfügung. „Die Lösung unterscheidet sich von anderen Personalakten insbesondere dadurch, wie schnell Dokumente verfügbar sind und wie die Prozesse ineinandergreifen“, findet Stefanie Henke, SAP Inhouse Consultant und Spezialistin für HR in der IT-Abteilung von DEUTZ. „Ein weiteres Entscheidungskriterium war die tiefe SAP-Integration der Centric-Lösung, die nach unserem Empfinden unkomplizierter als bei anderen Produkten ist. Außerdem gefallen uns Usability und der gute Support des Herstellers.“

Unterschiedliche HR-Entwicklungsstände in den Ländern

Herausforderungen für die Einführung der HR-Tools in Spanien und anderen Ländern sind vor allem die Mehrsprachigkeit und unterschiedliche Entwicklungsstände der HR-Organisation. Das Potenzial auf jeden Fall ist riesig.

Perspektivisch ist der Einsatz von Centric Employee File an allen internationalen Standorten vorgesehen. In Deutschland kommt derzeit noch eine Drittlösung zum Einsatz, was das Unternehmen aber nicht daran gehindert hat, hier bereits mit dem Document Builder zu arbeiten.

Obwohl noch immer manuelle Prozesse notwendig sind, wie das physische Unterzeichnen von Dokumenten, hat dieser sich als enorme Hilfe erwiesen, was Kosten- und Zeitersparnis angeht. Ein Großteil der HR-Dokumente wird über das Tool erstellt. Zusammen mit einem Centric-Consultant entstanden die ersten Dokumentvorlagen. Merten Klocke: „Er stand uns jederzeit hilfreich zur Seite. Kurz angeschrieben und schon am gleichen Tag war die Antwort da. Einen so guten Support im Projekt habe ich selten erlebt.“

In Deutschland arbeiten rund 20 HR-Fachkräfte mit der Lösung, von denen ein „absolut positives Feedback kam“, wie Merten Klocke erzählt. „Die Einführung des Document Builders war kein IT-Projekt, bei dem man erst nach Monaten ein Resultat sieht. Das Tool zeigte sofort seinen praktischen Nutzen und wurde von Beginn an rege genutzt.“

Weitere Dokumenttypen wie Antragsbewilligungen, Gehaltserhöhungen oder beliebige informelle Anschreiben erzeugt der Fachbereich seitdem alleine, die IT-Abteilung muss nur noch unterstützend bei der Erstellung neuer Eingabefelder oder bei anderen technischen Änderungen eingreifen.

Länderspezifischer Readiness-Check zu Einführung des Document Builder

Nach dem Roll-out in Deutschland und den USA sind nun weitere Länder geplant. Stefanie Henke: „Gerade bei der Einführung des Document Builders gilt es immer zunächst zu untersuchen, wo die HR-Organisation steht, idealerweise zusammen mit einem Consultant.“ Ist sie schon an einem Punkt, wo es bereits komplett standardisierte Dokumente gibt, wie in Deutschland der Fall? Oder müssen solche zunächst einmal definiert werden? Es ist also zunächst eine Art „Readiness Check“ am jeweiligen HR-Standort ratsam, im Verlaufe dessen man sich die Bestandsdokumente anschaut, aufräumt, sprachlich aufbereitet und erst dann den Document Builder einführt.

Centric-Lösungen reduzieren den operativen Aufwand

Als Service-Abteilung stehen die Human Ressources unter einem steten Kostendruck. Tools wie jene von Centric sind angesichts dessen zentrale Hebel, den operativen Aufwand in den einzelnen HR-Departments zu reduzieren.

„Zum einen haben wir gesehen, wie sehr sich mit Centric die Fehleranfälligkeit reduziert, auf der anderen Seite verzeichnen wir massiv gesunkenen manuellen Aufwand“, so Merten Klocke.

Beispiel Arbeitsvertrag – früher wurde er in Word abgetippt, mit einem Zeitaufwand von bis zu einer knappen halben Stunde. Heute ist er binnen weniger Minuten automatisiert erstellt. Im Rahmen kostenreduzierender Maßnahmen und Strategien ist der Document Builder inzwischen ein zentraler Teil der HR-Strategie von DEUTZ. Er wird, im Einklang mit der Digitalen Personalakte, in den kommenden Jahren weiter an Bedeutung gewinnen.

HR Shared Service Center: Centric als Basis

Mittelfristig sollen die Centric-Tools dann in einem HR Shared Service Center zum Einsatz kommen. Denn als Unternehmen mit starkem Servicegeschäft hat DEUTZ in seinen weltweit über 20 Legal Entities zahlreiche kleinere Standorte mit 40 bis 50 Personen. An jedem Standort Beschäftigte zu schulen, so dass sie sich mit dem Document Builder auskennen, erscheint dem Unternehmen da viel weniger sinnvoll als das Know-how in einem zentralen Bereich zu bündeln und von dort aus allen zur Verfügung zu stellen.