Burgers eenvoudig online toegang geven tot officiële documenten. Dat kan met Digitale terinzagelegging van Centric Leefomgeving. Volledig veilig en privacy-proof én met het zilverlabel van Common Ground.
De nieuwe werkelijkheid onder de Wet elektronische publicaties
Sinds 1 juli 2023 is het digitale speelveld voor gemeenten ingrijpend veranderd. De Wet elektronische publicaties (Wep) verplicht bestuursorganen om officiële stukken niet langer uitsluitend fysiek beschikbaar te stellen, maar ook digitaal ter inzage te leggen. Het gaat hierbij om documenten zoals vergunningen, beleidsstukken, bestemmingsplannen en bekendmakingen.
Voor burgers is dit een grote stap vooruit: zij hoeven niet langer tijdens kantooruren naar het gemeentehuis, maar kunnen eenvoudig en veilig online de documenten inzien die voor hen van belang zijn. Voor gemeenten brengt deze verplichting een uitdaging met zich mee, want hoe organiseer je dit proces zodat het betrouwbaar, foutloos en efficiënt verloopt?
De uitdaging: een gemis in de bestaande infrastructuur
Veel gemeenten publiceren via het landelijke platform DROP (Decentrale Regelgeving en Officiële Publicaties). Daarmee verschijnen bekendmakingen automatisch op officielebekendmakingen.nl. DROP biedt echter geen voorziening om bijbehorende documenten volledig geautomatiseerd digitaal ter inzage te leggen.
Dit betekent dat medewerkers documenten vaak handmatig moeten toevoegen. Dit kost niet alleen tijd, maar brengt ook risico’s met zich mee. Zoals fouten in de koppeling of het publiceren van onjuiste versies. Bovendien moet de gemeente zelf zorgen dat documenten na de inzagetermijn van zes weken worden verwijderd. Kortom: zonder extra voorziening is digitale terinzagelegging voor gemeenten een intensief en kwetsbaar proces.
De oplossing van Centric: Digitale terinzagelegging in Leefomgeving
Om gemeenten te ondersteunen, ontwikkelde Centric de functionaliteit Digitale terinzagelegging, geïntegreerd binnen het VTH-platform Centric Leefomgeving. Deze oplossing sluit naadloos aan op bestaande werkprocessen en biedt de volgende mogelijkheden:
- Automatisch publiceren: vanuit een zaak in Centric Leefomgeving selecteert de medewerker eenvoudig de documenten die ter inzage moeten worden gelegd.
- Slimme koppeling: de publicatietekst wordt via DROP naar officielebekendmakingen.nl gestuurd, terwijl de bijbehorende documenten via het platform digitale-inzage.nl beschikbaar komen.
- Directe toegankelijkheid voor burgers: bij de publicatie verschijnt automatisch een link naar de documenten. Burgers ontvangen via e-mail een persoonlijke en veilige toegang.
- Beheer na inzagetermijn: na zes weken worden documenten automatisch verwijderd. Zo blijft de inzage actueel en overzichtelijk.
