Gemeente Goirle over op Centric Leefomgeving

Uit de aanbesteding die werd gedaan door Equalit, het IT-samenwerkingsverband van 11 Brabantse gemeenten en 1 ketenpartner, kwam Centric Leefomgeving als beste uit de bus, vertelt Ronald van Andel, informatiemanager gemeente Goirle: “De applicatie scoorde hoog op diverse criteria, zoals de koppelingen en de architectuur. Wat er voor ons uitsprong was de gebruiksvriendelijkheid en de intuïtiviteit van de schermen. Je gaat er heel gemakkelijk doorheen. En het viel in de smaak dat de applicatie helemaal nieuw is opgebouwd, het is geen nieuw schilletje rondom oude software.”

Uiteindelijk zullen alle 11 Equalitgemeenten de gehele applicatie gebruiken, het tempo is per gemeente verschillend. Zo gebruiken sommige gemeenten eerst een deel ervan, bijvoorbeeld voor toezicht. En gaan andere gemeenten het pas gebruiken als de Omgevingswet is ingevoerd. De gemeente Goirle stapte als eerste volledig over op Centric Leefomgeving. “We hebben alvast een generiek proces gemaakt, waar de functioneel beheerders van de andere gemeenten straks zelf de elementen uit kunnen halen die ze nodig hebben. Het is makkelijker om dingen te schrappen dan wanneer je alles zelf moet opbouwen,” vertelt Peggy van Zuijlen, functioneel beheerder in de gemeente Goirle. De GHO-gemeenten, zoals Goirle, Hilvarenbeek en Oisterwijk voor het gemak worden genoemd, doen gezamenlijk het functioneel beheer voor Centric Leefomgeving. Goirle gebruikt als eerste gemeente de gehele applicatie. Ze is voor de overige Equalitgemeenten wat het gebruik van Centric Leefomgeving betreft “proefkonijn, vraagbaak en uithangbord”, zegt ze.

Voorbereiding Omgevingswet

Hoe ver zijn de gemeenten met de voorbereidingen op de Omgevingswet? Adriaan van Bragt is binnen de gemeente Goirle interne projectleider voor het fysiek domein en hij is programmamanager invoering Omgevingswet. De gemeente ligt goed op schema, vertelt Van Bragt: “We hebben de Omgevingsvisie gereed, onze stip op de horizon tot 2030. We passen nu alle processen en de verordeningen aan. De invoering van de wet is uitgesteld, maar wij houden de oude deadline van juli 2022 aan. Iedereen is ermee bezig, het zou jammer zijn om het tempo eruit te halen. Als we vroeg klaar zijn is dat alleen maar gunstig, want dan hebben we meer tijd om te oefenen.” De gemeente werkt in Centric Leefomgeving met de Wabo-processen, vertelt hij: “Het was al ingewikkeld genoeg om die over te nemen en we werken sowieso nog een tijd met de Wabo. We zijn wel bezig om de nieuwe processen voor de Omgevingswet te maken.” Van Zuijlen: “Waar we quick wins konden behalen, hebben we dat wel gedaan. Bijvoorbeeld voor het uitzetten van adviezen: dat ging via de mail en gaat nu via de nieuwe applicatie. De samenwerkingsfunctionaliteit gebruiken we nog niet, dat is straks een kleine omzetting.”

In één keer over

Waarom kozen de gemeenten voor een ‘big bang’-overgang naar Centric Leefomgeving? “We wilden niet twee systemen naast elkaar in de lucht houden, vooral vanwege de kosten,” zegt Van Andel. Het had ook te maken met het oude systeem dat ze gebruikten, zegt Van Zuijlen (Squit van leverancier Roxit). “Een migratie was alleen mogelijk door via Excel alles in één keer over te zetten. Dat hebben we voor de lopende zaken gedaan.” Alle afgesloten zaken zitten in het archief en nog in het oude systeem, waarvoor de gemeente een raadpleeglicentie heeft afgesloten. Van Andel: “Het oude systeem heeft geen zaakkoppeling, waardoor het niet archiefwaardig is. We zoeken nu met de afdeling DIV naar een geschikte archiveringsoplossing.” Dat gaat dan om een digitale archiveringsoplossing, want alle oude zaken zijn bij de gemeente op papier gearchiveerd. “We zijn een van de weinige gemeenten die nog een groot, gedeeltelijk papieren archief heeft op het gebied van zaken,” zegt Van Bragt.

Wel even wennen

Centric Leefomgeving werd in november 2021 door Goirle in gebruik genomen. De eerste dagen waren de ervaringen wisselend, zegt Van Zuijlen: “Iedereen was goed voorbereid, mensen hebben meegebouwd aan hun eigen processen in het systeem. Maar toch is het wennen, zo’n nieuwe applicatie. Sommige mensen, vooral de oude garde, miste de functionaliteiten waarmee ze gewend waren te werken.” Sommige van deze functionaliteiten worden nog gebouwd in Centric Leefomgeving, de projectleider van Centric overlegt daarover met de Equalitgemeenten.

De vele koppelingen van Centric Leefomgeving naar andere systemen, zoals het financiële systeem, de BRP en het OLO, werken goed, vertellen ze. “Alles dat stond ingepland is goed gegaan,” zegt Van Zuijlen. Waar ze nog niet helemaal tevreden over zijn, is de snelheid van de verbinding met de applicatie. Van Zuijlen: “Er zit soms vertraging in. Het gaat nu beter, alleen het openen van documenten is soms nog traag.” Van Andel wijt het aan kinderziekten: “Het is ook wel een beetje het gevolg van onze keuze om als eerste gemeente live te gaan. Of daar wat tegenover staat? Nou, we spraken een prima prijs af, maar een taart heb ik nog niet gezien!”

Kennis delen

De gemeente Goirle is goed op weg om zich voor te bereiden op de Omgevingswet, met de ondersteuning vanuit Centric Leefomgeving. Welk advies hebben zij voor andere gemeenten, die nog niet zo ver zijn? “Werk samen met andere gemeenten,” noemen ze alle drie. Van Andel: “Dat kost tijd, mijn les uit een aantal jaren samenwerking binnen Equalit is dat je van tevoren goede afspraken moet maken en je governance goed moet inrichten. Daarna is het een kwestie van doen en gaandeweg uitvinden hoe je goed samenwerkt.” Een groot voordeel van samenwerken is dat je op elkaar kunt terugvallen, vult Van Zuijlen aan: “Ik heb met de overgang naar Centric Leefomgeving een netwerk opgebouwd met de functioneel beheerders in de andere 11 gemeenten en dat is heel fijn.” Van Bragt: “Door met 11 gemeenten samen te werken, kun je kennis delen, werk verdelen en op elkaar terugvallen.”

Waardevol vragenuurtje

Een praktische les die Van Zuijlen met andere gemeenten wil delen over de implementatie van het nieuwe systeem: “Test grondig. We hadden er niet altijd de tijd voor, de afdeling loopt over van het werk, maar toch is het belangrijk. Al voeg je maar een legesregel toe: test het. We hadden daarmee heel wat irritatiemomentjes bij collega’s kunnen voorkomen.” Tot slot noemt ze het wekelijkse vragenuurtje dat Centric organiseert voor functioneel beheerders: “Dat vond ik heel waardevol, dat ene moment per week waar je al je vragen kwijt kunt. Ik heb er veel van geleerd en bovendien leer je er als gemeenten ook van elkaar. Er wordt nadien vaak onderling contact gezocht over bepaalde vraagstukken. Ik raad iedereen aan om bij dat vragenuurtje aan te sluiten.”