Als je een bedrijf hebt, moet je ook verkopen! In sectoren met stevige concurrentie, zoals de IT, is het beantwoorden van tenders en RfP’s (Request for Proposals) een belangrijk onderdeel van het verkoopproces. Als tendermanager bij Centric Services neem ik je graag kort mee in dit boeiende vakgebied en in de wereld van tenders: een wereld vol uitdagingen én kansen.
Het bestek valt op de deurmat en dan…
…is de eerste vraag of sales al een relatie heeft met deze (potentiële) klant. Want als je meedoet om te winnen, is diepgaande kennis van de klant essentieel. Je doet immers mee aan een wedstrijd en wilt het hoogste aantal punten behalen. Dat kan alleen als je de klant goed kent, zijn uitdagingen begrijpt én het vertrouwen geeft dat je samen de doelstellingen van de klant gaat realiseren. Zeker op het gebied van IT-outsourcing, waarbij klanten hun IT-behoeften uitbesteden aan een externe dienstverlener, is dit van groot belang. Het gaat dan vaak om grote en langdurige contracten, en dus om langdurige partnerships. Kortom: klantkennis vormt de sleutel tot een winnende offerte, maar ook tot een succesvolle samenwerking!
Choose your battles
Oké, een vinkje achter de relatie met de klant, maar daarmee zijn we er nog niet. Wil je de kans op succesvolle aanbiedingen vergroten, dan moet je het bestek grondig kwalificeren. Als het goed is, kom je geen grote verrassingen meer tegen, daar heeft sales in het voortraject immers voor gezorgd! Toch loop je de kwalificatievragen nog even na: past de gevraagde scope bij ons portfolio? Kunnen we voldoen aan de gestelde (referentie)eisen? Kunnen we het zelf, of hebben we een partner nodig? Hoe tevreden is de klant over de huidige leverancier? Met welke concurrenten moeten we rekening houden? Enzovoort…
Het beantwoorden van (vaak complexe) tenders en RfP’s kost veel tijd en geld. Het is daarom noodzakelijk om zorgvuldig om te gaan met de beperkte middelen binnen een organisatie. Wil je succesvol zijn? Stop dan met het beantwoorden van tenders en RfP’s waarbij niet alle lichten op groen staan. Het draait om focus: minder tenders, maar gerichter — dat verhoogt juist de hitrate.
Een tenderteam met topspelers!
Vanzelfsprekend kijk je tijdens de kwalificatie ook naar de benodigde specialisten voor je tenderteam. Wil je een topprestatie leveren? Dan moet je serieus kijken naar de samenstelling van je team. Met andere woorden: je hebt een team van topspelers nodig! Een team met de juiste kennis en vaardigheden, maar ook met tijd en aandacht voor het beantwoorden van de tender. Topsporters doen het er immers ook niet ‘even bij’. Team compleet? Dan kun je eindelijk met elkaar aan de slag!
De kick-off vormt in beginsel het officiële startsein voor het tenderteam. Samen bespreek je ten minste de huidige situatie en doelstellingen van de klant, de offerteaanvraag, de (interne) planning, de reviewmomenten en de taakverdeling. Het is belangrijk dat teamleden weten wat er van hen wordt verwacht en dat je checkt of de planning haalbaar is voor iedereen.
Wil je uiteindelijk een onderscheidende en winnende offerte aanbieden, dan is een duidelijke winstrategie (inclusief prijsstrategie) noodzakelijk. Voorbeeld: gaat de klant voor de laagste prijs of de hoogste kwaliteit? Tast je in het duister bij dit soort klantkennisvragen, dan sla je de plank mis. Kortom: een duidelijke winstrategie is essentieel voordat het team begint met schrijven. Het vormt de rode draad in de aanbieding.
Klantgericht schrijven
Als je wilt winnen, red je het niet met het opnemen van mooie (kant-en-klare) commerciële teksten. Het gaat om het behalen van punten. En die punten verdien je door klantgericht te schrijven. Je kunt alleen klantgericht schrijven als je vertrekt vanuit het perspectief van de klant. Laat zien dat je de doelstellingen en uitdagingen van de klant begrijpt. Hoe kan jouw oplossing hierop inspelen? Welke meerwaarde biedt jouw oplossing? En hoe toon je de haalbaarheid ervan aan?
Gebruik in je teksten de terminologie van de klant, zodat deze zich in de tekst herkent. Vergeet ook niet om álle vragen (in de juiste volgorde) te beantwoorden. Een mooie tekst is niet automatisch ook een goed antwoord. Als je niet volledig antwoordt, behaal je zeker niet de maximale score.
Review
Naast het creatieve proces van klantgericht schrijven, is het schrijfproces breder dan dat. In het tenderproces zijn meerdere reviewmomenten opgenomen waarin, naast de d’s en t’s, ook wordt gelet op inhoud, structuur, stijl, vorm en overtuigingskracht.
Je bent waarschijnlijk niet de enige organisatie die inschrijft. De klant heeft heel wat leeswerk, dus je begrijpt het belang van prettig leesbare teksten met een aantrekkelijke vormgeving. Als je je teksten daarnaast concreet maakt en onderbouwt met controleerbaar bewijs (zoals feiten en cijfers, klanttevredenheidsonderzoeken of quotes van bestaande klanten), dan ben je op de goede weg om de klant te overtuigen dat jouw organisatie de beste keuze is.
Conclusie: kwaliteit kost tijd!
Het mag duidelijk zijn dat het schrijven van winnende offertes een creatief en tijdrovend proces is. Wil je als organisatie succesvol zijn met tenders en RfP’s, dan moet je keuzes maken, je organisatie daarop inrichten en je realiseren dat medewerkers prestaties op hoog niveau moeten leveren. Kwaliteit kost tijd! Er is dus vaak een andere mindset nodig. Ik maak tot slot graag nog even de vergelijking met topsport: gezellig een balletje trappen op het veldje in de wijk moet veranderen in professioneel voetbal op Eredivisieniveau. Wat mij betreft kan ook dát nog steeds gezellig zijn!
