Der ÖSW Konzern ist eine der größten, unabhängigen gemeinnützigen Wohnbaugruppen in Österreich. Der wachsende Konzern hat die Digitale Personalakte von Centric eingeführt und damit die Effizienz der Personalprozesse erheblich gesteigert.
Der ÖSW Konzern verfügt über 30 Beteiligungen und ist in ganz Österreich tätig. Im Jahr 2020 hat der Konzern SAP eingeführt, im Personalbereich ist SAP HCM im Einsatz. Während der Pandemie wurde klar, dass der nächste entscheidende Digitalisierungsschritt ansteht: Im Home Office erwies sich der fehlende Zugriff auf die zentral gelagerten Papier-Personalakten und das Fehler einer SAP-Personalakte als wesentliches Hindernis für die mobile Arbeit.
Diesen Zustand wollte die verantwortliche Leiterin der Konzern HR, Danijela Gisser-Blazevic durch die Einführung einer digitalen Aktenlösung beenden. Sie nennt die Zufriedenheit des HR-Teams als wesentliches Ziel des Projekts und hält fest:
„Qualifizierte HR-Fachkräfte sollten ihre Zeit nicht mit Suchen von Dokumenten verbringen.“
Strukturierte Implementierung
Bei der Einführung fanden die HR-Experten das systematische Vorgehen von Centric besonders hilfreich. Eine detaillierte Spezifikation von Centric gab dem Projektteam von Anfang an einen guten Überblick über die Möglichkeiten und erleichterte die interne Definition der Anforderungen. Danijela Gisser-Blazevic hebt auch die gute Kommunikation mit Centric als zuverlässigen Produkt- und Implementierungspartner hervor:
„Durch die gute Anleitung von Centric konnten wir das Projekt reibungslos neben dem Tagesgeschäft durchführen.“
Centric Employee File wurde für die rund 830 Mitarbeitenden in allen Gesellschaften eingeführt. DIe Personalakte passt perfekt zu dem SAP-System. Vor der Implementierung stand die Digitalisierung der Papierakten. Eine Mitarbeiterin der ÖSW AG hat dazu sämtliche Dokumente der Personalakten innerhalb von 3,5 Monaten nach vorgegebenen Regeln sortiert, gescannt und archiviert. Die rund 180.000 gescannten Dokumente wurden jedoch nicht per Massenimport in Centric Employee File übernommen. Das HR-Team hat stattdessen alle Scan-Dokumente gesichtet und nur die relevanten Dokumente in die digitale Akte eingepflegt. Unter anderem wurden die Dokumente auch daraufhin selektiert, dass zu einem späteren Zeitpunkt allen Mitarbeitenden der Zugriff auf ihre eigene Akte ermöglicht werden soll.
Dezentrale Personalprozesse mit hohem Datenschutz
Derzeit arbeiten der HR-Bereich und die Führungskräfte mit der Digitalen Personalakte. Von Seiten des Managements bestand der Wunsch, über die SAP-Personalakte benötigte Informationen beispielsweise für anstehende Gehaltsgespräche selbst einsehen zu können. Mit Centric Employee File konnte dieser Wunsch nun erfüllt werden.
Durch das in SAP gesteuerte Rollen- und Rechtekonzept ist der Zugriff auf sensible Daten dabei dezidiert geregelt. Danijela Gisser-Blazevic bestätigt
„Mit Centric Employee File können wir unsere Führungskräfte und Mitarbeitenden bei höchstem Datenschutz in die Personalprozesse einbeziehen.“
Der Rollout in die Gesellschaften funktioniert technisch sehr einfach. Im Vordergrund steht daher eher die organisatorische Verankerung des Tools im Unternehmen über die ausgefeilte Definition der Rollen und Zugriffsrechte. Herausfordernd ist dabei vor allem der hohe Detaillierungsgrad im historisch gewachsenen ÖSW Konzern mit 30 heterogenen Gesellschaften. Der Rollout in die dezentrale Organisation erfolgt daher schrittweise mit jeweils gut durchdachter Weiterentwicklung des Berechtigungskonzepts.
Auch alle sonstigen individuellen Anforderungen des Unternehmens können problemlos in der Standardsoftware abgebildet werden. Für den österreichischen Markt sind nach der Ergänzung von drei Dokumenttypen alle Anforderungen abgedeckt. Einige für den ÖSW Konzern nicht geläufigen Begriffe hat das Projektteam im System umbenannt, und für die Personalverrechner und die Ansicht der Manager werden unterschiedliche Aktenköpfe definiert. Die Gemeinnützigkeit des Unternehmens wirkt sich im Kontext der Digitalen Personalakte nicht aus.
Effiziente Prozesse, zufriedene Mitarbeitende
Centric Employee File hat als SAP-Personalakte die Arbeit in der Personalverrechnung erleichtert und die Effizienz erheblich gesteigert. So haben beispielsweise frustrierende Suchen in Papierakten nun ein Ende, und Dokumente wie ein Arbeitsvertrag oder eine Zusatzvereinbarung sind mit einem Klick zu finden. Die Akzeptanz und Zufriedenheit im HR-Team sind entsprechend groß. Auch die systemgesteuerte Einhaltung von Aufbewahrungsfristen samt Archivierung von Dokumenten gibt ein sicheres Gefühl im Arbeitsalltag.
Nach guten Erfahrungen mit Centric Employee File wird sich Danijela Gisser-Blazevic auch andere Produkte aus der Centric Produktpalette anschauen. Interessant für den ÖSW Konzern sind beispielsweise der Document Builder und die digitale Signatur als Ergänzung zur Digitalen Personalakte.
“Centric Employee File bringt Struktur, Ordnung und Kontrolle in die Personalakte. Das erleichtert unsere tägliche Arbeit immens.”
Die Österreichisches Siedlungswerk Gemeinnützige Wohnungsaktiengesellschaft (ÖSW AG) steht an der Spitze des ÖSW Konzerns. Mit einer Konzernbilanzsumme von über 3 Milliarden Euro ist er einer der größten, unabhängigen, gemeinnützigen Wohnbaugruppen Österreichs. Der ÖSW Konzern verfügt über 30 Beteiligungen und ist in ganz Österreich tätig.
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