Gemeente De Fryske Marren optimaliseert gebruik Centric Leefomgeving

Gemeente De Fryske Marren, Fries voor ‘Friese meren’, werkt met rond de 700 medewerkers voor ruim 51.000 inwoners. Het gemeentehuis staat in Joure en er zijn servicepunten in Balk en Lemmer. Met de invoering van de Omgevingswet stapte de gemeente over op Centric Leefomgeving (CLO). De gemeente gebruikt CLO voor alle processen voor vergunningverlening, toezicht en handhaving: voor de producten die worden aangevraagd via het Digitaal Stelsel Omgevingswet, en voor controles die worden uitgevoerd in het kader van handhaving en toezicht.

Optimalisatie gemeentelijke processen

Het team Vergunningen, Toezicht & Handhaving telt 45 medewerkers, met een flexibele schil van ingehuurde krachten. Klaas Arie de Vries is applicatiebeheerder Omgevingswet, Kerstin van der Bij werkt als kwaliteitsmedewerker: “De afgelopen bijna 2 jaar werkten we samen met onze collega’s aan de implementatie van CLO. In het begin waren de werkzaamheden vooral gericht op de technische implementatie, zoals koppelingen. In het vervolg waren we bezig met het inrichten van de processen in CLO, en sinds we live zijn met de applicatie met het ondersteunen van de gebruikers en het verbeteren van de processen.”

Hoe doen we het?

De Fryske Marren had twee redenen om de Health Check te doen, vertelt Van der Bij: “We zijn nu al een tijdje onderweg met CLO en het leek ons interessant om erachter te komen hoe we het gebruiken. Doen we het goed, kunnen we nog wat verbeteren?” Daarnaast was er een andere, heel praktische reden, zegt ze: “Onze servicemanager wees ons erop dat we nog budget bij Centric hadden dat bijna zou vervallen, dus besloten we voor de Health Check te gaan.”

Goed en grondig

‘De APK voor je VTH-applicatie’, zo noemt Centric de Health Check. Je controleert ermee de inrichting, functionaliteit en procesafhandeling in CLO. Twee consultants van Centric kwamen een middag bij de gemeente, om samen de inrichting van CLO door te lopen. “Dat is heel goed en grondig gedaan. We hadden er twee uur voor uitgetrokken, uiteindelijk zijn ze een dagdeel geweest,” zegt De Vries. Van der Bij: “Ze namen een rapportage mee van wat ze hadden gezien in wat we gebruiken in onze omgeving. Daar zijn we doorheen gelopen, waarbij we hebben besproken wat we nu gebruiken en wat niet. Wij kennen het systeem inmiddels redelijk goed, maar zij kennen het echt heel erg goed, want ze werken er al jaren aan.” Na het bezoek stuurde Centric de gemeente een rapport met alle bevindingen, die ze gezamenlijk doornamen in een online overleg.

Makkelijker maken voor de gebruikers

Wat leverde de Health Check de gemeente op? “In het algemeen was het heel prettig dat we om tafel konden met mensen met veel kennis van CLO. Het is een nieuwe applicatie, het is nieuwe wetgeving. Dan is het fijn om te horen of je op de goede weg zit,” zegt De Vries. “De conclusie was dat wij het systeem voor 80 tot 90 procent goed in gebruik hebben, en dat we nog een paar stappen kunnen zetten om het nog beter te maken,” zegt Van der Bij. Zo kwamen ze erachter dat ze bepaalde functionaliteit niet hadden aangezet, terwijl ze er wel behoefte aan hebben. Bijvoorbeeld functionaliteit die overzicht geeft in de behandeling van een zaak. En de optie om direct online in een document te werken, in plaats van dat je het document eerst moet downloaden en openen. “Geen grote aanpassingen, maar wel dingen die het voor de gebruikers een stukje makkelijker maken,” zegt Van der Bij.

Show & Tell-sessies

Van der Bij en De Vries vertellen over de prettige samenwerking met Centric, niet alleen tijdens de Health Check maar ook in het algemeen. De Vries noemt de samenwerking met medewerkers van Centric en vooral de Show & Tell-sessies: “Daar krijg je elke maand heel veel informatie over de veranderingen in CLO. Het is een applicatie in ontwikkeling, ik vind het positief dat Centric ons op deze manier op de hoogte houdt. Ik kan die sessies iedereen aanraden.”

Goed besteed geld en tijd

Terug naar de Health Check. Zouden ze het andere gemeenten aanraden? Zeker, zeggen ze. Van der Bij: “Ik vond het goed besteed geld en tijd. Er kwamen twee ervaren consultants langs, die al onze vragen meteen konden beantwoorden.” Eigenlijk, zegt ze, zou elke leverancier een health check op zijn applicaties moeten aanbieden. “Zij weten toch het beste wat een applicatie allemaal kan. Het is fijn als je een terugkoppeling krijgt hoe je het gebruikt. Voor CLO is dat extra belangrijk. We zijn een jaar bezig geweest met het inrichten van een nieuw systeem dat ook nog in ontwikkeling is. Als je dan hoort dat je het grotendeels goed gebruikt, dan geeft dat een goed gevoel.”