Bij ons is alles SaaS

“Voor ons is ver-SaaS-en erg belangrijk.” vertelt Marijke Ouwehand, Applicatiebeheerder Burgerzaken: “Je hebt geen serverpark meer en dat hoef je dus ook niet te onderhouden. Je voert geen updates meer uit en gaat van de beheerrol naar de regierol. De tijd én het geld dat je daarmee uitspaart kun je goed gebruiken. Voor het finetunen van de inrichting van je applicatie, bijvoorbeeld.” Dus toen de gemeente eind 2024 zag dat Centric een pilot-gemeente zocht voor de nieuwe multi-tenant SaaS-omgeving hebben ze zich gelijk opgegeven!

Multi-tenant SaaS-omgeving?

In de nieuwe SaaS-omgeving van Centric Burgerzaken delen alle klanten één en dezelfde applicatie. Alleen hun databases zijn afgeschermd van andere klanten. Een belangrijk kenmerk van SaaS is dat je niet meer zelf de updates uitvoert. Dat doet Centric voor je. En omdat alle SaaS-klanten één applicatie delen, voert Centric tegelijkertijd de update voor alle klanten uit. Op een tijdstip dat gemeenten gesloten zijn. Marijke: “Het voordeel daarvan is dat je de updates niet meer zelf hoeft in te plannen. Dat scheelt echt. Als je dat niet op tijd deed, ging je achterlopen.” Nu is je applicatie ook altijd up-to-date!

Je hebt als gemeente nog wel de verantwoordelijkheid om de update te testen. Marijke: “Omdat we met z'n allen in één SaaS-omgeving zitten is het een gedeelde verantwoordelijkheid. Als je een keer geen tijd hebt om te testen, dan weet je dat diezelfde versie wel getest wordt door al die andere gemeenten.”

Een ander voordeel van de gedeelde SaaS-omgeving is ook dat Centric de omgeving actief monitort. Eventuele storingen vallen daardoor direct op en kunnen snel verholpen worden. Marijke: “Omdat je intern nog maar één koppeling naar buiten hebt, heb je er sneller last van als er ergens extern iets misgaat. Dat kan bij Centric liggen, maar ook bij de RvIG, bijvoorbeeld. Nu is het ook zo dat als één klant een probleem meldt, ze dat gelijk voor alle klanten kunnen oplossen. En omdat er meer klanten op één server zitten, is het voor Centric ook belangrijk om het snel op te pakken.”

De migratie

Marijke wist vooraf wat ze van het migratietraject kon verwachten: “Centric is hier geweest om een en ander uit te leggen. We kregen ook een mooi overzicht met wanneer en wat er geregeld moest worden en een schema met welke data, welke termijnen daarvoor stonden.”

Ter voorbereiding maakte ze een inventarisatie van de koppelingen. Marijke: “We liepen zelf alle koppelingen langs om te kijken welke er naar buiten gingen en dus omgezet moesten worden. Centric maakte ook zo’n overzicht. Die overzichten werden later vergeleken, zodat we zeker wisten dat er niets was overgeslagen. Omdat een aantal koppelingen anders gelegd moest worden, maakten we afspraken met de broker, die bij ons de koppelingen naar buiten verzorgt. De mensen van Centric en de broker hebben een aantal middagen via Teams overlegd om het allemaal goed en draaiend te krijgen. Daarna konden wij testen. Dat is heel snel gegaan.”

Ook leverde ze vooraf alle modeldocumenten aan bij Centric: “Omdat de MDU nog lokaal stond, stonden de modeldocumenten ook lokaal. Dus die moest Centric overzetten naar de SaaS-omgeving.”

Livegang

De gebruikers hebben weinig van de migratie gemerkt. Marijke: “Vanwege de nieuwe Print-API, werkt het aansturen van de printer net iets anders. Dat was eigenlijk het enige spannende op de dag dat we live gingen. Werken de printeraansturingen, de printerlades? Ja, en soms moeten ze op een ander knopje klikken om een document te downloaden. Verder verandert er voor hen bijna niets, dus ze moeten er ook weinig van merken.

Dat de mensen van Centric aanwezig waren bij de livegang vond ze erg fijn. Marijke: “Het waren vooral kleine dingen waar we tegenaan liepen, maar toch is het fijn als die gelijk ter plekke opgelost kunnen worden en dat je er als functioneel beheerder niet alleen voor staat. Je voelt je echt wel begeleid en ontzorgd. De consultant van Centric is zelfs nog twee of drie dagen langer aanwezig geweest.”

Overgang naar Centric Burgerzaken

Zijn haar collega’s nu helemaal gewend aan Centric Burgerzaken? Marijke: “Ik heb gemerkt dat dat bij de backoffice even heeft geduurd. Dat is met name onbekendheid. Van Key2Burgerzaken kenden ze alle ins en outs en in Centric Burgerzaken is het soms net een beetje anders. Daar moet je dan even wat tijd in steken.” Ze voegt toe: “Ik zal ze bij mij op de afdeling nog eens herinneren aan die webinarreeks die jullie organiseren. Als ze daar behoefte aan hebben, kunnen ze daaraan deelnemen.” Haar tip voor collega-gemeenten ligt ook op dat vlak: “Ik wil andere gemeenten wel meegeven dat de backofficeprocessen van Centric Burgerzaken echt goed werken. Als ze daar eenmaal aan gewend zijn, dan zijn die eigenlijk makkelijker en overzichtelijker dan in Key2Burgerzaken. In Overzicht PL, bijvoorbeeld, dat je de nieuwe en oude situatie naast elkaar ziet, dat wordt bij ons als heel prettig ervaren. Alles werkt vrij intuïtief, dus je moet het gewoon gaan doen.”

Op naar iets nieuws

Hoe kijkt ze terug op het migratietraject? Marijke: “De hele transitie is gewoon heel soepel verlopen. En ik ben blij dat we deze stap hebben gezet.” Verder kijkt ze liever vooruit: “Ik vind het erg leuk om te vernieuwen, dus we gaan binnenkort starten met de pilot voor de module Onderzoek. En ik ga zelf beginnen als Adviseur Burgerzaken en Dienstverlening.” Gelukkig blijven we haar daar tegenkomen!