Revisionssichere People-Prozesse bei der UNIQA Group

Für die Konzerngesellschaften in Österreich erstellt der People-Bereich der UNIQA Group rund 5.500 Entgeltabrechnungen mit SAP HCM. Vor der Einführung der Centric Tools wurden die Abrechnungen manuell im 4-Augen-Prinzip geprüft, ergänzt durch Plausibilitätskontrollen in Stichproben. Zur Dokumentation der Prüfroutinen und Änderungen führten die People-Mitarbeiter:innen in der Zentrale und in den Gesellschaften einzelne Excel-Listen.

Internes Kontrollsystem statt Excel-Listen, eng in SAP HCM integriert

Auftrag der UNIQA Group war die Einführung eines Internen Kontrollsystems, das eine vollständige Prüfung und eine lückenlose, transparente Dokumentation der Prüfprozesse gewährleistet. Die zuständige People-Expertin Barbara Binder hatte mit den Audit & Compliance-Tools von Centric bereits bei ihrem vorigen Arbeitgeber gute Erfahrungen gemacht und nennt als zentrale Pluspunkte:

Wichtig war der Versicherungsgruppe auch die einfache Anpassungsfähigkeit der Centric-Lösungen. Da die UNIQA Group unterschiedliche Unternehmen unter ihrem Dach vereint, sind viele historisch gewachsenen Sonderregelungen, wie beispielsweise individuelle Entgeltansprüche der Gesellschaften, im Kontrollsystem zu berücksichtigen. In die Entgeltabrechnung fließen neben vielfältigen Daten- und Informationsfeldern aus SAP HCM zudem auch Informationen aus SAP SuccessFactors ein, die ebenfalls in die Kontrollen einbezogen werden müssen.

Anpassungsfähigkeit als Vorteil der SAP-Prüftools

Die People-Expert:innen sehen daher einen wesentlichen Vorteil darin, dass sie im Centric-Kontrollsystem selbst individuelle Prüfregeln bis hin zur Stammdatenprüfung in SAP HCM und SAP SuccessFactors definieren können.

Auch durch die Zusammenstellung der Module aus der Reihe der Centric Audit & Compliance Tools hat sich die UNIQA Group ihr individuelles Kontrollsystem gestaltet. Als Kernsystem für die Abrechnungsprüfung in Österreich sind die Tools PLK_AT sowie PLX im Einsatz. Dazu kommen das Master Data Audit Program MADAP für die Stammdatenprüfung, das Revisionstool für den Zahlungsausgang REV sowie LGA für die Bearbeitung und Qualitätssicherung von Lohnarten.

Barbara Binder bestätigt die erhöhte Effizienz und Qualität durch die Automatisierung. Als besonders hilfreich hebt sie das systemgesteuerte 4-Augen-Prüfprinzip bei höheren Zahlungen hervor. Auch die Sachbearbeiter:innen geben positives Feedback, weil sie beim Eingabeschluss ein sicheres Gefühl haben. Sie berichten, dass die maschinelle Prüfung Inkonsistenzen und Risiken aufzeigt, an die man vorher gar nicht gedacht hätte. Mit nur fünfzehn Minuten mehr Kontroll- und Bearbeitungsaufwand pro Woche als zuvor erhalten die People-Mitarbeiter:innen damit heute maximale Sicherheit.

Zuverlässiger Centric-Support

Als nächstes Projektvorhaben nennen die People-Expert:innen den Datenabgleich zwischen SAP HCM und SuccessFactors zur weiteren Harmonisierung der Stammdaten. Das zentrale People-Team ist inzwischen gut in die Software eingearbeitet und kann Anpassungen und Ausbauschritte weitgehend selbstständig durchführen. Bei offenen Fragen hat das People-Team gute Erfahrungen mit dem Centric-Support gemacht und immer schnelle Antwort von kompetenten Ansprechpartner:innen erhalten.