Sturen met data

Dheeraj Moelchand van Esbroeck is ICT-contractmanager bij de gemeente Zoetermeer. Hij adviseert over sourcing, houdt zich bezig met inkoop en met de uitvoering van overeenkomsten met IT leveranciers. Dat doet hij voor de hele ambtelijke organisatie. Zijn werk valt onder de afdeling I&A. “Ik houd mij bezig met alle IT die de gemeente nodig heeft.” Zo ook de IT die de gemeente gebruikt om datagedreven te kunnen werken.

Ambities

Met het programma Datagedreven werken wil de gemeente komen tot meer datagedreven beleidsontwikkeling, monitoring en evaluatie. Voor het effectiever maken van de gemeentelijke organisatie, maar vooral om met data beter te kunnen sturen op het bereiken van de ambities uit de Visie Zoetermeer 2040. “We willen door datagedreven te werken meer controle en grip krijgen op de projecten die we doen en monitoren of die bijdragen aan de doelen die zijn geformuleerd in de Visie.” De gemeente wil bijvoorbeeld inzicht in welk type woningen en hoeveel woningen ze moet bouwen. Op basis van waar nu behoefte aan is, maar ook waar over tien tot twintig jaar behoefte aan is. Rekening houdend met bevolkingsgroei, vergrijzing, economie en andere (landelijke) ontwikkelingen.
De gemeente heeft een BI-team, waarin alle expertise over data is ondergebracht. Het team ondersteunt samen met het team Onderzoek & Statistiek de organisatie op datavraagstukken. En het werkt aan het invullen van de randvoorwaarden die nodig zijn om meer datagedreven te kunnen werken.

Monitoring contractmanagement

De gemeente werkt met Cognos en gebruikt de dashboards die de BI-ontwikkelaar maakt in samenwerking met de afdelingen, om inzicht te krijgen op tal van gebieden. Moelchand van Esbroeck gebruikt het zelf voor de monitoring van het contractmanagement. Hij geeft een voorbeeld: “De gemeente werkt met een softwarebroker, via deze partij kan de gemeente standaardprogrammatuur aanschaffen. De inkoop via deze partij is gecentraliseerd bij de afdeling I&A terwijl elke afdeling een eigen IT-budget heeft. In een dashboard kan ik zien wie gebruik maakt van de softwarebroker en waar de zwaarte van de uitputting in de organisatie ligt. Ik had verwacht dat dit met name bij de afdeling I&A zou liggen, maar het is te zien dat ook de afdelingen Sociaal Domein, Financiën & Control en Stadsbeheer flink gebruikmaken van deze overeenkomst. Op basis van deze informatie kan ik keuzes maken omtrent verlengingen en nieuwe raamovereenkomsten. Is dat een vorm van datagedreven werken in het inkoopdomein? Ja, zo kun je het wel stellen.”

Belangrijk instrument

Cognos genereert stuurinformatie en dat maakt het een belangrijk instrument voor de organisatie, vertelt hij. “Het helpt ons om ons werk efficiënter te doen.” In overleg met Centric stapte de gemeente over op een ander licentiemodel voor Cognos: het inwonerlicentiemodel. Een goede zet, zegt Moelchand van Esbroeck: “Dit scheelt ons aanzienlijk qua geld, we hebben meer functionaliteit en het geeft ons rust. Als er iets in onze infrastructuur verandert, dan hoeven we ons nu niet meer druk te maken dat we niet meer compliant zijn.” In het inwonerslicentiemodel betaal je naar het aantal inwoners en medewerkers. In het model dat de gemeente hiervoor had, waren de licentiekosten gebaseerd op de configuratie van de hardware. Hij legt uit: “We hebben een eigen datacenter en brengen dat elke vier jaar op de markt. De oude licentievorm was gebaseerd op het aantal processoren dat we gebruikten. Als er dus op dat vlak iets in het datacenter veranderde, dan waren we mogelijk niet meer compliant voor de Cognoslicenties. Kortom een hoop technisch gedoe, waar we nu vanaf zijn.”

Samenwerking Centric

Zoetermeer neemt Cognos af via Centric. De samenwerking is goed, zegt Moelchand van Esbroeck: “Centric is een belangrijke partner voor ons, ze leveren naast tools voor BI onze financiële applicatie en de software voor het sociaal domein. Ik heb het gevoel dat we elkaars doelstellingen begrijpen, want als er iets is dan vinden we altijd een oplossing met elkaar. Ze snappen welke uitdagingen we hebben en nemen dat serieus.” Hij heeft voor gemeenten in dezelfde situatie een tip: “Zoetermeer heeft Centric als een partner ervaren in de zoektocht naar alternatieve mogelijkheden voor Cognos en Oracle. Kijk dus breder naar de samenwerking en ontdek waar je elkaar kunt vinden.”