Groningen beheert begraafplaatsadministratie vanuit de cloud

Hoewel de uitbraak van het coronavirus vorig jaar landelijk leidde tot oversterfte, hadden de begraafplaatsen in Groningen het niet heel veel drukker dan daarvoor. “Groningen is geen coronahaard geweest”, vertelt René. “We hebben wel een crisisplan gemaakt voor het geval dat, maar dat hebben we tot nu toe gelukkig niet nodig gehad. Corona heeft bij ons niet tot veel extra begrafenissen geleid.”

In november vorig jaar stapte de gemeente Groningen over naar het vernieuwde Centric Begraven, een cloud-based Software as a Service (SaaS)-oplossing en opvolger van Key2Begraven. Vanwege de coronamaatregelen vond de migratie op afstand plaats. De begraafplaatsadministratie draait vanaf dat moment dus niet meer op locatie bij de gemeente, maar in het datacenter van Centric.

Korte learning curve voor nieuwe medewerkers

De gemeente gebruikt Centric Begraven voor onder meer de planning, briefwisseling, facturatie en administratie van begraafplaatsen. De grootste verandering in het gebruik van de applicatie is dat de nieuwe SaaS-versie procesgestuurd werkt: de applicatie loodst de medewerkers door de schermen, van het vinden van beschikbare graven tot bijvoorbeeld de details van een graftermijn.

René: “Nieuwe medewerkers pikken de workflow daardoor ook sneller op. Voor collega’s die gewend waren aan het vorige systeem, was het natuurlijk even wennen. De consultants van Centric hebben werkplekbegeleiding verzorgd en ons – op afstand uiteraard – de mogelijkheden laten zien. Gebruikers die de cursus hebben gevolgd, hebben het nu in de vingers en zijn tevreden met de nieuwe applicatie.”

Afscheid van lastig beheerbaar maatwerk

In het verleden was er wat maatwerk gebouwd rond de applicatie. Daarvan is vorig jaar afscheid genomen. “Als functioneel beheerder ben ik blij dat we daar nu vanaf zijn”, vertelt René. “Er zijn robuuste koppelingen voor teruggekomen, bijvoorbeeld met financiën. Onze facturen gaan correct vanuit de applicatie de deur uit.”

Omdat Centric Begraven niet lokaal, maar in de cloud van de leverancier draait, heeft de gemeente geen omkijken naar hosting en beheer. Ander voordeel van SaaS is dat een cloudapplicatie als Centric Begraven het mogelijk maakt om op afstand te werken. Maar een begraafplaatsadministratie voeren, kan dat wel op afstand?

René: “Ook tijdens de lockdown hebben we op onze grootste begraafplaats, Selwerderhof, personeel nodig, bijvoorbeeld om de vergunning voor een begrafenisstoet te controleren. We hebben daarom altijd minimaal een halve bezetting op locatie. Andere medewerkers kunnen met Centric Begraven vanuit huis werken. Dan gaat het bijvoorbeeld om werkzaamheden rond heffingen en facturen.”