Moderne interface voor vertrouwde applicatie

Noortje van Gils houdt zich als gegevensbeheerder bij de gemeente Hilvarenbeek bezig met de gegevensstromen van persoonsgegevens. Daarvoor gebruikt ze vooral Key2Datadistributie. Die zorgt ervoor dat de juiste persoonsgegevens vanuit de Basisregistratie Personen in de verschillende taakapplicaties terechtkomen. Van Gils denkt onder meer mee over koppelingen die gelegd moeten worden en voert kwaliteitscontroles uit. “Als er iets niet klopt in de gegevensuitwisseling, dan krijg ik een foutmelding. Ik zoek dan uit wat er achter de fout zit.” Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat een koppeling niet goed is ingericht, waardoor de applicaties die persoonsgegevens nodig hebben niet de actuele gegevens krijgen. Of dat een persoon staat ingeschreven op een adres dat volgens de BAG is gesloopt. “Ik overleg dan met onze afdelingen of met leveranciers, als zij het moeten aanpassen. Als er een kans is op een datalek omdat gegevens niet op orde zijn, met als risico dat er bijvoorbeeld een brief naar een verkeerd adres wordt gestuurd, dan overleg ik met onze Functionaris Gegevensbescherming.”

Pilot

Van Gils nam deel aan de reviewsessies die Centric rondom de nieuwe Centric Datadistributie organiseerde. Zo kwam het dat de gemeente deelnam aan de pilot. “Ik vond de reviewsessies heel waardevol. We liepen per onderdeel alle knoppen langs en konden meteen aangeven welke functionaliteit we misten. Daar werd vaak direct wat mee gedaan, wat ik heel fijn vond. Dus toen ze vroegen of we pilotgemeente wilden zijn, heb ik ja gezegd.” In de eerste week van de pilot werd een testomgeving neergezet, de week erna ging de nieuwe versie al in productie. “Ik merkte dat ik vanaf het begin meteen in de nieuwe versie werkte, ook al kan ik de oude nog steeds gebruiken. De nieuwe interface ziet er veel moderner uit en dat werkt een stuk fijner dan de oude versie.” Ze noemt de samenwerking met Centric “laagdrempelig en prettig”, in het algemeen en ook gedurende de pilot.

Meer informatie

De schermen in de nieuwe Centric Datadistributie tonen meer informatie, waardoor zaken zichtbaar worden die in de vorige versie verborgen bleven. Als voorbeeld noemt ze een niet werkende koppeling met het systeem van de Kamer van Koophandel. “We zagen dat er vanuit Key2Financiën berichten naar Key2Datadistributie worden gestuurd voor het ophalen van gegevens, maar dat daar niks mee gebeurt. Dan zie je dus dat deze koppeling niet werkt zoals die is bedoeld.” De gemeente gebruikt Key2Datadistributie alleen voor persoonsgegevens, de uitwisseling met de Kamer van Koophandel wordt buiten Key2Datadistributie opgelost door het IT-samenwerkingsverband Equalit waar de gemeente bij is aangesloten, vertelt ze.
“Er zijn meer zaken die nu opvallen en die voorheen niet zichtbaar waren. Dankzij het nieuwe dashboard zie ik nu veel meer. Zo krijg ik indicaties per applicatie en zie ik het aantal afnemers. Dan vallen andere dingen op waarnaar ik kan kijken. Dat is voor mij wel een van de grootste pluspunten van de nieuwe versie, omdat het makkelijker is om dingen te vinden die niet kloppen.” De medewerkers in het primaire proces merken niets van de nieuwe versie, want Van Gils is de enige die direct in het systeem werkt. “Ik kan wel sneller dingen oplossen, zodat zij er in hun werk minder last van hebben. Indirect merken ze dus wel dat er een nieuwe versie is.”

Voorbereiden op de toekomst

De vertrouwde StUF-standaarden zijn nog steeds de basis van de gegevensuitwisseling, al is het systeem met een routeervoorziening wel voorbereid op uitwisseling via moderne standaarden, zoals Haal Centraal. Het sluit waar mogelijk al aan op API’s. Van Gils besluit: “Ik verwacht dat het vijf tot tien jaar gaat duren voordat de laatste applicatie over is van de oude StUF-standaarden naar moderne standaarden voor gegevensuitwisseling. Tot die tijd zitten we vast aan de oude standaarden en dan is het fijn om een betrouwbare oplossing als Key2Datadistributie te hebben. Al vind ik het ook goed om te weten dat Centric de oplossing voorbereidt op de toekomst, want die ontwikkeling hebben we als gemeenten wel nodig.”