Sortimo optimiert mit Centric Effizienz und Kosten

Der HR-Bereich von Sortimo arbeitet schon seit Jahren mit einer digitalen Aktenlösung. Das nicht mehr zeitgemäße System war jedoch umständlich in der Handhabung und teuer im Betrieb und sollte daher durch eine moderne Technologie ersetzt werden.

Zentrale Anforderung an die neue Lösung war, dass sie eng in SAP SuccessFactors integriert ist und sich einfach vom HR-Bereich steuern lässt. Durch die interne Administration wollten die HR-Experten den Zeit- und Kostenaufwand reduzieren, den das unflexible Altsystem mit regelmäßig notwendigen Anpassungen durch den Softwarehersteller verursachte.

Zentrale Anforderung an die neue Lösung war, dass sie eng in SAP SuccessFactors integriert ist und sich einfach vom HR-Bereich steuern lässt. Durch die interne Administration wollten die HR-Experten den Zeit- und Kostenaufwand reduzieren, den das unflexible Altsystem mit regelmäßig notwendigen Anpassungen durch den Softwarehersteller verursachte.

Centric-Lösungen: Schneller ROI im Business Case

Mit diesen Anforderungen stießen die Projektverantwortlichen schnell auf Centric Employee File – laut des Personalleiters Wolfgang Holzmüller die am besten in SuccessFactors integrierte Lösung am Markt. Im Zusammenspiel mit Centric Payslip Box, die den Mitarbeitenden einen einfachen und sicheren Zugriff z.B. auf ihre Gehaltsabrechnungen ermöglicht, entsprach die Lösung genau den Vorstellungen des HR-Teams. Ausschlaggebend war dabei auch der Business Case mit schnellem ROI für Sortimo. Wolfgang Holzmüller hält fest: „ Mit Centric erhalten wir eine moderne und komfortable Lösung, die sich bei uns samt Projektaufwand schon nach zwei Jahren amortisiert ."

Reduzierte Betriebskosten dank Payslip Box

Im Business Case wurden deutlich niedrigere laufende Kosten als beim Altsystem ermittelt. Die reduzierte Abhängigkeit von externen Beratern und vom Dienstleister hinsichtlich der Administration und Anpassung trägt dabei erheblich zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung bei.

Handfeste Vorteile bringt auch die lange Verfügbarkeit von Dokumenten für die Mitarbeitenden. Da die Aufbewahrung von Gehaltsabrechnungen oder Jahressteuerbescheinigungen in Payslip Box von 12 auf 36 Monate verlängert wurde, rechnet der HR-Bereich mit einem deutlich geringeren Anfragevolumen für ältere Dokumente.

300.000 HR-Dokumente erfolgreich migriert

Eine zentrale Aufgabe beim Systemwechsel war die Migration des Dokumentenbestands. Der HR-Bereich führt Personalakten für rund 1.100 aktive Mitarbeitende. Insgesamt wurden über 300.000 digitale Dokumente erfolgreich aus der vorigen Cloud-Lösung zunächst auf einen internen Server bei Sortimo und von dort ins Centric-System transferiert. Der Aktenbestand wurde weitgehend gleichbleibend übernommen, nachdem das HR-Team die Aktenstruktur modernisiert und Löschfristen abgeglichen hatte.

Einfacher Roll-out, schnelle Anbindung

Sortimo setzt die Module Centric Employee File und Payslip Box als durchgängige Lösung ein. Die Implementierung verlief dank der engen Anbindung an Employee Central in SuccessFactors schnell und einfach. Wesentliche Informationen, wie die Berechtigungen der Mitarbeitenden, werden automatisch aus dem SAP-System übernommen und können in Centric sofort genutzt werden. Der Personalleiter Wolfgang Holzmüller hebt die verbindliche und freundliche Zusammenarbeit im Projekt mit Centric hervor:

„Das Projektmanagement der engagierten Centric-Berater ist hervorragend.“

Auch das unternehmensweite Rollout von Payslip Box mit der ersten Verteilung der Gehaltsabrechnungen hat bestens funktioniert. Auf einen Testlauf hatte das Projektteam aus Termingründen verzichtet und die Gehaltsabrechnungen direkt live geschaltet. Über eine interne Schulung der Führungskräfte und einen Newsletter waren alle Mitarbeitenden vorbereitet. Zur Inbetriebnahme mussten sie sich lediglich mit ihrem Geburtsdatum und ihrer Steuernummer im neuen System anmelden und konnten dann direkt auf ihre Dokumente zugreifen.

Erleichterungen im Arbeitsalltag

Mit der Digitalen Personalakte arbeiten die rund zehn HR-Experten von Sortimo sowie 50 Führungskräfte. Die Führungskräfte sehen dabei ausschließlich die Dokumente aus ihrem eigenen Bereich. Durch die gestaffelten Zugriffsrechte kann der HR-Bereich die DSGVO sicher einhalten und dem Management datenschutzkonforme Einblicke in die Personalakten gewähren. Das sorgt für effiziente, sichere Arbeitsprozesse und erheblich weniger Anfragen an HR.

Das HR-Team nennt weitere Vorteile im Arbeitsalltag: „Die Einbettung in SuccessFactors ist sehr praktisch. Man hat nur einen Zugangskanal, und die Oberfläche ist einfach bedienbar.“ Auch das verbesserte Reporting mit guter Visualisierung in Diagrammen findet das HR-Team hilfreich.

Interne Administration spart Zeit und Geld

Die Erwartungen an die interne Steuerung des Systemlösung haben sich ebenfalls erfüllt. Durch die stärkere Unabhängigkeit von externen Beratern spart die HR-Abteilung, die nun beispielsweise die Aktenstruktur und Rechteregelung jederzeit selbst anpassen kann, Zeit und Kosten ein. Der einfache und sichere Zugriff auf Dokumente gibt auch den Mitarbeitenden und Führungskräften mehr Freiraum für Self-Service, so dass sich der HR-Bereich auf seine Kernprozesse konzentrieren kann.