Dokumentenerstellung im HR bei Greiner: Einfach, sicher, zentralisiert

Bei der Einführung von SAP SuccessFactors hatten die Projektverantwortlichen von Greiner ein klares Ziel vor Augen: Mehr Digitalisierung sollte den HR-Bereichen im gesamten Konzern die tägliche Arbeit erleichtern. Standardisierung und Automatisierung sollten Routinetätigkeiten schneller, sicherer und einfacher machen und den HR-Expert:innen mehr Freiraum für ihre strategischen Aufgaben verschaffen.

Harmonisierung aller HR-Dokumente mit Centric Document Builder

Einen wesentlichen Ansatzpunkt sah man dabei unter anderem in der Dokumentenerstellung. Die Unternehmensgruppe hat ihr Geschäft in drei Sparten gegliedert und ist in über 30 Ländern präsent. Das bedeutet, dass im Konzern täglich eine Vielzahl an HR-Dokumenten wie Verträge, Bescheinigungen und Vertragsänderungs- oder Vertragsergänzungsschreiben erstellt werden, im einheitlichen Design und mit standardisierten Texten, aber in unterschiedlichen Varianten und mit zum Teil kleinen Abweichungen für die jeweiligen Sparten und Länder. Allein in Österreich führt das HR-Team etwa 40 Dokumentvorlagen für nur eine Sparte – das vervielfältigt sich entsprechend im weltweiten Konzern.

Vorteile durch die Integration von Document Builder in SAP SuccessFactors

Die manuelle Dokumentenerstellung war zu zeitaufwändig und fehleranfällig. Der zentrale HR-Bereich sah schon seit längerer Zeit Handlungsbedarf, fand jedoch alle bislang gesichteten Tools technisch zu kompliziert. Centric Document Builder dagegen überzeugte auf Anhieb durch seine vollständige Integration in SAP. Die damit verbundenen Vorteile, wie die direkte Nutzung von Stammdaten und Nutzungsrechten aus SAP und eine intuitive Bedienung im SAP Look & Feel, waren für das Projektteam von Greiner entscheidende Pluspunkte. Der zuständige Projektleiter Mitchell Routs betont auch den Sicherheitsaspekt: „Mit Document Builder arbeiten wir ohne technologische Zwischenschritte direkt auf SAP SuccessFactors und gewährleisten damit höchsten Datenschutz.“

Die Einhaltung der Compliance ist für Greiner neben der gesteigerten Effizienz ein wesentlicher Vorteil der engen SAP-Integration: Keinerlei Systembrüche und lokale Zwischenspeicher bedeuten Sicherheit, Transparenz und Kontrolle über sensible Personaldaten auf Basis der SAP-Technologie.

Vom Pilotprojekt zum globalen Rollout

Die Einführung wurde zunächst als Pilotprojekt in Österreich aufgesetzt. Technisch sind alle Centric Tools für eine schnelle Implementierung in SAP-Umgebungen konzipiert. Mitchell Routs bestätigt: „Centric Document Builder war eine der einfachsten Implementierungen, die ich je durchgeführt habe.“

Wesentlich für das erfolgreiche Projekt waren aber auch die sorgfältige fachliche Vorbereitung, die das zentrale HR-Team parallel vornahm, sowie das Commitment des Sparten-übergreifenden Teams. Hier ging es vor allem um die Gestaltung und Harmonisierung aller benötigten Dokumentvorlagen, inklusive Definition der spezifischen Anforderungen von Geschäftsbereichen und Regionen.

Vom Aufbau eines Testsystems bis zum Rollout und der Inbetriebnahme in Österreich betrug die Projektlaufzeit fünf Monate. Inzwischen nutzen rund 15 HR- Mitarbeiter:innen Document Builder, um die benötigten Dokumente für über 2.000 Mitarbeiter:innen in Österreich zu erstellen. Auf Basis der gewonnenen Erfahrungen wird die Lösung nun schrittweise mit spezifisch zugeschnittenen Vorlagen in 30 weiteren Ländergesellschaften eingeführt. Die für die Einführung von SuccessFactors verantwortliche Digitalisierungsexpertin Maria Beham sieht die Implementierung als wesentlichen Schritt für die konzernweite Standardisierung: „Mit Centric Document Builder können wir in kurzer Projektzeit unsere HR-Dokumente konzernweit harmonisieren.“

Interne Teams können Anpassungen vornehmen

Den weltweiten Rollout kann das Team von Greiner ohne externe Hilfe durchführen. Greiner verfügt selbst über kompetente Spezialist:innen und Ressourcen, um die Implementierung und die Schulung der HR-Bereiche vorzunehmen. Im Pilotprojekt hatten die beteiligten Centric-Berater die Beteiligten von Greiner entsprechend eingearbeitet, so dass der dauerhafte Betrieb, das Rollout und nötige Anpassungen nun in den Händen des internen Teams liegen. Bei aufkommenden Fragen steht der Centric Support bereit und hilft schnell weiter. Mitchel Routs lobt die gute Zusammenarbeit mit den lösungsorientierten Centric-Beratern und hebt die einfache Administration der Centric Tools hervor.

Document Builder sorgt für mehr Effizienz, Qualität und Compliance

Das Feedback der HR-Anwender:innen in Österreich ist durchweg positiv. Sie freuen sich über die einfach bedienbare Nutzeroberfläche und stellen fest, dass sie „Aufwand und Nerven“ bei der Dokumenterstellung sparen. Statt mit lokal abgespeicherten Kopien arbeiten sie nun mit zentral verfügbaren, für ihren Bereich angepassten Dokumentvorlagen. Die HR-Bereiche können auch selbst Anpassungen vornehmen und somit effizient und unabhängig arbeiten.

Auch die automatisch aus SuccessFactors bezogenen Stammdaten tragen erheblich zur Arbeitserleichterung bei. Für Projektleiter Mitchell Routs ist dabei auch der hohe Compliance- und Qualitätsstandard ein wesentlicher Gewinn: Die Anwender:innen arbeiten mit Live-Daten aus SAP SuccessFactors, es gibt keine Risiken mehr durch lokale Zwischenspeicher oder manuelle Eingabefehler. Sein Fazit lautet: „Die Investition hat sich gelohnt. Centric Document Builder ist intuitiv bedienbar, und auch technisch ist es ein Traum, damit zu arbeiten.“