Geef het bruidspaar de regie over hún dag

Online je huwelijk regelen

Een stel dat in het huwelijk wil treden moet veel plannen en afspreken. Onder andere met de gemeente. Eerst doen ze een ‘melding voorgenomen huwelijk’. Daarna kiezen ze de datum, de locatie waar het huwelijk plaatsvindt, de ambtenaar van de burgerlijke stand, de getuigen. Of ze een trouwboekje willen, of niet. En waar ze voorheen veel tijd kwijt waren aan het contact met de gemeente, kunnen ze nu alles online doen.

Digitaal huwelijksdossier

De gemeente Woerden en partnergemeente Oudewater zijn al 24 jaar burgerzakenklant van Centric. Daarnaast werken ze al 11 jaar samen met Timeblockr. Die samenwerking was aanvankelijk alleen voor het klantvolgsysteem, maar later ook voor het Trouwloket, de online oplossing voor aanstaande bruidsparen.

Kenmerkend voor het Trouwloket is, dat het bij de eerste keer dat een aanstaand bruidspaar zich meldt een digitaal dossier aanmaakt waarin alle gegevens en afspraken worden vastgelegd. Het bruidspaar hoeft daardoor niet alles in één sessie vast te leggen. Erwin Bregman, al 33 jaar werkzaam bij Burgerzaken, legt uit waarom het handig is dat het bruidspaar ook later nog gegevens kan toevoegen: “Ze beginnen vaak al een jaar of een half jaar van tevoren, want dan zijn ze super enthousiast. Maar op dat moment hebben ze meestal nog niet alle gegevens compleet. De afspraken met een externe locatie, bijvoorbeeld, komen vaak pas later. Of de getuigen, die willen ze op een later moment vragen.” Via het Trouwloket regelt het bruidspaar alles op hun eigen tempo. En als gemeente sta je 24/7 voor ze klaar.

Dat kan efficiënter

Erwin merkte dat het Trouwloket voldeed aan de behoefte van het bruidspaar: “Ze zijn blij dat ze het allemaal online kunnen doen. Dat ze er geen vrij voor hoeven te nemen. Ze kunnen het saampjes op de bank doen, met de laptop op schoot. Ze kunnen meteen betalen. Ze krijgen de bevestiging via de mail toegestuurd.” Dat is de dienstverlening die je ze als gemeente graag biedt.

Toch viel er voor de gemeenten zelf nog wat te verbeteren. Erwin: “Het was leuk dat de trouwlustigen alles zelf konden invullen, maar het was net niet voldoende. Wij kregen dan uiteindelijk een digitaal dossier, dat we moesten overkloppen in Centric Burgerzaken. En iedereen weet: als je iets moet overkloppen, dan is de kans op fouten aanwezig. En dat wil je niet. Zeker niet bij een huwelijk. Dat moet goed zijn”. Zo ontstond de behoefte aan de integratie van het Trouwloket met Centric Burgerzaken. Erwin: “Als je het digitaal dossier met een API als een soort van conceptakte in Centric Burgerzaken kunt neerzetten, dan levert dat efficiencywinst. En je hebt minder kans op fouten.” Met dat idee hebben ze - samen met een aantal andere gemeenten - aangeklopt bij Centric.

Centric pakte het idee op en ging een partnerschap met Timeblockr aan. Het resultaat is de eDienst Loket huwelijk en partnerschap! En uiteraard zijn Woerden en Oudewater onder de eerste gemeenten die de nieuwe eDienst in gebruik hebben genomen.

De BRP-bevraging is ook gelijk geregeld

De eDienst Loket huwelijk en partnerschap is een geïntegreerde oplossing waarmee het bruidspaar de beschikking heeft over alle functionaliteit van het Trouwloket. En als het dossier klaar is en de akte opgemaakt moet worden, beschikt de ambtenaar in Centric Burgerzaken automatisch over het digitale huwelijksdossier. De gegevens van het bruidspaar worden gelijk voorgeprojecteerd in de conceptakte, dus hij tikt niets meer over.
En, zo vertelt Erwin, de integratie biedt ook aanvullende voordelen: “Het bruidspaar logt nu in met DigiD, dat was eerst niet. Dus als zij inloggen heb je ook gelijk je BRP-V-bevraging gedaan. En dan weet je dat de gegevens van beide partners goed zijn en dat ook alle benodigde checks zijn gedaan.” Andere bijkomende voordelen van de integratie zijn de koppeling met iDEAL, waardoor het bruidspaar gelijk kan afrekenen. En de integratie met het zaaksysteem, waardoor er automatisch een zaak wordt aangemaakt in het zaaksysteem. Dat alles bespaart tijd en voorkomt fouten!

Andere manier van werken

Dat alles nu binnen één oplossing geregeld wordt, vinden de medewerkers van de gemeenten helemaal fijn. Toch was de gewijzigde werkwijze even wennen. Erwin legt uit: “Het is een andere manier van werken. We waren gewend dat wij de regie hadden over het huwelijksdossier. Maar nu heeft het bruidspaar de regie. En dat moet je ook bij hen laten. Dus voordat je begint moet je goed nadenken over hoe je proces gaat lopen. En je moet je medewerkers van de burgerlijke stand daar goed in meenemen, zodat zij niet op de oude manier blijven werken.” Erwin geeft een voorbeeld: “Medewerkers van burgerzaken en de burgerlijke stand zijn van nature dienstverlenend. Je wilt die trouwlustigen helpen. En als je dan een telefoontje krijgt van mensen die willen gaan trouwen, dan is jouw eerste reactie: Natuurlijk, regelen we voor je. Dat is de grootste valkuil. Want als jij een dossier aanmaakt in Centric Burgerzaken, dan kunnen de trouwlustigen daar niet bij. En dan snij je jezelf in de vingers, want dan moet je zelf alles handmatig gaan toevoegen. Dus - anders dan je gewend was - moet je ze naar de website verwijzen en zorgen dat ze het zelf gaan doen met de eDienst. Als ze die openen, dan maken ze zelf het dossier aan en kunnen ze dat later zelf aanvullen, wijzigen, annuleren, noem alles maar op. En pas als het dossier compleet is, gaat het naar Centric Burgerzaken. Wat jij dan doet is checken of ze mogen trouwen en of alle gegevens compleet en up-to-date zijn.”

Afspreken hoe het proces loopt

Erwin maakte vooraf ook duidelijke afspraken met de BABS’en: “Zij houden zelf in de agenda van de eDienst bij of ze beschikbaar zijn. Zijn ze niet beschikbaar, dan komen ze ook niet als ‘beschikbaar’ naar voren. Zijn ze toch verhinderd, dan regelen ze onderling wie het huwelijk gaat overnemen. Ze hoeven de ambtenaar van de burgerlijke stand daar dus niet mee te belasten.” De BABS’en kunnen de agenda op hun eigen mobiele telefoon raadplegen en bijhouden. En bij een afspraak zien ze direct het dossier.

De regie ligt bij het bruidspaar

Bij een bruiloft hoort een locatie waar het huwelijk voltrokken wordt. Het bruidspaar kan de vaste, gemeentelijke locaties reserveren via de agenda in de eDienst. Erwin: “Vrije locaties, zoals het kasteel van Woerden, of de Heksenwaag in Oudewater zijn populaire trouwlocaties, maar omdat zij meer activiteiten hebben, staat hun agenda niet in de eDienst.
Als het huwelijk daar voltrokken moet worden, dan moet het bruidspaar zelf afspraken maken met de locatie. Dat is ook een reden waarom het beter is als de regie bij het bruidspaar ligt en niet bij de ambtenaar. Het is hun feestdag, hun belang. Als ze een afspraak hebben gemaakt met de locatie, dan moeten ze een bevestiging van de reservering uploaden in de eDienst. Daarna krijgen ze van ons een definitieve reserveringsbevestiging. Wij hebben wel afspraken met die locaties gemaakt, zodat ze weten wat ze moeten doen als ze een bruidspaar aan de lijn krijgen.”

We zijn er blij mee

Erwin is zeker blij met de eDienst:” De grootste winst is dat je minder fouten maakt en daardoor efficiënter werkt. En dat zit hem niet alleen in mogelijke tikfouten die ontstaan bij het overtypen. Maar je moest bijvoorbeeld voorheen ook de ambtenaar een formulier sturen met de gegevens en daar weer een pdf van maken. Je moest de bode op tijd inseinen dat er een huwelijk was. En dan was je dat vergeten. Nu gaat er automatisch een bevestiging naar het bruidspaar en die gaat ook gelijk naar de ambtenaar en de bode. Dus iedereen is gelijk op de hoogte dat er een huwelijk plaatsvindt en wie daarbij betrokken zijn. Uiteindelijk is er minder telefoonverkeer en mailverkeer naar medewerkers, waardoor ze meer tijd hebben om bijvoorbeeld buitenlandse brondocumenten te controleren. Bijvoorbeeld als iemand uit Mexico hier gaat trouwen.”

Samenwerking met Centric

Erwin leverde ook inhoudelijke input voor de eDienst: “We waren één van de eerste gebruikers van het product en liepen in het begin tegen een aantal zaken aan. Centric heeft ons toen gevraagd of we wilden helpen met het verbeteren van het product en dat hebben we gedaan. Onze webredactie heeft daarvoor samen met de medewerkers van de burgerlijke stand en een bruidspaar dat wilde meewerken de klantreis doorlopen. Het leverde een lijst op met kleine en grotere verbeterpunten voor de eDienst.” Centric heeft die lijst dankbaar in ontvangst genomen en is ermee aan de slag gegaan. Er zaten ook een paar punten bij die wettelijk gezien nog niet mogelijk zijn. Erwin: "Die zagen we meer als ideeën om te innoveren.” En dat past mooi bij de nieuwe rol die Erwin gaat bekleden, als medewerker Verkiezingen en Innovaties. “Ik wil het voor de inwoners beter maken en voor mijn medewerkers efficiënter. Dat is altijd mijn doel.” Daarom neemt hij ook deel aan de expertgroep van Centric.

SAMEN Burgerzaken

Chantal van der Lans, Productmanager van Centric Burgerzaken legt uit waarom de integratie van het Trouwloket past in de visie van Centric. “In plaats van zelf opnieuw het wiel uit te vinden, bundelen wij graag onze expertise met die van derde leveranciers, zoals Timeblockr. En in plaats van te koppelen, integreren wij de functionaliteit. Medewerkers hoeven daardoor tijdens hun werkproces niet te switchen tussen oplossingen en ervaren één integrale oplossing. SAMEN Burgerzaken noemen wij dat!”