Goede informatievoorziening voor weinig voorkomend proces

Bart Oortwijn en Han Kuiper werken bij het programmateam dat zich bezighoudt met de implementatie van de Omgevingswet bij het ministerie van Defensie. Oortwijn richt zich vooral op de aansluiting op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). Kuiper op de inrichting van de werkprocessen en de implementatie en inrichting van Centric Leefomgeving (CLO). “De Omgevingswet heeft een behoorlijke impact op het werk van het ministerie van Defensie,” vertelt Kuiper. De wet maakt Defensie het bevoegd gezag voor bepaalde activiteiten. Dan gaat het vooral om hoge objecten in de buurt van militaire vliegvelden. “Je wilt daar geen hoge gebouwen of bijvoorbeeld windturbines, want die hinderen het vliegverkeer,” zegt Oortwijn. Voorheen moest de gemeente waar een aanvraag voor een dergelijke activiteit binnenkwam het ministerie vragen om een verklaring van geen bedenkingen. Maar de Omgevingswet wijst het ministerie van Defensie als bevoegd gezag aan. Kuiper: “Inhoudelijk is er eigenlijk niet eens zo heel veel veranderd. Omdat Defensie nu wettelijk als bevoegd gezag is aangewezen, moesten we werkprocessen wel aanpassen daarop, software aanschaffen en aansluiten op het DSO.”

Processen geformaliseerd

Het ministerie richtte een nieuwe afdeling op voor de uitvoering van de Omgevingswet: de afdeling Fysieke Leefomgeving, die valt onder de Directie Aansturing Operationele Gereedheid. Die afdeling zorgt voor de benodigde afstemming binnen het ministerie en met partners daarbuiten. Het werk voor de verklaring van geen bedenkingen was voorheen op meerdere plekken in de organisatie belegd en bij het Rijksvastgoedbedrijf. Dat blijft zo. Kuiper: “We hebben de werkprocessen ingericht met de mensen die het werk al deden en hen gevraagd wat beter kan. We hebben geprobeerd om zoveel mogelijk bij de bestaande werkwijze aan te sluiten, de processen verbeterd waar dat wenselijk was en aangepast waar dat nodig was om te voldoen aan de eisen van de Omgevingswet.”

Notificatiefunctie en in de cloud

Voor de nieuwe werkwijze was software nodig, waarmee het ministerie kon aansluiten op het DSO. Dat werd CLO. Het pakket werd in 2021 aangeschaft. Oortwijn: “We hadden haast, want de Omgevingswet zou snel worden ingevoerd.” Twee eisen gaven de doorslag om voor CLO te kiezen. Kuiper: “We wilden per se een systeem dat via de mail een notificatie stuurt als er een aanvraag binnenkomt.” Gebruikers bij overheden zoals gemeenten werken elke dag met CLO, maar bij Defensie is dat anders. Daar komen namelijk maar heel weinig aanvragen binnen: naar schatting tussen de 20 en 35 per jaar. Dat is inclusief

adviesaanvragen van gemeenten. Dat maakt het sturen van een notificatie bij een nieuwe aanvraag belangrijk voor Defensie. De mensen hoeven immers niet dagelijks te werken met de applicatie. De tweede eis was dat het systeem los van het Defensienetwerk gebruikt kan worden. Kuiper: “Als je een systeem aan het netwerk van Defensie wilt koppelen, dan moet je zware beveiligingsmaatregelen nemen. Voor een systeem dat zo weinig wordt gebruikt, wegen de kosten daarvan te zwaar. Daarom wilden we dat het los van ons netwerk kan draaien. CLO kan dat, als cloudtoepassing.”

Losse eindjes

De keuze voor CLO werd in 2021 gemaakt en in het voorjaar van 2022 werd het geïmplementeerd. De implementatie verliep op zich soepel, vertellen ze. “We hadden weinig functionaliteit nodig en er hoefde niks vanuit een oud systeem te worden overgezet. We gebruiken nauwelijks koppelingen met andere systemen, wat normaal gezien veel inspanning kost bij een implementatie,” zegt Oortwijn. Kuiper: “We begonnen met een schone lei, dat was zeker een voordeel.” Waar ze wel tegenaan liepen bij de implementatie, was dat nog niet alle benodigde functionaliteit beschikbaar was. In CLO en in het DSO. Bijvoorbeeld de berichtenbox voor bedrijven. Dat is nog steeds niet allemaal geregeld in het DSO en dus ook niet in CLO. Kuiper: “De gebruiksvriendelijkheid van het DSO is nog niet op het niveau dat beloofd is, en dat zeg ik voorzichtig.” Ook vindt hij het jammer dat bepaalde functionaliteit in CLO, zoals voor logging, nog niet beschikbaar is. “Dat hebben we wel nodig, want het is heel belangrijk dat we kunnen zien wie, welke gegevens, wanneer bewerkte. Juist omdat dit proces niet vaak wordt doorlopen, wil je kunnen zien wat er is gebeurd.” CLO is inmiddels in gebruik, maar er zijn nog wel wat losse eindjes die afgehecht moeten worden, concludeert hij.

Instrument voor samenwerking

CLO is al een tijdje operationeel, maar of het in de praktijk bevalt kunnen Kuiper en Oortwijn eigenlijk nog niet zeggen. Oortwijn: “Het is nu half mei en we hebben nog niet één aanvraag gekregen.” Wat ze wel kunnen zeggen, is dat de software voorziet in de behoefte van de organisatie. “We zijn aangesloten op het DSO, wat uiteraard nodig is als er vergunningaanvragen of adviesaanvragen vanuit gemeenten binnenkomen. Een ander voordeel is dat CLO een goed instrument is om de verschillende organisatieonderdelen te laten samenwerken. Iedereen doorloopt hetzelfde werkproces en heeft dezelfde informatie. De mensen die ermee werken zitten in het hele land, dan heb je een goede informatievoorziening nodig,” zegt Kuiper. Alle betrokkenen hebben inzicht in de vergunningenprocedure, kunnen zien in welke fase van het proces de aanvraag zit en wie waar actie op moet ondernemen. “Dat is echt een groot voordeel van werken met CLO, ten opzichte van hoe het hiervoor ging,” zegt Kuiper.

Samenwerking Centric

Over het algemeen zijn Kuiper en Oortwijn tevreden over de samenwerking met Centric. Ze hadden weliswaar te maken met veel wisselingen in de projectleiders, maar het contact was altijd goed. “Als wij ergens mee zaten, dan wist de projectleider meestal wel een oplossing, of we kregen iemand die van de hoed en de rand wist,” zegt Kuiper. Oortwijn: “Voor ons is het belangrijk dat we een persoonlijk aanspreekpunt hebben. Het customer portal levert goede ondersteuning, maar het is fijn als je ook iemand kunt bellen. Ook als de implementatie straks helemaal is afgerond. Juist doordat de software weinig wordt gebruikt,

houden we behoefte aan laagdrempelig contact.” Er is in de samenwerking wel nog winst te behalen in het duidelijker aangeven welke functionaliteit er niet of nog niet is, zeggen ze. Kuiper: “Het gebeurt wel vaker dat niet alles wat je vroeg in de aanbesteding meteen beschikbaar is. Maar ik had het prettig gevonden als daar duidelijk over was gecommuniceerd. Dan hadden we daar vooraf afspraken over kunnen maken.”

Verbeterpunten CLO

Hebben ze verbeterpunten als het gaat om CLO? De samenwerkingsfunctionaliteit kan beter, zegt Kuiper. “Ik weet niet of dit aan CLO of het DSO ligt, maar ik zou een adviesaanvraag van een andere overheid graag integreren in ons werkproces. Nu blijven de aanvraag in CLO en de samenwerking vanuit het zaaksysteem gescheiden. Ik zou graag op een professionelere manier met andere overheden informatie willen uitwisselen en taken willen uitzetten.” Daarnaast noemen ze het meer gebruiken van informatie op een kaart. Zodat je een aanvraag voor een activiteit direct kunt zien op een kaart met de beperkingengebieden waar extra eisen gelden. Oortwijn besluit: “Als je dat hebt, dan kunnen mensen die een vergunning willen aanvragen zelf zien of hun activiteit binnen die contouren valt en of ze daar toestemming bij Defensie voor moeten aanvragen. Dat zou het mooiste zijn. Defensie werkt hier dan ook aan, samen met het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.”