Digitale Akte: Fischer digitalisiert die Personalabteilung

Das Unternehmen will seine Personalprozesse automatisieren, standardisieren und vereinfachen. Ein wesentliches Ziel der Umstellung auf die digitale Personalakte ist dabei, moderne Arbeitsformen, wie die mobile, dezentrale und durch Workflows gesteuerte Zusammenarbeit von Personalverantwortlichen, Führungskräften und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, zu ermöglichen.

Genauso wichtig ist aber auch die Compliance: Mit der Implementierung sollten die Vorgaben der DSGVO wie z. B. die Löschfristen von Personaldokumenten rechtssicher gewährleistet und so weit wie möglich automatisiert werden.

„Durch hinterlegte Compliance-Regeln wie automatisierte Löschfristen gibt uns die digitale Personalakte das gute Gefühl der Rechtssicherheit.“

Edo Harms, Abteilungsleiter Entgeltabrechnung, fischerwerke GmbH & Co. KG

Die technische Installation des Centric Employee File funktionierte aus Sicht des beteiligten IT-Experten der Unternehmensgruppe fischer Jens Kneißler einfach und schnell. Der Hauptaufwand der Implementierung lag in der grundlegenden Konzeption.

Wesentliche Punkte waren dabei die Auswahl der Dokumente, die in die digitalen Personalakten aufgenommen werden sollen, ein umfangreiches Löschkonzept und vor allem die Abbildung eines ausgefeilten Rollen- und Berechtigungskonzepts für den Zugriff auf die Personalakten.

Die Implementierung führte das Team der Unternehmensgruppe fischer zusammen mit Centric parallel zum Tagesgeschäft durch. In der Testphase wurden Anpassungen und neue Anforderungen agil und praxisorientiert am System umgesetzt. Die Projektverantwortlichen heben dabei die gute Zusammenarbeit und die hohe Servicebereitschaft von Centric hervor.

„Centric hat unsere Anforderungen schnell umgesetzt. Die Berater sind engagiert, offen und lösungsorientiert.“

Jens Kneißler, IT Business Solutions, fischerwerke GmbH & Co. KG

„Der kombinierte Einsatz der Centric Tools wird ein Quantensprung in der Digitalisierung für uns."

Edo Harms, Abteilungsleiter Entgeltabrechnung, fischerwerke GmbH & Co. KG

Seit der Inbetriebnahme haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Personalbereich und Führungskräfte Zugriff auf das Centric Employee File. Als wesentliche Erleichterung hebt der Personalbereich die durchweg sichere Einhaltung der DSGVO durch die hinterlegten Löschfristen, die dezidierten Zugriffsrechte auf Dokumenten-Ebene und die revisionssicheren Abläufe hervor.

Hilfreich im Tagesgeschäft ist zudem der schnelle Überblick über wesentliche Informationen, die der übersichtlich gestaltete Kopfteil der digitalen Personalakte bietet. Auch die Ausleihe der Akten an „interne Kunden“ ist nun einfach zu bewerkstelligen, wobei jederzeit nachvollziehbar ist, wo sich die Akte gerade befindet. Und durch die Archivierung von Papierakten spart fischer viel Lagerplatz im Personalbüro.

Mit der überall verfügbaren digitalen Personalakte ist die Grundlage für moderne Personalprozesse mit mobiler Arbeit und standortübergreifender Zusammenarbeit gelegt. Edo Harms freut sich bereits auf die anstehende Implementierung des Centric Document Builder.

Durch die weitere Automatisierung und Nutzung sämtlicher Funktionen wie Freigabeworkflows, automatische Stammdaten-Übernahme, Hinterlegung von Terminen und Wiedervorlagen oder die Schaffung von Arbeitsvorräten erwartet der Personalbereich wesentliche Effizienzgewinne und Einsparungen von Routinen. Auch der IT-Experte Jens Kneißler zieht ein positives Fazit.

„Das Centric Tool ist bei großem Funktionsumfang einfach zu bedienen. Wir können damit schnell agieren und den Fachbereich gut unterstützen.“

Jens Kneißler, IT Business Solutions, fischerwerke GmbH & Co. KG