Alles vanuit één systeem: Centric Burgerzaken

Gemeenten gebruiken steeds meer applicaties. Ook voor BRP-processen zoals het uitgeven van een rijbewijs of het verwerken van een verhuizing. Denk aan afsprakensystemen, applicaties voor gezichtsvergelijking en zaaksystemen. “De realiteit aan de balie is daardoor dat baliemedewerkers tussen verschillende applicaties moeten schakelen. Dat kost tijd en dat is jammer, want je wilt de beperkte tijd die je hebt liever aan de inwoner besteden dan aan het doen van allerlei handelingen op de computer. Daarom kiezen wij ervoor om deze gespecialiseerde applicaties zoveel mogelijk te integreren met Centric Burgerzaken,” vertelt Chantal van der Lans.

Kwalitatief hoogwaardige BRP

Van der Lans en Teus van Krieken werken als productmanagers Centric Burgerzaken. Ze vertellen over SAMEN Burgerzaken, de visie op de verdere ontwikkeling van Centric Burgerzaken. Daarin wordt nadrukkelijk gekozen voor de integratie met applicaties van derde partijen. Van der Lans: “Centric is gespecialiseerd in de ondersteuning van de primaire processen bij gemeenten, waaronder de processen die bijdragen aan een kwalitatief hoogwaardige BRP. Er komen steeds meer marktpartijen die toepassingen ontwikkelen voor een onderdeel van die processen. Daar zijn zij dan weer supergoed in. Wij willen dat soort toepassingen niet zelf ontwikkelen, maar kiezen voor integratie.” De medewerker hoeft dan niet meer te schakelen tussen de diverse applicaties, maar gebruikt de functionaliteit en de data vanuit deze applicaties in Centric Burgerzaken. Overigens blijven alle gegevens in de afzonderlijke toepassingen staan, ze zijn alleen zichtbaar in Centric Burgerzaken.

Veel meer dan koppelen

Integratie van applicaties gaat veel verder dan het koppelen ervan, benadrukken ze. Bij koppelen gaat het meestal om het uitwisselen van gegevens. Integreren gaat over een continue uitwisseling van gegevens, ook op functioneel niveau. Dat draagt bij aan procesoptimalisatie. Als voorbeeld geven ze de integratie met een afsprakensysteem. Dankzij de integratie roept de baliemedewerker een inwoner niet alleen op, maar krijgt deze ook direct de relevante informatie over de inwoner op het scherm te zien. Omdat bijna altijd vooraf is aangegeven waarvoor een inwoner komt, wordt ook de optie weergegeven om dat proces te starten. Zodat de medewerker dat proces met één klik kan beginnen. En dat gebeurt allemaal in Centric Burgerzaken. “Baliemedewerkers hebben gemiddeld zeven minuten voor een BRP-proces. Dan is het heel fijn als je deze informatie al hebt, zodat je meer tijd hebt voor de inwoner!” zegt Van der Lans.

Keuze voor samenwerking

Hoe kiest Centric de applicaties die ze wil integreren in Centric Burgerzaken? Van Krieken: “Dat doen we samen met gemeenten. Als gemeenten ons vragen of we met een bepaalde toepassing willen integreren, dan onderzoeken wij of en hoe we dat kunnen doen.” Voor veel toepassingen blijkt dat mogelijk. Omdat ze standaarden gebruiken die voor de hele markt zijn afgesproken, zoals het geval is bij zaaksystemen. Als dat niet zo is, dan gebruikt Centric waar mogelijk de technologie van API’s om de toepassingen te integreren met Burgerzaken.

Een aantal mooie integraties is al op deze manier gerealiseerd. Zoals die met diverse zaaksystemen, afsprakensystemen en gezichtsvergelijkingssoftware. Voor de verwerking van uitgaande post onderzoekt Centric een integratie met de oplossing van Postex. Inwoners kunnen dan op het platform van Postex kiezen hoe ze met de gemeente willen communiceren: via de Berichtenbox van MijnOverheid, via beveiligde mail of papieren post. Postex regelt deze communicatie en houdt bij wat wanneer is verstuurd en of het gelezen is. Van de papieren post wordt bijgehouden wat retour komt. “Als we deze oplossing integreren, dan wordt managementinformatie zichtbaar in Burgerzaken. Zodat de medewerker bij een contact met een inwoner direct kan zien welke communicatie er is geweest,” vertelt Van der Lans. Aan deze integratie wordt verwerkt, de verwachting is dat deze medio mei dit jaar beschikbaar komt.

Samen komen we verder

Een belangrijk uitgangspunt van de visie SAMEN Burgerzaken is, de naam zegt het al, dat de doorontwikkeling in samenwerking gebeurt. Niet alleen met gespecialiseerde aanbieders van toepassingen, maar vooral ook met gemeenten. De samenwerking van Centric met de gemeente Westerwolde is daar een goed voorbeeld van. Deze gemeente schrijft gemiddeld 150 asielzoekers per dag in. Een enorme opgave, waarvoor de gemeente een BRP-straat heeft ingericht. “Wij kijken met de gemeente hoe we deze BRP-straat efficiënter kunnen maken. Bijvoorbeeld door het digitaliseren van papieren documenten, zodat deze geautomatiseerd verwerkt kunnen worden,” vertelt Van Krieken. Als dit inderdaad een oplossing wordt die de gemeente helpt, dan kunnen ook andere gemeenten het gebruiken. Daarnaast kan deze oplossing dan ook worden ingezet voor andere BRP-processen, zoals het verwerken van verhuizingen die op papier binnenkomen. “Gemiddeld tien procent van alle verhuizingen komt nog via de papieren post binnen. Dit moet allemaal handmatig verwerkt worden. Het zou gemeenten dus veel werk schelen als dit geautomatiseerd wordt. Ook hiervoor zoeken we samen met gemeenten een oplossing,” besluit Van Krieken. Het is een ander mooi voorbeeld van hoe Centric Burgerzaken in samenwerking verder wordt ontwikkeld.