Fressnapf digitalisiert den HR-Bereich: Automatisierte Personalprozesse mit Tools von Centric

Mit den Marken Fressnapf und Maxi Zoo ist die Fressnapf-Gruppe mittlerweile neben Deutschland in zehn weiteren europäischen Ländern vertreten. In den kommenden Jahren plant das Franchise-Unternehmen eine starke stationäre Expansion mit mehr als 800 neuen Märkten. Auch der Online-Shop wird sukzessive international ausgerollt. Die Unternehmenszentrale in Krefeld versteht sich dabei als Dienstleister und Bindeglied für die Partner vor Ort.

Effiziente SAP-Standardumgebung

Für das Personalmanagement hat die Zentrale im Jahr 2012 SAP HCM eingeführt. Die Qualitätssicherung der Entgeltabrechnung mit der SAP-Lösung wurde zunächst noch manuell durchgeführt. Dass die regelmäßige Abrechnungsprüfung automatisiert werden sollte, stand jedoch schon allein wegen der schnell wachsenden Mitarbeiter-Zahl fest. Nachdem sich die Verantwortlichen aus der Personal- und der IT-Abteilung mit dem neuen SAP-System vertraut gemacht hatten, ging es um die Auswahl einer geeigneten IKS-Lösung für SAP HCM.

Schrittweise zum umfassenden IKS

Zusammen mit PLK und PLX wurde auch das Master Data Audit Program MADAP PA für die Kontrolle der Personalstammdaten eingeführt, womit die Stammdaten vor jedem Abrechnungslauf auf ihre Plausibilität geprüft werden. In weiteren Ausbauschritten kamen das Vergleichs- und Berechnungstool VBT2, die Erweiterung des Master Data Audit Programs um die OM-Komponente sowie das Audit-Tool PLK_AT für die österreichischen Standorte dazu. Die Einführung weiterer Centric Tools steht bereits im Raum. Janine Thiele, verantwortlich für SAP HCM bei Fressnapf, hält fest:

„Da alle Centric Tools untereinander integrierbar sind, können wir damit Schritt für Schritt ein umfassendes modulares IKS für SAP HCM aufbauen.“

Flexibles Personalcontrolling

Die HR-Controller erstellen mit dem VBT-Tool das monatliche Standardreporting. Durch exible Ad-hoc-Analysen können sie zudem jederzeit spontane Fragestellungen aus der Unternehmensgruppe beantworten. Als wesentlichen Vorteil sieht die HCM-Verantwortliche Janine Thiele dabei die einfache Auswertung verschiedener SAP-Datenquellen in einem Tool:

„Statt mit aufwändigen SAP-Queries und Excel können unsere HR-Controller mit VBT2 alle SAP-Daten per Mausklick verknüpfen und kombiniert auswerten.“

So können u.a. Mitarbeiter- und Abrechnungsdaten in VBT2 zusammengeführt und gemeinsam mithilfe hinterlegter Formeln, vordefinierter Abfragen und Filter analysiert und aufbereitet werden. Die HR-Controller nutzen VBT2 beispielsweise zur Simulation von Bonus-Berechnungen, zum Reporting internationaler Kennzahlen für das Finanzcontrolling oder zur Simulation der finanziellen Auswirkungen von Vertragsänderungen auf den Forecast und den Jahresplan.

Handfeste Vorteile in verschiedenen Bereichen

Durch Automatisierung in der Entgeltabrechnung, beim Reporting und bei der Datenpflege spart Fressnapf mit den Centric-Tools erhebliche Zeit für Routinearbeiten ein. Auch die fehleranfällige manuelle Bearbeitung von Excel-Listen hat sich an vielen Stellen erledigt. Die HR-Verantwortlichen können sich jetzt darauf verlassen, dass die Abrechnungen korrekt sind und die Datenqualität stimmt. Ein wichtiger Pluspunkt ist dabei auch das zuverlässige internationale Reporting als Folge der hohen Datenqualität im Organisationsmanagement und den Stammdaten.

Auch der IT-Bereich weiß die einfache Handhabung der Centric Tools zu schätzen, sowohl bei der Implementierung als auch im laufenden Betrieb. Die Steuerung und Administration findet komplett intern statt, und bei Fragen steht Centric bereit. Durch regelmäßig von Centric bereitgestellte Updates ist das IKS bei Fressnapf dabei technisch und fachlich immer auf dem neuesten Stand.