SED Organisatie naar Key2Financiën in de cloud

De SED Organisatie is de ambtelijke werkorganisatie die alle wettelijke taken uitvoert voor de gemeenten Stede Broec, Enkhuizen en Drechterland. In deze drie gemeenten wonen bijna 60.000 inwoners, bij de SED Organisatie werken bijna 400 medewerkers. De afdeling Informatie bestaat uit de onderdelen informatiebeheer, functioneel beheer en informatiemanagement, vertelt afdelingshoofd Silva Visser. “Elk gemeentelijk domein, bedrijfsvoering, ruimte en samenleving, wordt bediend door een cluster met mensen uit deze drie onderdelen.”

Rust voor focus op de uitvoering

De overgang naar de cloud was met name een technische verbetering, vertelt functioneel beheerder en RPA-ontwikkelaar Gerald Sleurink. De gemeente werkt al jaren met Key2Financiën en beschikte al over uitgebreide functionaliteit, zoals Factuurherkenning Online, EB Matching en Power BI. Een belangrijke reden om over te stappen naar de cloud, was het verminderen van de complexiteit van het beheer, vertelt informatiearchitect Gertjan Gerritsen: “Het IT-landschap is behoorlijk complex en vaak blijkt dat als je iets verandert, iets ergens anders het niet meer doet. Daar zijn we nu vanaf, dat ligt allemaal bij Centric. Het geeft ons de rust om ons te focussen op de uitvoering.” Visser vult aan: “We kopen niks anders meer dan SaaS-applicaties, voor elk domein. Dat is onze strategie.” Ze verwachten dat de applicatie minder uitval heeft nu het in de cloud draait en dat nieuwe functionaliteit sneller beschikbaar komt. Het enige verschil dat gebruikers op korte termijn merken, is dat ze makkelijker kunnen inloggen, met single sign on. Verder werkt het voor hen op dezelfde manier als voor de cloudtransitie.

Ook alle data naar de cloud

De belangrijkste uitdaging bij de overgang naar de cloud was de datamigratie. Als voorbereiding daarop werden alle data ouder dan tien jaar opgeschoond, verwijderd of gearchiveerd. Het overzetten van al die data naar Centric was een hele klus, zegt Gerritsen: “We leverden veel meer data dan Centric had verwacht, waardoor er meer opslagcapaciteit nodig was.”

Voor de transitie werkte Centric samen met DeSom, het IT shared service center die de IT-infrastructuur voor de SED Organisatie beheert. “Het was soms best lastig dat we met drie partijen te maken hadden,” zegt Gerritsen. Een geleerde les: maak vooraf duidelijke afspraken wie welke rol heeft, zodat partijen er snel samen uit kunnen komen als er onduidelijkheid is. Een andere les, die Sleurink deelt: “Zorg ervoor dat je eerst alles in een testomgeving werkend hebt. Dan kom je niet voor verrassingen te staan als het naar de productieomgeving gaat. Als je in de testomgeving nog wat losse puzzelstukjes vindt, dan kun je rustig op zoek naar waar deze passen.” Nu de rook is opgetrokken en alles naar behoren functioneert, werkt het plezierig dat de SED Organisatie direct met Centric kan schakelen, zonder dat daar een derde partij tussen zit, zegt Gerritsen.

Kanteling naar Common Ground

De SED Organisatie wil met haar nieuwe informatiebeleid een kanteling maken naar Common Ground. Met de principes die daarbij horen, zoals zoveel mogelijk open source, gebruikmaken van API’s voor koppelingen en het inzetten van in Common Ground ontwikkelde componenten. De organisatie installeerde bijvoorbeeld Haven en draait daar applicaties op. Dat kan eigenlijk alleen maar als je in de cloud werkt. Gerritsen: “De overgang naar de cloud is voor ons een eerste stap in de kanteling van gesloten monolithische systemen naar een meer open architectuur.” Visser: “Je bent er natuurlijk niet met alleen het in de cloud plaatsen van applicaties, maar dat is wel nodig om tot een meer flexibele architectuur te komen. Met API’s werken gaat je bijvoorbeeld nooit goed lukken als je alles on premise draait.” Gerritsen: “We willen onze processen meer modulair opbouwen. Dat stelt ons in staat om instrumenten, bijvoorbeeld voor het anonimiseren van gegevens, in meerdere processen in te zetten.”

Samenwerking Centric

Hoe wordt de samenwerking met Centric ervaren? Op projectniveau, bij de transitie naar de cloud, was de samenwerking goed, zegt Gerritsen: “Ik had nauw contact met de projectleider vanuit Centric, we konden snel schakelen. Het was een fijne samenwerking.” Op organisatieniveau is er nog wel veel te verbeteren, zegt Visser: “We hebben een langdurige relatie met Centric en dan mag je verwachten dat er goed regulier contact is, en dat we een accountmanager hebben die ons helpt. Dat is helaas niet zo, over het algemeen hebben we pas contact als iets is geëscaleerd. En dat zijn dan meteen heel ingewikkelde gesprekken.” Ze zou graag zien dat de relatie met Centric meer vanuit partnerschap wordt vormgegeven, waarin met de wensen en behoeftes van de SED Organisatie wordt meegedacht.

Complexe business case

Welk advies hebben ze voor gemeenten die overwegen om met hun applicaties naar de cloud te gaan? Maak een heldere business case, adviseren ze. Visser: “Cloudbeheer is duur, we betalen daarvoor 60.000 euro per jaar, terwijl we geen extra functionaliteit hebben gekregen. Dat moet je wel kunnen uitleggen.” Het rondkrijgen van de business case is een complex geheel, vertellen ze. Mede doordat de organisatie al het beheer heeft uitbesteed aan een shared service organisatie. “Dat is een gemeenschappelijke regeling waarin we met meerdere gemeenten zitten. Dat pas je niet snel aan, waardoor je de baten van de cloudtransitie niet direct kunt incasseren,” zegt Visser.

Er spelen meer aspecten bij het opstellen van een business case. Gerritsen: “Voorheen was het systeem soms op vrijdagmiddag niet te gebruiken, omdat er dan updates werden gedraaid. Dat gebeurt ook nu we het als SaaS afnemen, maar de uitval is een stuk korter. Ook dat moet je meenemen in een business case.” Visser besluit: “We zitten nu in een hybride situatie, waarin we gedeeltelijk in de cloud werken. Op de langere termijn moet het wel zodanig uitpakken dat het ons geld gaat opleveren, want anders wordt deze hele ontwikkeling onbetaalbaar.”