Wet Open Overheid

Waar de eerste tranche zich richt op gegevens die vaak al openbaar zijn, voegen de volgende tranches categorieën toe die nog lang niet altijd openbaar gemaakt worden. Denk bijvoorbeeld aan beschikkingen binnen de Omgevingswet. Tijd om een publicatieprocedure op te zetten!

Het publicatieproces in goede banen

Essentieel onderdeel van het publicatieproces is het in kaart brengen van de openbaar te maken documenten. De meeste gemeenten hebben de afgelopen jaren al impactanalyses uitgevoerd om deze informatiestromen goed in kaart te brengen. Nu is het zaak om aan de slag te gaan met het voorbereiden op echt publiceren en openbaar maken. Hiervoor is een portaal voor het ontsluiten van documenten én het aanbieden van de documenten aan de zoekmachine van open.overheid.nl onontbeerlijk.

Om dit mogelijk te maken, is een aansluiting van het publicatieplatform op uw informatielandschap een belangrijke voorwaarde. Met slimme integraties op basis van API’s krijgt het platform automatisch bericht als een zaak is afgehandeld. Taakspecifieke applicaties, zoals Centric Leefomgeving, sturen een zaaknotificatie. Het platform weet op basis van het zaaktype, de documenttypes en de vertrouwelijkheid of een zaak en documenten moeten worden gepubliceerd. Door dit klaar te zetten ter controle, zijn medewerkers 25% minder tijd kwijt aan het publiceren van informatie én weten ze ook welke processen de hoogste prioriteit hebben.

Moeten er nog documenten worden geanonimiseerd voor publicatie? Met een druk op de knop anonimiseert het systeem documenten tot 99% automatisch. Geanonimiseerde documenten zijn ook weer beschikbaar voor andere applicaties, via dezelfde API’s.

Inzicht in de informatiehuishouding

Door systemen slim te verbinden realiseer je niet alleen een efficiënt publicatieproces. Je krijgt ook inzicht welke informatie is gepubliceerd, of alle te publiceren informatie ook daadwerkelijk is geïmplementeerd en je krijgt inzicht in de totale informatiehuishouding.

Deze mogelijkheden biedt het WOO-portaal van Centric. Vanuit één portaal heb je inzicht in alle gepubliceerde documenten, publiceer én anonimiseer je documenten. Het is ook mogelijk voor zaaksystemen en taakspecifieke applicaties zoals Centric Leefomgeving om dossiers door te geven. Wanneer een zaak is afgerond, ontvangt het WOO-portaal de zaak.

Op basis van het zaaktype, documenttype en of een document is geanonimiseerd, zet het portaal de zaak klaar voor controle.

Om te voorkomen dat er per ongeluk een niet-geanonimiseerd document wordt gepubliceerd, bevat het platform een goedkeuringscyclus. Handmatig en automatisch klaargezette publicaties staan klaar voor een controleur.

Open publicatieportaal

Gepubliceerde documenten zijn direct toegankelijk voor burgers en journalisten via het gekoppelde publicatieportaal. Daar zoeken ze eenvoudig naar trefwoorden in metadata en filteren ze op dossiertype. De oplossing voldoet 100% aan de richtlijn Digitoegankelijk (EN 301 549), zodat ook mensen met een beperking toegang hebben tot de informatie. Vanaf de voorbeeldpagina hebben burgers inzicht in alle metadata, zijn documenten online in te zien of te downloaden voor later gebruik.

Het publicatieportaal is open en voldoet aan de technische beschrijving van PLOOI. Hierdoor kunnen PLOOI en zoekmachines het portaal indexeren en informatie direct aanbieden aan burgers, ook als die niet zelf het portaal gebruiken.

Integratie met andere systemen

Het WOO-portaal integreert met andere systemen op basis van API’s. Deze integraties zijn eenvoudig uit te breiden en zorgen ervoor dat het WOO-portaal naadloos aansluit in uw omgeving. Hierbij sluiten we aan bij bestaande metadatamodellen (RGBZ en MDTO), de Nederlandse API-Strategie en Common Ground. Door deze combinatie van metadata en API’s maakt het WOO-portaal informatie inzichtelijk zonder dat je informatie hoeft te dupliceren.

De beschikbare integraties voor het portaal zijn:

• Centric Leefomgeving voor het klaarzetten van actief te openbaar maken zaken na afhandeling;
• ZGW API’s voor integratie met elk zaaksysteem, om zaken actief openbaar te maken na afhandeling van een zaak.