Logistikgruppe automatisiert die Dokumentenerstellung - voll in SAP integriert

Die GV Trucknet ist seit Jahren auf Wachstumskurs und umfasst mittlerweile 13 Kooperationspartner. Die wichtigsten Administrationsfunktionen der rechtlich selbstständigen Unternehmen sind in der Verwaltungsgesellschaft GV Management gebündelt. Kernsystem im HR-Bereich ist SAP SuccesFactors. In Zusammenarbeit mit den HR-Verantwortlichen vor Ort erbringt das zentrale HR-Team auf dieser Basis effiziente Services für alle Standorte.

Smartes SAP-Dokumentenlösung für wachsende Unternehmensgruppe

Was dem Unternehmensnetzwerk noch fehlte, war eine smarte Lösung für die Bearbeitung von Personaldokumenten. Ein großes Thema ist beispielsweise die Erstellung von Arbeitsverträgen. Bei vielen Neu-Einstellungen der erfolgreichen Gruppe ist die manuelle Bearbeitung zu zeitaufwändig und auch fehleranfällig. Zudem war es schwer sicherzustellen, dass alle Standorte immer mit den aktuell gültigen Dokumentvorlagen arbeiten – durchweg im Einklang mit der Corporate Identity (CI) und rechtlich auf dem neuesten Stand. Gesucht war daher ein zuverlässiges Tool für die automatische Dokumentenerstellung, das für alle Unternehmen leicht zu nutzen ist.

Dokumentenerstellung voll integriert in SAP SuccessFactors

Der SAP-Dienstleister, der SAP SuccesFactors bei GV Management eingeführt hatte, empfahl Document Builder von Centric. Die IT-Lösung entsprach genau den Anforderungen des zuständigen HR-Teams, wie die projektverantwortliche Personalleiterin Steffi Saur erklärt: „Document Builder ist schlank, effektiv und nahtlos in SAP SuccessFactors integriert.“

Mit Centric Document Builder können die HR-Mitarbeiter weiter wie gewohnt in Vorlagen und Dokumenten von MS Word arbeiten. Stammdaten und andere benötigte Informationen werden dabei automatisch aus SAP SuccessFactors in die Dokumente übernommen. Das beschleunigt die Bearbeitung und senkt das Fehlerrisiko erheblich. Die Personalien neuer Mitarbeiter beispielsweise werden heute nur einmal in SAP SuccessFactors erfasst und dann jeweils automatisch in den zugehörigen Dokumenten integriert – auch bei ausländischen Namen immer korrekt geschrieben. Arbeitsverträge erstellen die HR-Mitarbeiter zudem nun auf Knopfdruck jeweils mit allen zugehörigen Anhängen.

Automatisierte Dokumentenprozesse: Sicher und Compliance-konform

Die Logistikunternehmen arbeiten mit ihren individuellen Ablagesystemen auf eigenen Servern. Die in Document Builder erstellten Dokumentvorlagen werden nun nicht mehr wie zuvor in den Standorten abgelegt, sondern zentral bei GV Management. Die Standorte haben heute jederzeit Zugriff auf die Dokument- vorlagen und müssen nicht auf E-Mails von der Zentrale warten. Damit können die HR-Verantwortlichen wesentlich eigenständiger arbeiten, und die zentral verwalteten Dokumente sind immer einheitlich und auf dem neuesten Stand.

Die Unternehmen haben nur auf diejenigen Dokumente Zugriff, die sie selbst benötigen. Die Zugriffsrechte steuert der zentrale Personalbereich in Eigenregie im übersichtlichen Berechtigungsmanagement von SAP SuccessFactors. Dass der Fachbereich die Systemsteuerung selbst in der Hand hat, ist für die Personal- leiterin Steffi Saur ein wichtiger Vorteil. Sie bestätigt: „Centric befähigt seine Kunden, eigenständig zu arbeiten.“

Gute Zusammenarbeit mit Centric: Einführungsprojekt ohne Stress

Bei der Implementierung fühlte sich das HR-Team bestens von Centric betreut. Von den ersten Workshops über die Gestaltung neuer Dokumentenprozesse bis zur Inbetriebnahme samt Schulungen dauerte das Projekt rund drei Monate. Ein wesentlicher Schwerpunkt lag dabei auf der vorbereitenden Sammlung, Beurteilung und Standardisierung aller vorhandenen Dokumente. Die Centric- Berater halfen mit fachlicher Kompetenz dabei, das gesamte Dokumenten- system zu verschlanken und gaben wertvolle Tipps bis hin zur inhaltlichen und formalen Dokumentgestaltung. Steffi Saur betont: „Centric ist fachlich und methodisch professionell und die Zusammenarbeit sehr angenehm. Wir haben uns auf jeden Termin mit den Beratern gefreut.“

Centric-Lösung: Hohe Akzeptanz in allen Standorten

Da der Wunsch nach einer digitalen Dokumentenlösung auch direkt aus den Standorten kam, ist die Akzeptanz der HR-Verantwortlichen entsprechend hoch. Sie entwickeln selbst viele Ideen zur Erstellung von Dokumenten wie Mitarbeiteranschreiben oder Bescheinigungen für die gesamte Gruppe. Zur hohen Akzeptanz trägt auch die einfache Handhabung von Document Builder bei. Neue Mitarbeiter der Personalabteilungen können schnell damit arbeiten, und auch neu hinzukommende Unternehmen der wachsenden Logistikgruppe sind einfach in das System einzubinden.

Die Teamleiterin Entgeltabrechnung Sandra Siemann nennt als wesentlichen Mehrwert zudem die gruppenweite Standardisierung, die fehlerfreie, CI- und rechtskonforme Dokumente und Inhalte gewährleistet: „Durch die Standardisierung verzeichnen wir einen enormen Qualitätsgewinn.“

Die Automatisierung beschleunigt die Arbeit mit Dokumenten außerdem erheblich. Künftig will das Team von GV Management die Workflow-Steuerung in Document Builder aktivieren und die Digitiale Signatur integrieren, um die Potenziale der systemgeführten Prozesse noch besser zu nutzen.