Inzicht in data voor de Academie voor Ambulancezorg

Elk jaar volgen in totaal 280 ambulanceverpleegkundigen en ambulancechauffeurs een opleiding bij de stichting Academie voor Ambulancezorg. Daarnaast wordt ambulancepersoneel elke vijf jaar getoetst en ook dat gebeurt bij de Academie. Forrer is er verantwoordelijk voor de inhoud en de uitvoering van alle opleidingen. Managementinformatie wordt “retrospectief en prospectief” gebruikt, vertelt hij. “Sinds een paar weken hebben we een dashboard waarmee we per dag analyseren voor welke opleiding er wanneer wordt ingeschreven. Daardoor kan ik de inzet van onze docenten beter plannen.”

Daarnaast gebruikt de Academie de informatie om de salesafdeling gerichter in te zetten, als blijkt dat aanmeldingen van bepaalde ambulancediensten achterblijven. “We hebben 23 klanten, de 23 ambulancediensten in Nederland. Daar kunnen we persoonlijk langs.” De Academie voor Ambulancezorg is niet de enige opleidingsaanbieder: “Tien jaar geleden kwam iedereen van oudsher bij ons. Dat is niet meer zo, we moeten nu actief de boer op. Ook daarom is managementinformatie belangrijk voor ons.”

Keuze Centric

De managementinformatie die de Academie voor Ambulancezorg had, was heel beperkt: een medewerker leverde eens per week een Excelsheet met de cijfers van de voorgaande week. Dat moest anders. In 2021 bracht Centric met een quick scan het applicatielandschap van de Academie in beeld. Anne Besseler, IT-manager ad interim: “We hebben geen IT-afdeling, ik voer de regie op onze IT-leveranciers. We waren op zoek naar een leverancier die ons IT-landschap kan doorgronden, begrijpt waar onze informatiebehoefte ligt en het technisch gezien kan realiseren. Om die redenen kozen we voor Centric.”

Kleine stappen

Begin 2023 werd gestart met het eerste project: het ontsluiten van informatie uit Ortec. Dit programma wordt gebruikt voor het plannen van de docenten. Centric zette voor de Academie een datawarehouse-omgeving op, ontsloot data uit Ortec en zorgde ervoor dat deze data met Power BI wordt gemodelleerd en ontsloten in de Microsoft 365-omgeving van de Academie. Daarna werd hetzelfde gedaan voor de informatie uit Coachview, het programma voor de cursusadministratie.

Er werd bewust gekozen voor een aanpak in kleine stappen. Enerzijds noodgedwongen, want de organisatie heeft geen capaciteit om mensen voor langere tijd voor een project vrij te maken. Maar de aanpak past ook bij de aard van het project, zegt Besseler: “Bij dit soort projecten is het belangrijk dat je continu kunt bijstellen. Als je de informatie voorheen niet had, dan weet je immers pas wat je nodig hebt als je het krijgt. Het moet gaan leven in de organisatie. Ik ben erg tevreden met hoe Centric dit aanpakt. We hebben veel contact en onze feedback wordt zo goed mogelijk in de dashboards verwerkt.”

Dagelijks actuele informatie

Forrer: “We krijgen nu dagelijks actuele informatie, en zijn niet meer afhankelijk van één medewerker die de managementinformatie samenstelt. Doordat we meer en actuele informatie hebben, kunnen we veel beter sturen.” De Academie kan zelf in de BI-omgeving aan de slag, vertelt Besseler: “Een aantal key users draait mee in het traject, zodat zij straks zelf dashboards kunnen bouwen op de basis die Centric neerlegt.”
Welke wensen hebben ze nog voor de toekomst? De evaluaties over hoe opleidingen zijn ervaren willen ze vanuit Coachview gaan ontsluiten, en de slagingspercentages. Ook is Forrer benieuwd wat AI voor ze kan betekenen: “Ik zie wel wat mogelijkheden, bijvoorbeeld voor onze planning. Onze planners vullen nu handmatig de planning in. Ik denk dat we straks wellicht een AI-model kunnen vragen om een planning te maken, op basis van historische gegevens, zoals seizoenspatronen.” Dat is vooralsnog toekomstmuziek. Voor nu zijn ze erg tevreden met de managementinformatie die ze krijgen, en de samenwerking met Centric. Forrer: “We kunnen nu bijtijds anticiperen op fluctuerende inschrijvingen. Zonder informatie weet je dit niet, dan overkomt het je.”