In een half jaar tijd een goed werkend pakket

Adriaan van Loon is als informatieadviseur bij de gemeente Roosendaal verantwoordelijk voor de informatievoorziening voor het ruimtelijk domein. Hij kan kort zijn over hoe de uitvoering van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor de bouw verloopt nu beide wetten van kracht zijn: “De techniek staat en het werkt.” Om met een knipoog te vervolgen: “Ik hoor er zelf weinig over en meestal is dat een teken dat het goed gaat.”

Krappe planning

Toen Van Loon begon bij de gemeente Roosendaal, was er veel ontevredenheid over het pakket dat werd gebruikt voor het verwerken van aanvragen vanuit het Omgevingsloket. “De leverancier beloofde dat er een nieuwe applicatie zou komen, maar dat wilden we niet afwachten. De directie heeft toen besloten om een aanbesteding te starten voor een nieuw pakket.” De planning was krap, want een aanbesteding duurt al snel een half jaar, waardoor er ongeveer een half jaar zou overblijven voor de implementatie. Want daarna werd de Omgevingswet van kracht. Dat is de reden dat het een directiebesluit was, zegt hij. “De organisatie was bereid het risico te nemen dat het langer zou duren. De teamleider zei desnoods een tijdje met Excel te werken mocht dat nodig zijn, want dat was het waard om uit te komen bij het beste pakket dat er beschikbaar was.” Dat bleek Centric Leefomgeving, die keuze werd eind mei 2023 gemaakt.

Geen frustratie meer

In de zomervakantie startte de gemeente met de implementatie van CLO. “In een half jaar implementeerden we CLO, het lukte om in december proef te draaien met het systeem. Niet alles kon toen al, een volledige casus doorlopen en ketentest doen hebben we niet gehaald.” Het was dus best spannend of het goed zou werken op 1 januari 2024, vertelt hij. “Ik had er wel vertrouwen in hoor, we hadden de risico’s afgedekt. De livegang verliep soepel, de aanvragen kwamen binnen en werden goed afgehandeld.” Dat er vlak voor het eind van het jaar nog zo’n dertig Wabo-aanvragen binnenkwamen leek even lastig, maar Centric zorgde ervoor dat die correct naar CLO werden overgeheveld, vertelt hij.

De applicatie sluit goed aan op de behoeften van de organisatie. “Er zijn natuurlijk nog wel puntjes waarvan we denken dat ze beter kunnen. Zo krijg je bij het downloaden documenten als zip-bestand binnen en moet je ze eerst uitpakken voordat je er iets mee kunt. Maar dat zijn relatief kleine dingen. Toen ik hier begon was er echt frustratie op de werkvloer over hoe het toenmalige pakket werkte. Dat merk ik nu helemaal niet meer.”

Alles in de cloud

Dat het nieuwe pakket een cloudoplossing moest zijn, lag voor de hand. Van Loon: “We doen niks meer on premise. De afgelopen jaren zijn we bezig geweest om ons hele applicatielandschap te versaasen. We willen op termijn afscheid nemen van onze eigen datacenters.” De belangrijkste reden is dat de gemeente af wil van het technisch beheer. “Het is behoorlijk intensief om het beheer zelf te doen. Dat kun je veel beter bij de leveranciers laten. We hebben inmiddels veel draaien in de cloud en dat gaat heel goed.”
Hoe zit het met de toegang tot de data in de applicaties, nu die in de cloud draaien? De gemeente Roosendaal maakt daar bij de aanschaf van nieuwe applicaties goede afspraken over: “We eisen in onze uitvraag dat we bij al onze data moeten kunnen, via API’s. Dat werkt. Bij CLO gebruiken we data bijvoorbeeld om met Power BI allerlei rapportages te maken.” Enige verbeterpunt dat hij voor CLO ziet is dat je een zaak niet zelf kunt heropenen als die eenmaal gesloten is. “Soms wil je dat kunnen doen, bijvoorbeeld als er bij bezwaar nieuwe documenten wordt geleverd. Dat kunnen we nu als gemeente niet zelf doen, dat loopt via Centric en daar moet je voor betalen.”

Prettige samenwerking

De samenwerking met Centric voor CLO is altijd goed geweest, zegt hij. Zowel bij de implementatie als daarna. “Er kwamen bijvoorbeeld de eerste maanden aanvragen bij ons binnen die doorgesluisd moesten worden naar de milieudienst. Centric beantwoordde onze vragen daarover binnen een of twee dagen. Dat waren we bij de vorige leverancier niet gewend, daar duurde het soms veel langer.” Van Loon heeft in zijn loopbaan gewerkt met veel softwareleveranciers en zegt dat hij de samenwerking met Centric voor CLO als het meest prettig ervaart. “De mensen waarmee wij contact hebben zijn professioneel, maken duidelijk waarop en hoe ze kunnen acteren en ook waarop niet. Dat maakt de verwachtingen helder.”

Zorg voor volledige uitvraag

Welk advies heeft hij voor gemeenten die ook de overstap naar een nieuw pakket voor de leefomgeving willen maken? “Doe een goede en vooral volledige uitvraag aan de markt. Want alles wat je niet meeneemt, daarvoor moet je later extra betalen.” Als voorbeeld noemt hij het onderhoud van API-koppelingen: “De Kamer van Koophandel deed een update van hun API-versie, wat Centric aan ons doorberekende. Dat is het spel dat je soms moet spelen, over wat er wel en niet in het contract staat. Het is natuurlijk lastig om vooraf precies te bedenken wat je later nodig hebt, maar ik zou wel aanraden om zo volledig mogelijk te zijn. Het scheelt een hoop gedoe, en kosten.” Een laatste les die hij wil delen: als je het goed voorbereidt, dan kun je CLO in een half jaar implementeren. “Mits je vooraf alle keuzes hebt gemaakt die nodig zijn voor een snelle inrichting van het systeem. Zoals wel of niet koppelen met je zaaksysteem. Als je dat vooraf goed hebt uitgedacht en je laat de implementatie over aan de club van Centric, dan heb je in een half jaar een goed werkend pakket staan.”