ZOLLERN optimiert die Führung der digitalen Personalakten in SAP

Der HR-Bereich der ZOLLERN-Unternehmensgruppe im Headquarter in Sigmaringendorf arbeitet mit SAP HCM und will seine Personalprozesse weiter digitalisieren. Ein wichtiger Ansatzpunkt sind dabei die umfangreichen Personalakten. ZOLLERN hat viele langjährige Beschäftigte, die bis zu 40 Jahre zur Belegschaft gehören. Die Papierakten waren entsprechend angewachsen und brauchten viel Platz, und die Ablage und Suche einzelner Papierdokumente in den Akten war zeitaufwändig und mühsam.

Doppelte Ablage vermeiden

Besonders hinderlich war die doppelte Aktenführung in der Personalabteilung. Die Original-Akten standen im Büro der Personalreferenten, während das separate Team, das die Entgeltabrechnung erstellt, Kopien der benötigten Dokumente bei sich ablegte. Diese doppelte Aktenablage sollte mit einer digitalen Aktenlösung vermieden werden. Auch der beschränkte Zugriff auf Papierakten war für die Personalabteilung ein wichtiges Argument. Die Digitalisierung sollte die ortsunabhängige Arbeit, z.B. auch aus dem Homeoffice, besser unterstützen.

Digitale Personalakte in SAP: Vielseitige Tools von Centric

Die Initiative zur Einführung der Digitalen Personalakte kam vom Bereich Entgeltabrechnung. Das Team hat sich mehrere Produkte angeschaut und fand besonders interessant, dass Centric in seiner breiten Produktpalette auch Audit & Compliance-Tools zum Aufbau eines SAP-internen Kontrollsystems (IKS) für die Entgeltabrechnung führt. Die Leiterin Entgeltabrechnung Marion Seitz erklärt:

Die digitale Aktenlösung Centric Employee File wurde unter Federführung des Bereichs Entgeltabrechnung implementiert und bereits erfolgreich in Betrieb genommen. Ergänzend dazu führt das Referat der Personalbereichs Centric Document Builder zur automatisierten Dokumentenerstellung ein. In späteren Projektschritten ist die Einführung eines IKS von Centric zur Prüfung der Entgeltabrechnung angedacht.

Stammdaten einfach nutzen dank nahtloser SAP-Integration

Die Centric-Tools überzeugten das HR-Team auch durch ihre tiefe Integration in SAP. So nutzt Centric Employee File die Stammdaten aus dem SAP HCM-System von ZOLLERN und fügt sich in das bestehende Rollen- und Berechtigungskonzept ein. Mit ihrer intuitiv bedienbaren SAP FIORI-Oberfläche erfordert die Digitale Personalakte außerdem kaum Schulungsaufwand für die Nutzer. Entgeltabrechnerin Vanessa Auer, die täglich mit der Digitalen Personalakte arbeitet, bestätigt:

Einfache Implementierung der Digitalen Personalakte

Die Implementierung der Digitalen Akte und der Rollout gingen schnell vonstatten, da die Cloud-Lösung keine lokale Installation erfordert und mit einfachem Customizing an die unternehmensspezifischen Anforderungen angepasst werden kann. Bei der Einführung wurde das HR-Team durch ein Partnerunternehmen von Centric unterstützt.

Mehr Zeitaufwand erforderte dagegen die Digitalisierung der Papierakten. ZOLLERN hat 1.400 Akten zum Scannen an einen externen Dienstleister gegeben. Die Projektleiterinnen von Zollern geben die Empfehlung weiter, die Akten vor dem externen Scannen zu überprüfen und zu bereinigen. Auf dieser Basis ließe sich das Digitalisierungsprojekt mit allen Anforderungen an den Scan-Dienstleister besser eingrenzen.

Online-Zugriff für alle HR-Mitarbeiter

Nach dem Import der digitalen Dokumente in die Centric-Lösung war das wichtigste Ziel der Implementierung schnell erreicht: „Das Kopieren der Papierunterlagen und die doppelte Ablage gehören durch die Einführung der Centric Employee File der Vergangenheit an“, sagt die Leiterin Entgeltabrechnung Marion Seitz. Die verschiedenen Bereiche der Personalabteilung nutzen die digitalen Akten nun gemeinsam. Derzeit arbeiten 13 HR-Experten im Headquarter mit der Lösung. Der jederzeit und überall mögliche Online-Zugriff bedeutet dabei eine erhebliche Arbeitserleichterung für die HR-Teams. Die Frage, wo sich eine Akte gerade befindet, das Warten auf die Weiterleitung und das Suchen von Unterlagen haben ebenfalls ein Ende. Auch dass Stammdaten bei der Erstellung neuer Dokumente in der Aktenlösung direkt von SAP HCM übernommen werden, macht die tägliche Arbeit effizienter und sicherer.

Ein Plus an Compliance und Datenschutz durch standardisierte Aktenführung

In der ersten Zeit der Nutzung zeigte sich, dass einzelne Akten noch nachbearbeitet und z.T. bereinigt werden mussten. Heute profitiert ZOLLERN von der konsequenten Standardisierung der Struktur und Inhalte der Personalakten. Durch die einheitliche Aktenpflege befinden sich inzwischen beispielsweise keine E-Mails, die mehrere Personen betreffen, oder handschriftlichen Notizen mehr in den Personaldokumenten. Vanessa Auer hält fest: „Wir können immer sicher sein, dass die Aktenführung auch den hohen Anforderungen an Compliance und Datenschutz im Personalbereich entspricht.“