In ihrer Branche zählt die Piller Blowers & Compressors GmbH zu den internationalen Technologieführern: Der Maschinenbauer aus Niedersachsen entwickelt Spitzentechnologie und gibt sich nicht mit halben Lösungen zufrieden – auch nicht, wenn es um die eigene IT-Ausstattung geht. Deshalb optimiert Piller SAP SUccessFactors mit Centric Employee File for SAP solutions.
Im Jahr 2015 traf das Unternehmen eine weitreichende Entscheidung: Die Softwarelandschaft sollte komplett neu ausgerichtet werden. Lösungen auf der Höhe der Zeit sollten her, eng verzahnt, in der Tiefe integriert, skalierbar und fit für alles, was die Zukunft an technologischen Szenarien bereithielt. Mit den SAP-Anwendungen S/4 HANA, C/4 HANA, GTS, Analytics Cloud, IDM, HCM und SuccessFactors fiel die Wahl auf ein Gesamtpaket aus ERP, CRM, Außenhandelsmanagement, Echtzeitanalyse, Identity Management, Human Capital Management und Human Resources, welche bis heute produktiv ging.
Das einzige Problem: Im Gegensatz zum bisherigen Personalverwaltungssystem fehlte eine digitale Personalakte. Thomas Henzler, Chief Information Officer der Piller Blowers & Compressors GmbH: „Wir wollten in jedem Fall eine digitale Personalakte einsetzen, die möglichst gut in SAP SuccessFactors integriert ist. Im Idealfall sollten die Anwender gar nicht merken, dass es sich um eine Lösung handelt, die nicht von SAP selbst stammt. Und drittens wünschten wir uns eine möglichst intuitive Bedienung“ – Produkteigenschaften, die Centric Employee File for SAP solutions perfekt in sich vereint.
Piller Blowers & Compressors wurde 1909 gegründet und steht bis heute für Spitzenprodukte und Innovationsgeist. In nahezu jedes Land hat das mittelständische Unternehmen seine Produkte bereits geliefert. Seine Abnehmer findet der „Hidden Champion“ in vielen Branchen – so etwa in der petrochemischen und chemischen Industrie, in der Energie- und Wasserversorgung, im Industrieofen- und Anlagenbau. 85 Prozent seiner Produkte gehen ins Ausland. Piller Blowers & Compressors beschäftigt rund 400 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der deutschen Zentrale sowie den Tochtergesellschaften in den USA, Singapur und China.
Go-live binnen weniger Wochen
Zwischen der Entscheidung für die Aktenlösung Anfang 2018 und dem Go-live im Frühjahr lagen nur wenige Wochen. Das Team von Centric kümmerte sich um die komplette Provisionierung, Piller Blowers & Compressors musste keine zusätzlichen Verträge mit SAP abschließen, um die SAP Cloud Plattform zu nutzen. Das Unternehmen definierte lediglich die Aktenstruktur, die Berechtigungen und die Benutzerrollen. Testweise wurden einige Akten angelegt und Funktionen, wie Löschfristen und Dokumentenablage, durchgespielt – mehr Aufwand musste nicht betrieben werden: Das System brachte bereits als Standardlösung „out of the box“ alle Funktionalitäten mit, die Piller Blowers & Compressors benötigte.
Im Einsatz überzeugte die Lösung vom ersten Moment an. Zum einen, weil man gar nicht merkt, dass man sich gerade außerhalb der SAP-Lösung bewegt. Denn Centric Employee File for SAP solutions verwendet das gewohnte Design von SAP FIORI und bietet den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in der Personalabteilung aus SAP SuccessFactors heraus einen direkten Zugri auf Arbeitsverträge, Zeugnisse und Personalstammdaten. Ein Sicherheitskonzept auf Basis des SAP-Berechtigungsmanagements sorgt zudem dafür, dass nur solche User sensible Personaldaten einsehen dürfen, die wirklich dazu befugt sind. Auch in Sachen Datenschutz und Fristenmanagement – Stichwort: Datenschutzgrundverordnung – greifen die bewährten SAP-Verfahren.
“Die digitale Personalakte von Centric hält im Betrieb, was sie verspricht. Der Nutzer muss nicht zwischen verschiedenen Systemen und Oberflächen hin- und herspringen, sondern hat immer das Gefühl, sich in SAP SuccessFactors zu bewegen.”
Thomas HenzlerChief Information Officer der Piller Blowers & Compressors GmbH
Sechs Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen arbeiten mit der Lösung und verwalten die Personalakten von rund 400 Angestellten. Sie übernahmen die Digitalisierung des aktuellen Aktenbestands, während das Scannen von Altakten, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen war, an einen externen Dienstleister übergeben wurde.
Neues System ist 30 bis 40 Prozent schneller unterwegs
Beim hausinternen Scannen der Akten fiel sofort auf: Mit Centric Employee File for SAP solutions läuft die Digitalisierung deutlich schneller ab als mit der zuvor eingesetzten Lösung, für die noch ein Spezialscanner erforderlich war. Thomas Henzler schätzt, dass das neue System 30 bis 40 Prozent flotter unterwegs ist, was eine erhebliche zeitliche Entlastung darstellt. In der täglichen Arbeit stehen die Weichen ebenfalls auf mehr Effizienz: Insbesondere aufgrund der nahtlosen Integration in SAP SuccessFactors, weil keine Absprünge zu anderen Systemen oder Anwendungen mehr notwendig sind, um in eine Akte zu schauen.
„Wir sind sehr zufrieden mit der Lösung und freuen uns, mit Centric einen Partner zu haben, der nicht nur das Know-how im klassischen ECM-Umfeld mitbringt, sondern ein ausgewiesener SAP-Spezialist ist“, so Thomas Henzler.
Datenmodell wächst mit dem tatsächlichen Bedarf
Dank der Nutzung der SAP Cloud Platform sind die Aktenstrukturen flexibel skalierbar. Die IT-Abteilung von Piller Blowers muss sich keine Gedanken mehr über eigene Serverressourcen und Infrastrukturen machen: Alles läuft auf der SAP Cloud Platform und das Datenmodell wächst mit dem tatsächlichen Bedarf. Das Interesse vieler SAP-Kunden an voll integrierten Cloud-Produkten für SAPAnwendungen ist groß. Lösungen, wie die digitale Personalakte von Centric, die auf der SAP Cloud Platform basieren, bringen daher einen besonderen Mehrwert für Unternehmen wie die Piller Blowers & Compressors GmbH.
„Die Aktenverwaltung selbst geht leicht von der Hand, der Schulungsaufwand war nicht der Rede wert. Wir haben den Kolleginnen und Kollegen zwei oder drei Mal gezeigt, wie alles funktioniert, dann haben sie eigenständig mit dem Scannen der aktuellen Personalakten losgelegt“, so Thomas Henzler.
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