SAP SuccessFactors Know-how als Booster für Centric Employee File: CH Media

Mit einer elektronischen Personalakte arbeitete CH Media bereits seit längerem, sie war Teil der bisherigen Personaladministrationssoftware eines Drittherstellers. Die Lohnzahlung hingegen verarbeitete das Unternehmen mit SAP HCM. SAPs Cloud-Strategie und die Tatsache, dass es Redundanzen zwischen beiden Systemen gab, führten zu der Entscheidung, künftig auf SAP SuccessFactors zu setzen. Als Module im Einsatz sind SAP SuccessFactors Employee Central (EC), SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP), SAP SuccessFactors Onboarding und SAP SuccessFactors EC Time Tracking.

Für die Personalabteilung war es der erstmalige Umgang mit SAP, denn das Payroll-Team mit SAP HCM ist bei CH Media im Finanzwesen angesiedelt. Nun arbeiten beide Teams mit dem gleichen System.

Das Projekt startete im August 2023; im Juni 2024 gingen SAP SuccessFactors und Centric Employee File parallel in den Livebetrieb. Aus der bisherigen Personal- aktenlösung übernahm Centric die Datenstruktur und migrierte die bisherigen Dossiers. Die Akteneinführung wäre sogar früher möglich gewesen, doch Centric orientierte sich am Zeitplan der SAP SuccessFactors-Implementierung.

Volltextsuche und Vorlagenverwaltung sprachen für Centric Employee File

Barbara Müller, Projektmitarbeiterin und jetzt Senior HR Systems Manager bei CH Media: „Der Anbieter hat hier eine überzeugende Koordinierungsarbeit gemeinsam mit dem Projektteam und SuccessFactors-Implementierungspartner geleistet. Dieser hatte uns bei der Auswahl einer mit SuccessFactors korrespondierenden Aktenlösung zunächst verschiedene Anbieter vorgeschlagen. Bei Centric Employee File fanden wir die Textsuche besonders spannend. Man kann nach einem Wort in allen Dokumenten recherchieren, auch aktenübergreifend. Am Document Builder haben uns die Pflege und Verwaltung der Vorlagen gut gefallen, die im Vergleich mit anderen Produkten sehr einfach im Handling sind.“

Referenzkunden bezeugen reibungslose Zusammenarbeit mit Centric

Besonders aufschlussreich für das Projektteam um Barbara Müller waren die Auskünfte von Referenzkunden. Dort wurde die Zusammenarbeit mit Centric durchweg als unkompliziert beschrieben. „Die Mitglieder des Centric-Projektteams standen wie vereinbart zur Verfügung“, berichtet Sandra Wittmer, die das Vorhaben als selbständige HR-Beraterin und Projektleiterin HR begleitete.

Barbara Müller ergänzt: „Durch eigenes SuccessFactors-Know-how konnte Centric nicht nur viele Weichen gleich richtig stellen, sondern auch genau zeigen, wie wir die Daten aus den SuccessFactors- Modulen in der Personalakte am besten nutzen können.“

Neue Dokumente erzeugt die HR-Abteilung mit dem Centric Document Builder, die fertigen Dokumente können dann direkt in der Personalakte abgelegt werden. Oder aber beim Onboarding lädt jemand ein Schriftstück hoch.

Automatische Synchronisierung zwischen SAP SuccessFactors und Personalakte Centric Employee File

Die Dokumente werden grundsätzlich nur in SAP SuccessFactors gespeichert; da sie aber in der Akte benötigt werden, hat Centric eine Synchronisation geschaffen, wodurch sie sich die Akte aus SAP SuccessFactors abholt.

Um den Dokumentengenerator gleich richtig auf Herz und Nieren zu prüfen, wählte das Projektteam bei CH Media einige besonders schwierige Vorlagen aus. Darunter Weiterbildungsanträge inklusive der Rückerstattung von Kosten. Oder Arbeitsverträge: mit jeweils anderen Textbausteinen, abhängig von der Kaderstufe. Auf ihnen müssen zudem Logos der verschiedenen Brands des Medienhauses eingebunden werden und es gehören die entsprechenden Auflistungen oder Attachments hinein, wenn ein bestimmter Satz enthalten ist.

30 Dokumentvorlagen wurden bereits erstellt

Je mehr Textbausteine und Kombinationen, desto komplexer die Vorlage. Bei den ersten solcher Dokumentmuster stand Centric noch unterstützend zur Seite, schnell aber lernten die HR-Services-Kolleginnen und -Kollegen, sie selbst zu generieren. Mittlerweile gibt es 30 Vorlagen, Deutsch und Französisch. Bei der Erstellung eines neuen Dokuments werden die aktuellen Stammdaten direkt aus SAP HCM oder SAP SuccessFactors übernommen und die fertigen Dokumente in den Personalakten abgelegt.

Auf der Akte basierende Workflows wurden beispielsweise für die Rückerstattung von Weiterbildungskosten eingerichtet. „Eine Kollegin aus dem Fachteam war erstaunt, wie einfach und schnell das funktioniert“, so Sandra Wittmer. Die betreffende Person öffnet die Kachel, lädt das Dokument hoch und mit einem weiteren Klick ist die Sache für sie erledigt. Für den Enduser ist vorgegeben, was er ausfüllen muss. Früher musste er das Antragsdokument einscannen, per E-Mail verschicken und dafür erst die richtige Adressatin herausfinden. Vom neuen Antragsprozess profitieren insbesondere die Enduser, aber auch die HR- Mitarbeitenden. Barbara Müller: „Diese müssen nichts mehr weiterleiten, Daten per Hand übertragen etc. Der Zeitgewinn für sie, allein was diesen Vorgang angeht, beträgt zwischen 30 und 50 Prozent – ein Sprung in Sachen Effizienz.“

Weitere Zeitersparnis resultiert aus der automatisierten Ablage von Dokumenten in der Personalakte, nachdem ein Vorgang die verschiedenen Stationen im Workflow durchlaufen hat und dabei jeweils per DocuSign unterzeichnet wurde. Die elektronische Unterschrift mit DocuSign setzt CH Media für verschiedenste HR-Prozesse ein, zum Beispiel den Abschluss eines Arbeitsvertrages – der in der Schweiz in der Regel schriftlich abgeschlossen wird.

Automatisierte Workflows, leichtere Dokumenterstellung, transparente Ablage und Absprung nach Payroll – bei CH Media hat sich die Kombination aus SAP SuccessFactors und den Produkten von Centric vom ersten Tag an bewährt.