Gemeente Rijswijk checkt haar gebruik van CLO

“De Health Check geeft ons een goed inzicht in het gebruik van het systeem en wat er beter kan,” zegt Gabriëla Veira, informatieadviseur bij de gemeente Rijswijk. Ze verbindt, samen met drie collega’s, het informatieteam met de vakafdelingen in de gemeente. Het ruimtelijk domein hoort bij haar account, en daarmee de software die de gemeente gebruikt voor vergunningverlening: Centric Leefomgeving (CLO).

Vier jaar geleden nam de gemeente Rijswijk CLO in gebruik. Sinds die tijd is er veel gebeurd, vertelt Veira: de Omgevingswet werd na een aantal keren uitstel ingevoerd, het management van het team Vergunningen wisselde tot twee keer toe en ook een aantal medewerkers vertrokken. “De mensen die CLO hadden ingericht, werken niet meer in het team. Toen ik in deze baan begon, gaf de nieuwe teammanager aan behoorlijk ontevreden te zijn over hoe CLO werkt. Dus toen onze functioneel beheerder een aanbod van Centric kreeg voor de Health Check, leek ons dat goed om te doen.”

Meteen de diepte in

De gemeente hoefde zelf niet veel voor de Health Check te doen, vertelt Veira. Het lastigste was het plannen van een middag waarop iedereen kon: een aantal medewerkers die met CLO werken, de functioneel beheerder, Veira zelf en de consultants van Centric. Gedurende de middag liepen ze gezamenlijk een lange vragenlijst door en keken ze samen in het systeem hoe de gemeente CLO gebruikt. “Het was een leuk gesprek. De collega’s die erbij zaten hebben ontzettend veel kennis van CLO, ze gingen meteen de diepte in.” Samen naar het systeem kijken bleek heel zinvol, zegt ze: “Wij kunnen misschien denken dat een aanpassing moeilijk is, maar als je het bespreekt met Centric is de oplossing soms heel simpel. Andersom gebeurt ook: als we iets willen en het kan gewoon niet, dan is dat ook goed voor ons om te weten.”

Inzicht in gebruik CLO

Centric koppelde de belangrijkste bevindingen van het gesprek terug in een rapport dat inzicht geeft in hoe de gemeente het systeem de afgelopen jaren heeft gebruikt. Met onder meer de hoeveelheid open en gesloten zaken, ontvangen verzoeken en genomen besluiten. “Het rapport geeft ons een goed inzicht in het gebruik van het systeem.” De conclusie van de gemeente dat de inrichting van CLO beter kan, is door het rapport bevestigd, zegt Veira. “We kunnen onze processen anders inrichten, zodat het werken in CLO minder omslachtig wordt. Dat staat nu op de planning bij Centric, daarvoor gaan we met hun consultants aan de slag.” Een tweede advies is huiswerk voor de gemeente: de IT-architectuurplaat stamt uit 2020 en heeft een update nodig.

Aanrader

Over het algemeen is de gemeente tevreden over CLO, zegt Veira: “Maar het kan beter en daar gaan we samen met Centric mee aan de slag.” Raadt ze de Health Check aan aan andere gemeenten die CLO gebruiken? “Iedereen weet hoe ingewikkeld het kan zijn om met een zaaksysteem te werken. Het is daarom een meerwaarde om periodiek te onderzoeken of een herinrichting of aanpassing nodig is. Zodat het zaaksysteem aansluit bij de werkwijze en de behoefte van nu en de toekomst. De Health Check kost je een middag, maar dat is het zeker waard.”