Een veilig systeem dat het werk makkelijker maakt

De gemeente Altena ontstond in 2019 door een fusie van drie Brabantse gemeenten: Aalburg, Werkendam en Woudrichem. Bij de start van de nieuwe organisatie werd ervoor gekozen om alle IT’ers, ook de functioneel beheerders, in één team onder te brengen. Die bundeling heeft het grote voordeel dat je elkaar makkelijk weet te vinden en kunt sparren met collega’s, zegt informatieadviseur Louise la Rivière. “De functioneel beheerders zitten niet meer op de eilandjes van de verschillende afdelingen en zo tillen we onze informatiehuishouding naar een hoger niveau.”

Van digitaal tot huisbezoek

Digitale dienstverlening is belangrijk voor de gemeente. Tineke de Jong, senior medewerker kwaliteit dienstverlening bij de afdeling Burgerzaken: “Een van onze kernwaarden is dat we onze standaard dienstverlening zo makkelijk mogelijk maken voor onze inwoners. Dat betekent zoveel mogelijk digitaal, maar wel met maatwerk.” De menselijke maat is heel belangrijk, zegt ze. Dat uit zich in een mix van dienstverlening: “Voor mensen die digitaal vaardig zijn richten we onze processen zo goed mogelijk in, zodat zij veel digitaal kunnen doen. En bij mensen die digitaal niet vaardig zijn en die ook niet naar het gemeentehuis kunnen komen, gaan we op huisbezoek.”

Cloudoplossing

La Rivière hield zich bezig met de informatiekundige kant van de implementatie van Centric Betalen. De Jong was vanuit de afdeling Burgerzaken verantwoordelijk voor de inhoudelijke inrichting van het systeem en de organisatorische gevolgen voor het proces. Samen vertellen ze over de aanleiding om voor Centric Betalen te kiezen. “We gebruikten de Centricapplicatie Key2Betalen en daar waren ontzettend veel problemen mee,” zegt La Rivière. Het systeem lag er vaak uit en de communicatie met andere toepassingen, zoals de eDiensten en de pinautomaten, werkte niet goed. “Ook onze centrale kassa kon niet koppelen met Key2Betalen. Het leek dus kortom een goed idee om over te stappen op Centric Betalen,” zegt De Jong. Ook omdat in het informatiebeveiligingsplan van de gemeente staat dat applicaties zoveel mogelijk vanuit de cloud moeten worden afgenomen, vult La Rivière aan.
Voordat ze bij de gemeente kwam werken, werkte ze bij Centric: “Doordat je elkaar kent, weet je wat je aan elkaar hebt. Dat gaf vertrouwen en wist ik dat de nieuwe applicatie Centric Betalen opgeleverd was.” De gemeente Altena was de eerste gemeente die, in combinatie met Cikam Easy Cash, op de applicatie overstapte. “Dat maakte het wel spannend, maar ik had er vertrouwen in. Slechter dan het was kon het toch niet worden,” zegt De Jong.

Geen geld meer achter de balie

Inmiddels werkt de gemeente al enige tijd met Centric Betalen. De ervaringen zijn positief. Een groot voordeel is dat er aan de balie niet meer met contant geld betaald wordt, dankzij de koppeling van Centric Betalen met Cikam Easy Cash. Inwoners die contant willen betalen doen dat via een apparaat in de hal van het gemeentehuis, waaruit ze ook wisselgeld krijgen. “We hebben nu geen contant geld meer achter de balies en dat is een stuk veiliger voor onze medewerkers,” zegt De Jong. Het scheelt haar bovendien veel werk: “Voordat wij Easy Cash hadden, moesten we elke dag de kas tellen en al het geld boven de 300 euro naar boven brengen. Aan het eind van elke maand moest ik al die envelopjes tellen en dan was er vaak wel wat kasverschil. Dat is allemaal verleden tijd. Het systeem houdt alles bij, niemand kan bij dat geld en we hoeven ook geen wisselgeld meer te hebben achter de balies. Het is echt veel gemakkelijker.” De gemeente zet Centric Betalen in voor alle diensten van Burgerzaken, en voor een aantal andere producten waarvoor mensen in het gemeentehuis willen betalen. Sommige inwoners komen bijvoorbeeld grafrechten contant betalen. Daarvoor is door de afdeling Burgerzaken een product aangemaakt, zodat deze betalingen kunnen worden verwerkt.

Team uit Roemenië op bezoek

De implementatie van Centric Betalen verliep goed, vertellen ze. Belangrijke succesfactor was het bij elkaar brengen van de juiste mensen, zowel uit de gemeente als aan de kant van Centric en leveranciers van de systemen waarmee gekoppeld moest worden. La Rivière: “Centric Betalen is een cloudoplossing, maar er blijven wel beheertaken bij de gemeente. Het is belangrijk om je te realiseren dat de beheerfunctie verandert. De functioneel beheerder moet er daarom bij betrokken zijn.” Wat ze erg leuk vonden, was dat het ontwikkelteam uit Roemenië naar Altena kwam. De Jong: “We konden ze allerlei vragen stellen en wensen doorgeven. Zij vonden het leuk omdat ze konden voelen hoe het aan onze kant gaat. Het was heel waardevol. Dit zou ik wel vaker willen, ook voor Burgerzaken!”

Kennis bundelen

Wat kan er in hun ogen nog verbeteren aan de samenwerking met Centric en het gebruik van Centric Betalen? De Jong: “Het zou mij helpen als er bij nieuwe applicaties een duidelijke handleiding komt, die los van de releasenotes te raadplegen is op de supportsite. Nu moet ik zelf op zoek naar wat er is veranderd en hoe je daarmee om moet gaan.” Ook denkt ze dat Centric de kennis over veelgestelde vragen en antwoorden meer kan bundelen. “Gemeenten zullen vaak dezelfde vragen stellen, maar ik heb niet het idee dat daar veel mee wordt gedaan. Als ik bel, moet het vaak nog worden uitgezocht. Ik denk dat het Centric kan helpen als die informatie in FAQ’s bij elkaar wordt gezet. Daar ontlasten ze zichzelf ook mee.” Over het algemeen zijn ze tevreden met de samenwerking met Centric en de ondersteuning die ze kregen bij de implementatie van Centric Betalen. La Rivière: “Centric liet ons niet los totdat het allemaal werkte.”