Slimme en uniforme communicatie: Drechtsteden kiest voor innovatie en toegankelijkheid

Integratie met Centric Key2Financiën

De koppeling tussen Postex en Centric Key2Financiën maakt het mogelijk om nota’s, herinneringen en aanmaningen volledig geautomatiseerd te versturen. Medewerkers zien of een document fysiek of digitaal is verzonden en of het document digitaal is geopend. Ook retouren worden digitaal verwerkt, waardoor het proces efficiënter verloopt en medewerkers niet meer afhankelijk zijn van een fysieke postbak.

Uniformiteit in dienstverlening

Als centrale dienstverlener voor meerdere gemeenten verzorgt Bedrijfsvoering Drechtsteden de communicatie richting inwoners vanuit één uniforme basis. Dankzij de centrale verzendomgeving van Postex kunnen sjablonen en teksten gezamenlijk worden beheerd, terwijl logo’s en contactgegevens per gemeente eenvoudig worden toegepast.Dit maakt het proces beheersbaar en zorgt voor herkenbare, maar consistente communicatie.

Verbeterde toegankelijkheid door AI

Een waardevolle toevoeging binnen Postex-Engage is de inzet van AI-functionaliteiten. Inwoners kunnen documenten generatief laten samenvatten of vertalen naar een andere taal. Daarmee wordt complexe informatie toegankelijker en beter te begrijpen, ook voor inwoners die het Nederlands minder goed beheersen. Hoewel de juridische waarde altijd bij de Nederlandstalige versie ligt, draagt deze functionaliteit bij aan meer inclusieve en toegankelijke dienstverlening.

Toekomstperspectief

Na de succesvolle implementatie richt Bedrijfsvoering Drechtsteden zich op verdere innovatie binnen het uitgaande verzendproces. Er wordt gekeken naar uitbreidingen die het proces nog gebruiksvriendelijker maken. Er is daarbij aandacht voor meer persoonlijke communicatie en nog uitgebreidere digitale betaalmogelijkheden. Zo wordt stap voor stap gewerkt aan een toekomstbestendig en volledig digitaal proces.

Resultaten

• Tijdswinst: Communicatie die voorheen dagen duurde, bereikt inwoners nu binnen enkele minuten.
• Nauwkeurigheid: Geautomatiseerde processen minimaliseren fouten en garanderen betrouwbare bezorging van documenten.
• Inzicht: Medewerkers hebben realtime zicht op de status van alle uitgaande post voor optimale controle.
• Kostenbesparing: Minder papierverbruik leidt tot aanzienlijk lagere kosten.