Gemeente Hengelo gebruikt Cognos voor datagedreven werken

Vier jaar geleden richtte de gemeente Hengelo een eigen datateam op. Het team valt onder de afdeling I&IT en werkt voor de hele gemeentelijke organisatie. “We helpen de organisatie om meer datagedreven te werken. Ons ideaal is dat elk project en alle nieuwe initiatieven worden onderbouwd met data. Data die duidelijk maakt hoeveel inwoners bijvoorbeeld met een project worden geholpen,” zegt Rita Prins. Zij werkt als product owner data bij het datateam: “Ik adviseer over hoe we data kunnen inzetten en doe de projectleiding van dataprojecten.” Haar collega Roelof Kalma werkt als senior data engineer bij het datateam: “Ik doe alle datawerkzaamheden. Van het data ontsluiten tot modelleren en visualiseren. Eigenlijk alles wat er onder de motorkap gebeurt voordat je een dashboard publiceert.”

Dashboards bouwen

Het datateam gebruikt Cognos als enige tool om dashboards te bouwen. Kalma: “Het mooie van Cognos is dat alles erin zit, je kunt er alles mee doen. Van het definiëren van dataverbindingen naar databases of externe API-koppelingen, tot het binnenhalen van data, het modelleren ervan en dat gebruiken om een dashboard of rapportage mee op te bouwen.” Het gebruik van de Jupyter notebook integratie in Cognos geeft ze nog meer flexibiliteit, vertelt Prins: “Jupyter ontsluit twee programmeertalen, R en Python, zodat we die kunnen inzetten in de Cognosomgeving. Daarmee kunnen we krachtige voorspelmodellen bouwen en complexe analyses doen.”

Monitoren en sturen

De gemeente gebruikt Cognos al lang voor met name rapportages die het management inzage geven in onder meer doorlooptijden en kosten, vertellen ze. Toen het datateam vier jaar geleden begon en de nadruk kwam te liggen op datagedreven werken, zijn ze het ook gaan gebruiken voor het bouwen van dashboards. Prins: “Daarmee geven we de organisatie tools waarmee ze kunnen monitoren en sturen.” Zo bouwde het team een dashboard voor de energietoeslag, waaruit duidelijk wordt hoeveel aanvragen er binnenkomen en hoeveel daarvan werden toegekend en afgewezen.

Inzicht in werkdruk

Ze vertellen meer over twee dashboards die ze maakten voor de gemeente. Het eerste geeft inzicht in de caseload van consulenten. Het gaat om een afdeling die inwoners ondersteunt die gebruikmaken van bijzondere regelingen. Er heerste bij dat team een gevoel dat het werk niet evenredig was verdeeld. Voor het project hielden medewerkers een periode de gewerkte tijd bij, werden verschillende typen cliënten gedefinieerd en werkprocessen in kaart gebracht. Kalma: “Uit de data bleek uiteindelijk dat de werkverdeling niet zo scheef

was als men dacht. Wel werd duidelijk dat sommige medewerkers een stuk langer deden over hetzelfde werkproces. Dat kwam omdat de werkinstructies niet overal even duidelijk waren. Het team is naar aanleiding daarover met elkaar in gesprek gegaan, zodat dat nu beter gaat.” De eindoplossing van dit project was een dashboard dat de werkdruk per medewerker inzichtelijk maakt. Het wordt nog steeds gebruikt om het werk te verdelen. Prins: “De teammanager is nu meer in control, er is een beter beeld van het aantal cliënten en de werkdruk.”

Meldingen openbare ruimte

Het tweede dashboard dat ze noemen, gaat over meldingen openbare ruimte. Via een app kunnen inwoners meldingen doen, bijvoorbeeld over kapot straatmeubilair of zwerfafval. Het datateam bouwde een dashboard dat deze meldingen analyseert. Hierdoor kunnen medewerkers van de betreffende afdeling trends ontdekken en daar actie op ondernemen. Prins: “Als er bijvoorbeeld in een bepaalde periode veel meldingen binnenkomen over struiken die over een fietspad hangen, dan kan de afdeling kijken of de snoeiplanning misschien moet worden aangepast.”

Samenwerking met Centric

Als het datateam tegen problemen met Cognos aanloopt die het zelf niet kan oplossen, dan nemen ze contact op met Centric. Die samenwerking verloopt goed, vertellen ze. Kalma: “We sturen een bericht aan onze accountmanager met een korte omschrijving van het vraagstuk en hebben dan meestal binnen een week contact met een specialist van Centric die ons verder helpt.” Prins vult aan: “Als de specialisten zelf de oplossing niet meteen weten, dan laten ze niet los. Dan gaan ze zelf puzzelen en zoeken we samen naar een oplossing. Dat werkt heel fijn.” Over de samenwerking met Centric kunnen ze dus kort zijn, zegt Kalma: “We zijn heel tevreden met de samenwerking.”