Swiss P Defence AG realisiert End-to-End-Prozesse im Personalwesen mit Centric

SwissP Defence AG ist die Nachfolgeorganisation der RUAG Ammotec AG, einer Division des Schweizer Technologiekonzerns RUAG Ammotec, der 2022 von der italienischen Beretta Holding übernommen wurde. Bis dahin nutzte das Unternehmen die ganze Bandbreite der IT-Systeme der RUAG Holding. Nach dem Verkauf war eine Neuorientierung notwendig. SwissP Defence musste eigene Systeme anschaffen, darunter auch eine elektronische Personalakte.

Aufgrund der sehr guten Erfahrungen der ehemaligen deutschen Schwestergesellschaft RUAG Ammotec GmbH, die heute unter RWS GmbH firmiert, und eigener Marktforschungen entschied sich SwissP Defence für Centric Employee File.

Was die SAP-Landschaft angeht, arbeitet die Personalabteilung des Waffenproduzenten derzeit noch hybrid, teils mit dem alten SAP HCM (Payroll und Zeitmanagement), teils mit SAP SuccessFactors. Für die Personalakte von Centric spielt dies keine Rolle, sie ist in beiden Welten zu Hause.

Das Subkriptionsmodell ist perfekt für KMU

Schon der erste betriebswirtschaftliche Eindruck von Centric Employee File überzeugte: Sie bot ein wesentlich besseres Preis-Leistungs-Verhältnis als das bisherige System und vor allem das Subskriptionsmodell, bei dem die Ausgaben monatlich anfallen und keine großen Startinvestition getätigt werden müssen, erschien dem Unternehmen als sehr KMU-gerecht. Konkret bedeutet dies für den Chief HR Officer der SwissP Defence AG: „Die Lösung ist einfach und verständlich und wir müssen nicht mehrere 1000 Franken jährlich dafür ausgeben.“ Bei der RWS GmbH holte sich das Team wertvolle Hinweise zu Implementierung und Einsatz der Personalakte, die damit sehr schnell in den Live-Betrieb übergehen konnte.

Die Registerstruktur der alten Akte haben Centric und die IT-Abteilung von SwissP Defence im Zuge der Einführung 1:1 in die neue Personalakte übernommen. „Der Implementierungsprozess zeichnete sich durch eine sehr gute Zusammenarbeit mit Centric aus, die Datenübernahme funktioniert reibungslos“, berichtet der Chief HR Officer.

Die sieben Beschäftigten in der Personalabteilung arbeiten in verschiedenen Gebäuden, viele auch im Home-Office. Da ist es ein großer Vorteil der elektronischen Personalakte, dass Dokumente von überall her zugänglich sind. Die HR-Kräfte erleben das neue System als einfach und intuitiv anwendbar; langwierige Schulungen waren nicht notwendig.

Klarer Geschwindigkeitsvorteil der Digitalen Personalakte in SAP

ESS- und MSS-Szenarien sind zunächst nicht vorgesehen, bislang ist der Zugriff nur den HR-Kräften möglich. Generell ist der Geschwindigkeitseffekt spürbar: Schnell mal ein Personaldokument einsehen, ob vom eigenen Schreibtisch aus, im Home-Office oder im Meeting – kein Problem.

Nach wie vor ist das Unternehmen papierlastig im Personalbereich und viele ausgehende Dokumente werden noch ausgedruckt, insbesondere, wenn Unterschriften zu leisten sind. „Hierfür ist ein End-to-End-System wie Centric Employee File so hilfreich, das macht es insbesondere für KMU so interessant“, sagt der Chief HR Officer. Denn damit können gedruckte Dokumente gesteuert über einen Barcode automatisch in das entsprechende Personaldossier bzw. -register eingestellt werden. „Das nimmt uns unnötige Schritte ab – ein Digitalisierungseffekt, der unsere Personalprozesse ungemein vereinfacht.“

HR-Digitalisierung im Mittelstand vereinfacht Personalprozesse

Wie für Unternehmen anderer Branchen auch gelten für SwissP Defence die gängigen Datenschutzrichtlinien, was die Sicherheit und Unversehrtheit personenbezogener Daten angeht. Besondere Eigenschaften muss eine Personalaktenlösung für den Rüstungsbereich nach Einschätzung des Chief HR Officers daher nicht mitbringen.

HR-Workflows von Centric hat das Unternehmen noch nicht im Einsatz. Das Potenzial dafür allerdings ist groß, davon ist der Chief HR Officer fest überzeugt. Bis die elektronische Unterschrift in der Schweiz jedoch vollends anerkannt wird, muss er hier noch etwas auf der Bremse stehen. Er ist darüber bereits intensiv im Austausch mit der Rechtsabteilung. Weniger hinderlich immerhin als in verteilten Organisationen ist das Problem der physischen Unterschrift, weil alle Beschäftigten an einem Standort sitzen. Und Papierdokumente lassen sich schließlich, siehe oben, dank Barcode äußerst schnell wieder digitalisieren und der Akte zuführen.

Document Builder generiert automatisiert alle gängigen Schriftstücke

Auch Centric Document Builder hat Swiss P eingeführt und bereits damit angefangen, Dokumententypen einzurichten. Dank seiner tiefen SAP-Integration unterstützt dieses Werkzeug zur prozess-gestützten Dokumentenerstellung Automatisierungen und Workflows. Textbausteine und die Integration von Stammdaten aus SAP HCM und SAP SuccessFactors erleichtern die Arbeit, während man weiterhin wie gewohnt in Microsoft Word arbeitet.

Vorteil des Tools für den Chief HR Officer: „Wir können dort auf Basis der Personaldaten aus SuccessFactors automatisiert alle gängigen Schriftstücke generieren. Das läuft gut, wir haben alle standardisierten Dokumente darin abgebildet. Nach Schulungen durch Centric können wir auch eigene Dokumente hineinladen und mit Leben befüllen.“ Ab dem Eintrittsprozess wird so inzwischen der gesamte Lebenszyklus eines Mitarbeiters vom Start an einer neuen Stelle über Schritt wie die berufliche Weiterbildung im Zuge der Karriere bis hin bis zum Ausscheiden über vorgefertigte Dokumente abgewickelt – im Zusammenspiel mit der elektronischen Personalakte ist das ein Vorzeige-Set-up für die moderne HR-Arbeit eines innovativen Schweizer Mittelständlers.