Een modern intranet voor Strukton Civiel

Strukton Civiel selecteerde IT-partner Centric om voor de acht bedrijfsonderdelen het nieuwe intranet in SharePoint Online te bouwen. Het intranet moest snel worden gerealiseerd, zonder maatwerk en tijdens de realisatie moest er ruimte zijn voor kleine wijzigingen in de scope.

Het belangrijkste nieuws direct op je startpagina

Wendy Smits communicatieadviseur en projectleider bij Strukton: “In overleg met Centric knipten we het traject op in kleine stukjes. Dat werkte goed, want na twee maanden al hadden we de basisstructuur op orde. Daarna volgden de beheerderstrainingen en het inhoudelijk vullen van het intranet.” Op de startpagina, die op elke werkplek automatisch opstart, verschijnt nu algemeen nieuws en projectnieuws – een belangrijke wens vanuit de organisatie. Informatiemanager en projectmanager Dražen Lisica: “Om ervoor te zorgen dat die informatie relevant blijft, is er een governance code. In die code staat welke informatie centraal wordt gepubliceerd en welke informatie decentraal wordt gepubliceerd. Ook is vastgelegd hoe we de privacy en de kwaliteit van de inhoud bewaken. Dit laatste doen we met een beheerstructuur van informatie-eigenaren (paginaverantwoordelijken), schrijvers, redacteuren en hoofdredacteuren. Het toevoegen van informatie is heel eenvoudig en verloopt volledig geautomatiseerd. Als de hoofdredacteur het groene licht geeft, verschijnt het nieuws op de startpagina.”

Optimaal digitaal samenwerken

Wendy: “We hebben nu een gezamenlijk intranet voor één Strukton Civiel met actuele en makkelijk vindbare inhoud. Hiermee is de eerste fase afgerond. Voor volgend jaar staat het overzetten van de bestaande werkomgeving naar ons nieuwe intranet op het programma. Als dit is afgerond, kunnen we digitaal samenwerken stimuleren en optimaliseren.” Wendy benadrukt dat het project voortdurend in ontwikkeling blijft: “We blijven ideeën verzamelen en willen het intranet continu verbeteren. Het mooie is dat we ook profiteren van de updates die voor dit standaardpakket beschikbaar komen.”

‘Ook onze bouwplaatsmedewerkers kunnen nu bij het nieuws’

Zijn er nog grote vernieuwingen waarmee de medewerkers rekening moeten houden? Dražen: “Nieuw is dat onze bouwplaatsmedewerkers nu ook bij het nieuws op intranet kunnen. Iedereen kan via de app en met een inlogcode vanaf de eigen pc inloggen. Daarnaast zijn de functies veel eigentijdser. Het intranet heeft een commentsbutton om op nieuws te reageren, goede tools om films en foto’s toe te voegen en een veel betere zoekfunctie.” Naast deze zoekfunctie hebben Centric en Strukton het Strukton Zoekcentrum ontwikkeld: een soort interne Google die straks ook in de werkomgeving functioneert. “Als gebruiker krijg je hiermee veel duidelijkere resultaten die je kunt filteren. Het is een lerend systeem dat zichzelf verbetert aan de hand van gemaakte zoekopdrachten.”

Investering waard

Het nieuwe intranet zorgt voor betere informatie en meer kennisdeling en creëert voor Strukton een moderne werkplek om efficiënter en beter te werken. Dražen: “Mooi om te zien dat de samenwerking tussen Communicatie en Informatiemanagement, in het kernteam met Centric en de bedrijven, zo succesvol is. De extra tijd die we bij de start in elkaar hebben geïnvesteerd, heeft zich meer dan terugverdiend.”