Servicegemeente Dordrecht een van de koplopers bij uitwisseling van financiële data

Dit zal uiteindelijk een positieve invloed hebben op de kwaliteit van data en meerdere interpretaties op organisatieniveau uitsluiten. De ontwikkeling speelt goed in op de toenemende behoefte aan transparantie als het gaat om het handelen van de overheid. Je ziet ook dat de landelijke overheid steeds meer gegevens in samenhang wil beoordelen om hier haar beleid op te kunnen baseren.

Pilot CBS

Sinds 2019 werkt het CBS in opdracht van het ministerie Binnenlandse Zaken aan het toekomstbestendig maken van de uitwisseling van financiële data van gemeenten en provincies. Samen met Open State Foundation participeren zij sinds 2019 met een aantal decentrale overheden in een pilot waarin een nieuwe vorm van aanleveren van Iv3-gegevens wordt gebruikt. Uit onderzoek van het CBS is JSON naar voren gekomen als een zeer geschikt en eenvoudig formaat voor de informatie-uitwisseling. Vanaf 2021 kunnen de iv3-gegevens op vrijwillige basis in dit formaat verzonden worden in plaats van in het Excel xlsx-formaat. Het JSON-formaat biedt ketenvoordelen op het vlak van robuustheid, duurzaamheid, kwaliteit en efficiëntie. Op termijn gaat de aanlevering van Excel over naar JSON.

Servicegemeente Dordrecht

Peter van Wijngaarden, senior adviseur team financiële administratie, en Arjan Krijgsman, medewerker ontwikkeling financiën, nemen samen met andere collega’s van Servicegemeente Dordrecht deel aan de pilot. Deze organisatie is de opvolger van Servicecentrum Drechtsteden waarin zes gemeenten en een aantal gemeenschappelijke regelingen tot 2022 intensief samenwerkten. De dienstverlening is hetzelfde gebleven maar vindt nu plaats onder de vlag van gemeente Dordrecht. Arjan houdt zich bezig met alle proces- en systeemwijzigingen van de afdeling en werkt al 20 jaar intensief samen met Centric. Peter houdt zich samen met andere collega's onder meer bezig met deze rapportages en raakte hierover in gesprek met het CBS.

Enthousiasme

Toen de vraag kwam om aan de pilot deel te nemen was Peter meteen enthousiast. Landelijk zijn er diverse versies van Excel en dat is niet altijd handig. Daarom was er behoefte aan een ander format. Samen met Arjan bezocht hij de bijeenkomsten van het CBS in het kader van de pilot waar los van zo’n 40 andere gemeenten ook Centric bij betrokken was. Peter was hier zo enthousiast over dat zij zich direct hebben aangemeld voor de kopgroep, samen met gemeenten als Amsterdam, Rotterdam, Den Haag, Utrecht, Zwolle en Provincie Zuid-Holland. “Zowel de sfeer als de samenwerking is goed en we weten elkaar goed te vinden, ook op andere onderwerpen dan JSON”, aldus Peter. Uiteindelijk zal iedere aanleverende organisatie haar gegevens in JSON-formaat aan moeten leveren. Nu biedt het CBS nog tools voor het omzetten van Excel- naar JSON-formaat, maar dat zal slechts tijdelijk zijn.

Key2Financiën

Servicegemeente Dordrecht gaat periodiek financiële data direct vanuit Key2Financiën in het JSON-formaat aan bij het CBS aanleveren. “We hechten er veel waarde aan om als team die informatie tijdig aan te leveren in het juiste formaat”, aldus Peter. “Bij het aanmaken van het bestand heb je de mogelijkheid goedkeuring te geven om de gegevens te delen met Open State Foundation. Wij zijn blij dat Key2Financiën de mogelijkheid biedt om data rechtstreeks om te zetten in JSON-formaat”, aldus Arjan. We hebben hier uitvoerig contact over met Centric dat de intentie heeft dit goed te willen regelen in het systeem. De winst zien we vooral terug in de vorm van tijdsbesparing en het feit dat JSON geen last heeft van nieuwe versies zoals dat bij Excel wel het geval is.”

Toenemende vraag

Peter verwacht dat er in de toekomst vaker een beroep op zijn team zal worden gedaan voor de aanlevering van specifieke data. Nu is die vraag nog beperkt. Hij verwacht ook dat onder andere het CBS steeds meer data op basis van standaards beschikbaar zal stellen. Dankzij JSON zal het ook makkelijker worden data met elkaar uit te wisselen en te vergelijken. Gemeenten zullen ook wat vaker bij elkaar gaan kijken wat ze uitgeven voor bijvoorbeeld verkeer. Daarbij moet gezegd worden dat vergelijken soms wel moeilijk blijft.

IV3 gaat niet alleen over het vergelijken van data maar zegt ook iets over de kwaliteit ervan. In JSON worden allerlei toetsen opgenomen en verder ontwikkeld die hier iets over zeggen. “Het komt voor dat wij naar aanleiding van de uitkomst van een toets in gesprek gaan met collega’s over de reden van specifieke boekingen. De rol van het CBS houdt dus niet op bij het ontvangen van data; zij kijken ook nog eens mee naar jouw individuele administratie. Zo kunnen we van elkaar leren.”

Afsluitende boodschap

“We zien dat Centric bovenop de JSON-ontwikkeling zit”, aldus Arjan. “Ze willen graag dit als eerste leverancier volledig geïntegreerd aanbieden in hun oplossing. Mijn boodschap aan Centric is voorop te blijven lopen en niet alleen bij deze ontwikkeling. Blijf innoveren en betrek daar nadrukkelijk je klanten bij. Dit is de enige manier om je marktpositie te kunnen behouden en verder uit te bouwen. Ik heb persoonlijk veel plezier in de samenwerking met Centric waarbij we gezamenlijk nieuwe zaken oppakken en snel kunnen schakelen.” “De JSON-ontwikkeling is nog lang niet te einde en strekt verder dan financiële software”, aldus Peter. “Ik ben blij met de ontwikkelingen die gaande zijn en krijg energie van de samenwerking met het CBS, met onze klanten en andere gemeenten en ook met een organisatie als Centric.”