Datagedreven werken aan publieke waarden

Ed Stoelinga werkt onder meer als programmamanager datagedreven werken bij de Werkmaatschappij 8KTD, een samenwerkingsverband van de gemeenten Achtkarspelen en Tytsjerksteradiel. Daarnaast is hij informatiemanager en houdt hij zich bezig met een onderdeel van informatiebeveiliging. “Dit is een kleinere organisatie, dan heb je al gauw meerdere rollen.” Het programmateam datagedreven werken bestaat, naast hem, uit twee data-analisten en krijgt ondersteuning vanuit functioneel beheer. Ze werken nu nog voor beide gemeenten.

Dat gaat veranderen, want de gemeenteraden besloten onlangs de samenwerking in hun gezamenlijke werkmaatschappij stop te zetten. Hoe het daarna verder gaat is nog onzeker, ook omdat de ambitieniveaus van beide gemeenten verschillen op dit gebied, vertelt Stoelinga. Als het gaat om datagedreven werken, dan heeft Tytsjerksteradiel al keuzes gemaakt. Met Achtkarspelen wordt nog met het bestuur overlegd.

Gezonde leefomgeving

Het programma werkt voor de beleidsafdelingen en voor het bestuur van de gemeente Tytsjerksteradiel, vertelt Stoelinga: “We bespreken met de afdelingen welke dashboards ze nodig hebben. We vragen het middenmanagement welke informatie zij willen, de context waarin de data worden geduid. En met het bestuur bespreken we hun informatiebehoefte. Zodat zij kunnen zien of beleid bijdraagt aan de waarden die zij belangrijk vinden.”

Een mooi voorbeeld van dat laatste is de omgevingsmonitor. “In onze Omgevingsvisie, die in beide gemeenten vrijwel identiek is, staan acht waarden waar de gemeente aan wil werken. Zoals een gezonde leefomgeving. We hebben met het bestuur gesprekken over welke indicatoren we kunnen benoemen, zodat de gemeente echt kan meten hoe die waarden zich ontwikkelen. Als je dat weet, dan kun je daarop sturen.” Hoe pakken ze dat aan? Een thema als de gezonde leefomgeving is complex en kent veel facetten. “Het hoeft in het begin niet heel hoogdravend te zijn, hoor. Je kunt denken aan bijvoorbeeld cijfers over luchtkwaliteit. Als we weten aan welke indicatoren behoefte is, dan gaan wij de afdelingen in. Misschien zijn de data die we nodig hebben er al, misschien zijn andere data nodig.”

DataFryslân

Wat duidelijk wordt uit de ervaringen van Tytsjerksteradiel, is dat datagedreven werken geen aangelegenheid is van het team van Stoelinga of een specifieke afdeling. Het speelt organisatiebreed. “We gaan ook met het college om tafel, om van hen te horen waar zij behoefte aan hebben. Het is hun informatiebehoefte, niet de mijne.” Wat helpt bij het verankeren van datagedreven werken in de hele organisatie, is dat de burgemeester er een warm pleitbezorger van is.

“Hij zet het consequent op de agenda, stelt in samenwerking met raad en college budget beschikbaar en heeft ervoor gezorgd dat we lid gaan worden van DataFryslân.” Dat is een coöperatie die als overkoepelende data-autoriteit wil bijdragen aan beter beleid en effectievere dienstverlening aan de inwoners van Fryslân. “Zij hebben veel kennis en ook veel data, waar wij graag gebruik van willen maken.”

Datakwaliteit

Het klinkt alsof de gemeente al ver is met datagedreven werken, maar dat wil Stoelinga nuanceren: “We staan nog heel erg aan het begin, net als bijna alle gemeenten trouwens.” Twee jaar geleden verving de gemeente verschillende losse softwarepakketten die het gebruikte door Microsoft Power BI op Azure. “Daar doen we nu alles mee. We zijn bezig om alle basisrapportages die er waren, door rapportages hieruit te vervangen.” Recent leverde het nog twee rapportages op voor het fysieke domein. Hoe ging dat? “Eerlijk gezegd schrok ik van de kwaliteit van de data. Dat geeft niet hoor, daar leer je van. Want nu kunnen we aan de afdeling inzichtelijk maken wat het betekent als je de datakwaliteit verbetert.

Wij doen dat niet, maar we kunnen de collega’s op de afdeling wel ondersteunen bij hoe ze dat doen. Je moet dit soort dingen echt samen doen.” Het illustreert wat hem betreft dat datagedreven werken in kleine stapjes gaat. Gevraagd naar het grootste succes van de gemeente op dit vlak, antwoordt hij dan ook: “Het grootste succes is dat we op weg zijn. Dat we stappen zetten. Niet elke stap hoeft een succes te zijn, zoals bij een nieuw dashboard waarbij we erachter komen dat de datakwaliteit beter moet. Ook dat is een stap, want het brengt het belang van datakwaliteit onder de aandacht.”

Kijk naar het geheel

Wat ziet Stoelinga als de belangrijkste uitdaging bij datagedreven werken? Niet de techniek, zegt hij. “Het belangrijkste is dat het bestuur en de mensen van de vakafdelingen goed nadenken over hun informatiebehoefte. En dat ze zich beseffen dat ze in een keten werken.” Als voorbeeld geeft hij de waarden die van belang zijn voor een gezonde leefomgeving. “Als die zijn vastgesteld door de raad en het college, dan is het belangrijk dat iedereen in de gemeente die waarden kent en helpt deze te realiseren. Dat kan bijvoorbeeld betekenen dat de afdeling die het groenbeheer doet, geen bomen meer aanplant waarvan bekend is dat ze allergische reacties oproepen.”

Een andere uitdaging voor datagedreven werken is suboptimalisatie, zegt hij. “Dat is altijd een gevaar in organisaties, niet alleen voor datagedreven werken. Het betekent dat je bestaande processen optimaliseert, maar niet kijkt naar het belang van die processen voor het geheel.”

Data kunnen inzicht geven in dergelijke processen en de uitkomsten daarvan. Als voorbeeld noemt hij een categorie vergunningaanvragen die altijd zonder toetsing worden goedgekeurd. Die kun je onder de Omgevingswet vergunningvrij maken, daar help je de inwoner meer mee dan wanneer je dat proces optimaliseert.

Een ander voorbeeld: vergunningen voor huishoudelijke hulp of leerlingenvervoer die de inwoner elk jaar opnieuw moet aanvragen. “Voor een grote groep inwoners geldt dat deze mensen die hulp of dat vervoer gedurende meerdere jaren nodig hebben. En voor het leerlingenvervoer geldt ook nog dat niet het vervoer de enige waarde is waar je aan wilt werken, maar ook het zelfstandiger maken van deze leerlingen. Misschien kunnen sommige kinderen wel met het openbaar vervoer reizen, waardoor ze zelfstandiger worden. Dan wil je daarop sturen, niet alleen op het verlenen van de vergunning.” Het team van Stoelinga gaat met deze inzichten in gesprek met de betrokken afdeling.

Inspelen op veranderende omgeving

Datagedreven werken kan de overheid helpen om in te spelen op een continu veranderende omgeving, zegt Stoelinga. En ervoor zorgen dat de waarden die de gemeente belangrijk vindt, worden gerealiseerd. “Die waarden moeten leidend zijn. Draagt wat we doen bij aan het behouden of realiseren van die waarden? En als dat niet zo is, kunnen we het anders doen?” Daarvoor zul je moeten meten, analyseren en desgewenst bijsturen: “Dit hoort in de PDCA-cyclus van een gemeente.”

Om dat goed te kunnen doen, is veel data van goede kwaliteit nodig. “Dat vraagt veel data, om data in een context zodat het informatie wordt en om een koppeling van data aan waarden. Op drie lagen binnen de gemeente: data op productieniveau bij de afdelingen, informatie op het niveau van het management en waarden op bestuurlijk niveau. Op al deze lagen is er bij veel gemeenten, ook bij ons, nog veel ruimte voor verbetering. Dat geeft niks, we doen het stapje voor stapje. Als alles helemaal goed zou zijn, dan was mijn baan maar saai!”