Den Haag gebruikt eDiensten met Haal Centraal

Willy en Jeroen houden zich voor Burgerzaken bezig met de dienstverlening in de backoffice, oftewel met alles wat achter de balie gebeurt aan verwerking en aanvragen die direct bij de backoffice binnenkomen en daar verwerkt worden. Daarnaast is Jeroen manager van het team Huwelijken en Willy manager van het team Landelijke Taken. De taken van Team Landelijke Taken zijn voor alle gemeenten bij de gemeente Den Haag belegd. Dit team stelt bijvoorbeeld de overlijdensakte op als een Nederlands staatsburger in een vliegtuig overlijdt. Ook kunnen Nederlanders die in het buitenland geboren zijn, hun geboorteakte laten omzetten in een Haagse akte, zodat ze niet naar hun geboorteland hoeven te reizen als ze hun akte nodig hebben.
Gevraagd naar de grootste uitdaging die ze nu bij Burgerzaken hebben, vertellen Willy en Jeroen over het wegwerken van de werkvoorraad die is ontstaan tijdens de coronacrisis. Het werk ging in die tijd op het gemeentehuis door, met de nodige aanpassingen door de coronamaatregelen, maar de werkvoorraden op deelprocessen namen wel toe. Zo wordt er nu veel tijd besteed aan onder meer herarchivering. Willy: “We zien nu dat alles op orde komt. Het is veel werk, dus elk succes vieren we. Met een oliebolmomentje!”

Puntjes op de i

De gemeente bood veel dienstverlening al digitaal aan, maar daar zat nog wel handmatig werk bij. “De eDiensten brengen meer gemak, zowel voor de inwoner als voor ons. Inwoners kunnen nu zelf bepaalde mutaties doen en processtappen die wij voorheen zelf deden, gebeuren nu automatisch,” vertelt Jeroen. Den Haag heeft een aantal eDiensten in gebruik die werken met Haal Centraal. Willy: “We zitten in de implementatiefase, waarin we de puntjes op de i zetten. Dat heeft alles te maken met de veiligheid van de BRP.” Geheimhouding en Naamgebruik worden al geheel automatisch afgehandeld binnen eDiensten en Haal Centraal: als dat via de eDienst binnenkomt, dan vindt er een automatische controle plaats in de BRP, via Haal Centraal. Voor verhuizingen gaat dat iets anders, vertelt Jeroen: “Dat gaat niet automatisch, want voor onze gemeente is dat een gevoelig proces. We hebben in Den Haag onder meer te maken met arbeidsmigranten die in slechte omstandigheden wonen. Daar zijn we alert op. Dat betekent dat we misschien andere keuzes maken bij de inrichting van het systeem dan andere gemeenten doen. Bijvoorbeeld keuzes over wanneer we een signaal uit het systeem willen dat er een extra check nodig is.

Daarnaast is het belangrijk dat alleen de juiste aanvragen en rechtmatige verzoeken worden gefilterd, omdat er anders juist meer werk ontstaat omdat de afdeling aanvragen krijgt die er niet thuishoren, vertellen ze. Zoals verhuizingen tussen andere gemeentes dan Den Haag. Deze afbakening is nodig in eDiensten en dat is soms een technische uitdaging gebleken, zeggen ze. Willy: “Hierdoor is er tijdens de ontwikkel- en implementatiefase wel extra inzet nodig van de afdelingen. Maar uiteindelijk moet het werken met eDiensten zowel voor de klant als de front- en backoffice veel voordeel opleveren.”

Veranderende rol Burgerzaken

De eDiensten nemen de afdeling Burgerzaken werk uit handen en dat is prettig, vertellen ze. “Zo zakt een verhuizing, nadat die is gecontroleerd, met één druk op de knop in de BRP,” zegt Jeroen. En komen uittreksels BRP met een simpele handeling kant-en-klaar uit de BRP. “De belangrijkste reden waarom we dit allemaal doen, is dat de inwoner dit soort dienstverlening verwacht. Je kunt tegenwoordig bijna alles regelen via internet, dan kan de gemeente niet achterblijven,” zegt Willy. Jeroen ziet daardoor ook het werk van Burgerzaken veranderen: “We gaan van een invoerende rol naar een wetgevingsgerichte, controlerende rol. Waarin wij op de afdeling de tijd krijgen om ons te richten op ingewikkelde gevallen en op maatwerk.”

Samenwerking met Centric

De samenwerking met Centric is hecht, om ervoor te zorgen dat de eDiensten aansluiten bij wat Den Haag nodig heeft. En dat deze goed werken in combinatie met Haal Centraal. Willy: “Wij geven aan waar de risico’s in processen zitten en waar we extra op willen letten. Dat is voor Centric een uitdaging hoor, want dat is toch in veel gemeenten net weer even anders. Daar hebben we allemaal onze uitdagingen, om ervoor te zorgen dat het werkt.” Zoals gezegd zetten ze nu de puntjes op de i bij de eDiensten die ze gebruiken. En zijn ze bezig om nieuwe eDiensten voor te bereiden. “Nog niet alles werkt, maar over het algemeen zijn we positief,” zegt Willy. Jeroen: “We zien zeker de voordelen van deze werkwijze en we zien ook dat veel inwoners klaar zijn voor deze digitale dienstverlening. Al geldt dat niet voor alle inwoners. Er zijn in onze gemeente ook nog steeds veel mensen die naar de balie komen, of die bellen of schrijven. We houden daarom alle kanalen open.”

Over Haal Centraal

De gemeente Den Haag is de initiatiefnemer van Haal Centraal, een programma waarin gemeenten, de VNG en uitvoeringsorganisaties zoals het Kadaster en de Rijksdienst voor Identiteitsgegevens (RvIG) samenwerken. In het programma is software (API’s) ontwikkeld waarmee gemeenten basisgegevens rechtstreeks bij de landelijke registraties kunnen bevragen. Ze hoeven die gegevens dan niet meer te kopiëren en in de eigen systemen op te slaan. Ook zijn de koppelingen die gemeenten nu nog tussen systemen gebruiken, die gebruikmaken van de StUF-BG standaarden, dan niet meer nodig. Er zijn API’s ontwikkeld voor diverse basisregistraties, waaronder de BRP.

Den Haag nam het initiatief voor Haal Centraal omdat het een systeem wilde dat beter, sneller en goedkoper is. Maar de belangrijkste afweging is dat het ook veiliger is qua informatie- en gegevensbeheer. Het oude systeem van StUF-BG koppelingen is tijdrovend en duur in beheer. Door met API’s te werken, worden gegevens uit de bronsystemen direct in applicaties gebruikt en is er geen handmatig gepuzzel meer nodig, bijvoorbeeld om erachter te komen met welke titel en naam je een inwoner wilt aanschrijven. Ook kan nieuwe functionaliteit sneller beschikbaar komen. Het scheelt daarnaast in beheerkosten van koppelingen en het eigen gegevensmagazijn.

De gemeente Den Haag sluit nieuwe systemen sinds drie jaar aan via de API’s op de basisregistraties, zoals de BRP en de BAG. Dat geldt dus ook voor de eDiensten. Bestaande systemen worden overgezet. Zomer 2023 stopt het met het eigen centrale gegevensmagazijn voor basisregistraties en zijn alle gemeentelijke applicaties die gebruikmaken van dit centrale gegevensmagazijn via Haal Centraal API’s op de landelijke basisregistraties aangesloten.