Personalverwaltung im Wohlfahrtsverband: Diakonie Stetten nutzt Employee File

Die Personalakten ihrer rund 4.500 Beschäftigten (zuzüglich 1.000 Personen in den Werkstätten für Behinderte) hatte die Diakonie Stetten bereits seit vielen Jahren elektronisch geführt, integriert in SAP. Die bisherige Aktenlösung war allerdings in die Jahre gekommen. Sie stammte von einem Hersteller, der längst nicht mehr existiert, und musste deshalb von eigener Hand aufwändig betrieben und gewartet werden.

Bereit für SAP S/4 HANA: die Digitale Personalakte von Centric

Die demnächst anstehende Migration auf SAP S/4HANA bedeutete endgültig ihr Aus. Die Altlösung hätte man auf dem neuen SAP-System nicht weiter betrieben können, sie war schlicht nicht S/4HANA-ready. Centric Employee File als reine Cloud-Lösung hingegen läuft sowohl in der alten wie in der neuen SAP-Welt. Und anders als mit dem on-premises betriebenen SAP-System, hat die Diakonie mit einer Akte in der Cloud auch mit Wartung und Sicherung nichts mehr zu tun, darum kümmert sich vollständig der Anbieter Centric.

Centric-Vorteil: Ein vielfältiges Portfolio

Auf der Suche nach einer neuen Aktenlösung sah sich das Projektteam alle großen Hersteller an. Centric war allerdings schon bekannt, da die Diakonie bereits erfolgreich mit PLK/PLX und MADAP arbeitet, den Tools zur maschinellen Prüfung von Gehaltsveränderungen, Lohnartendoppelerfassungen und revisionssicheren Erzeugung von Prüfprotokollen. IT-Projektleiter Markus Schmalzried: „„Mit dem Support von Centric für PLK/PLX und MADAP waren wir in den letzten Jahren immer äußerst zufrieden. Ein Grund mehr, auch bei der Aktenlösung auf den Hersteller zu vertrauen.“ Er führt weiter aus:

Ausschlaggebend für die Entscheidung zwischen mehreren Anbietern war das vielseitige Produktportfolio für HR-Dokumentenprozesse der Centric. So entschloss sich die Diakonie im Zuge des Projekts auch zur Einführung von Centric Payslip Box, einer Lösung zur digitalen Bereitstellung von Entgeltabrechnungen für ihre Beschäftigten. Des Weiteren sprachen die relativ niedrigen Kosten für Lizenzen, Einführung und Wartung für Centric.

Brachentypisch: Viele Ehemaligen-Akten

Auch bei einem weiteren Thema konnte Centric überzeugen: Das Vorhalten von Akten ausgeschiedener Beschäftigter ist ebenfalls eine wichtige Aufgabe der Diakonie-Personalabteilung. Von diesen sogenannten Totakten gibt es bei der Diakonie Stetten, wie fast überall in der Sozialbranche, relativ viele, genau gesagt 35.000 Stück. Grund: An den sogenannten Totakten hängt noch eine betriebliche Rente, weswegen dafür relevante Teile der Personalakte aufbewahrt werden müssen. Auch für Aufbewahrung dieser Akten erarbeitete das Projektteam eine fachlich und wirtschaftlich überzeugende Lösung.

Centric Digitale Personalakte mit ausgefeiltem Berechtigungswesen

Seit Anfang 2024 sind die elektronische Personalakte Centric Employee File und Centric Payslip Box für Mitarbeitende seit Oktober 2023 im Einsatz. Viel von der sonstigen Vorarbeit – etwa das Erarbeiten von Struktur und Register – konnte in dem Projekt wegfallen bzw. musste nur überarbeitet werden, da bereits von der vorigen Lösung vorhanden. Die Dokumente der alten Aktenlösung wurden von der Diakonie Stetten in einem Filesystem bereitgestellt und konnten trotz einer Anzahl von 1,8 Mio. Stück problemlos in Employee File wieder eingelagert werden. Dort richtete das Projektteam dann die Struktur der Akte ein, legte fest, wie Entgeltnachweise automatisch abzulegen sind sowie – ganz wichtig – setzte ein Berechtigungswesen auf: Wer darf welche Akten einsehen, bearbeiten und löschen?

Die knapp 250 Führungskräfte der Diakonie Stetten können auf die für sie vorgesehenen Bereiche der elektronischen Personalakte zugreifen, die 45 Beschäftigten der HR-Abteilung haben vollen Zugriff. Das Arbeiten mit digitalen Personalakten hat für sie eine ganze Reihe von Vorteilen, etwa das ausgefeilte Berechtigungskonzept, das für ein Plus an Sicherheit sorgt.

Geschwindigkeitsgewinn um Faktor fünf

Petra Rieger aus der HR-Abteilung ist Key Userin von Centric Employee File. Sie und ihre Kolleginnen und Kollegen haben nun von überall her Zugriff auf die Personalakten, ob Büro, Home-Office oder mobil. Sie sagt: „Das Hochladen von Dokumenten funktioniert mit Centric sehr gut, auch das Entfernen, wenn man mal etwas falsch hochgeladen hat. Außerdem können wir, wenn es neue Dokumente gibt, zusätzliche Ordner selbst anlegen. Man kann also sehr viel selbst steuern. Auch große Dokumentmengen können in einem Rutsch rübergezogen und abgelegt werden – sehr komfortabel und zeitsparend! “

Zu den Vorteilen der Lösung führt sie aus:

Petra Rieger gefällt auch die gute Übersicht: Sind Dokumente noch nicht hochgeladen, können sie einfach identifiziert und nachträglich hochgeladen werden. Dabei hilft ein detailliertes Fehlerprotokoll.

Das Management spürt von diesen Vorteilen im täglichen Betrieb natürlich weniger. Wichtig ist der Diakonie-Leitung vor allem, dass es mit Centric Employee File jetzt eine zukunftssichere Lösung für die Aktenhaltung im Unternehmen gibt. „Und dies ist nun der Fall“, sagt Markus Schmalzried: „Das betrifft sowohl die Lauffähigkeit unter S/4HANA als auch den wieder funktionierenden guten Support durch den Hersteller.“