Zuiver inkopen

Van ontzorgen naar regie

Tijdens de eerste decennia van gemeentelijke automatisering was de wereld nog overzichtelijk. Gemeenten werden ontzorgd door hun leveranciers en gedurende de looptijd van een contract veranderde er niet zo heel veel in de systemen. Dat is volledig veranderd. “Behalve dat gemeenten zich voor steeds meer taken gesteld zien, met de noodzaak van informatiesystemen van dien, gaan daarnaast de technologische ontwikkelingen nu razendsnel. We hebben het over verSaaSing en de cloud, gemeenten experimenteren met nieuwe technologie zoals AI, ze moeten voldoen aan strenge eisen op het gebied van privacy en security en daar bovenop stelt de VNG standaarden vast waar gemeenten aan moeten voldoen. Je kunt als gemeente kortom niet meer eenvoudig ‘tekenen bij het kruisje’ op het contract van een leverancier, je moet heel goed zelf weten wat je wilt en wat je nodig hebt aan ICT. We gaan als gemeenten van een situatie waarin we ontzorgd werden naar een situatie waarin we de regie nemen.” Om gemeenten daarbij zo goed mogelijk te ondersteunen, kwam de VNG in 2016 met de eerste versie van de GIBIT. In 2020 volgde een bijgewerkte versie en werden de inkoopvoorwaarden uitgebreid met allerlei instrumenten die gemeenten helpen bij de inkoop, vandaar de nieuwe uitleg van de naam GIBIT (Gemeentelijke Inkoop Bij IT Toolbox). In de komende maanden moet de volgende editie van de GIBIT klaar zijn, waarin ontwikkelingen zoals AI en ‘dienstverlening op afstand’ zijn uitgewerkt. Het doel van de GIBIT is dat gemeenten zich meer kunnen richten op de ICT die ze nodig hebben, en minder op de juridische details. Want die zijn al goed omschreven in de GIBIT.

Geen algemene voorwaarden

“Het is inmiddels voor gemeenten heel normaal geworden om de GIBIT toe te passen,” zegt Veenstra. Zijn eigen ervaringen met het hanteren van de GIBIT zijn positief: “Door de GIBIT te gebruiken denk je vóór de uitvraag aan de markt goed na over onder meer hoe je applicatie- en technische landschap eruitziet, welke kwaliteitsnormen je gaat vragen, et cetera. Als je dat huiswerk goed doet, dan krijg je een betere uitvraag en een zuiverder inschrijving. Ook kun je vooraf al ingaan op wat je gedurende de looptijd van de overeenkomst nog gaat doen. Bijvoorbeeld dat je na de implementatie het exitplan schrijft. Want niet alles hoeft gelijk bij de start. Daarmee creëer je ook rust in de organisatie. Intern binnen de gemeente is met de komst van de GIBIT de winst dat je veel disciplines al aan de voorkant betrekt, van de CISO tot de servicedesk en de functioneel beheerder, zodat je de uitvraag zo goed mogelijk kunt doen.”
Niet elke gemeente heeft deze goede ervaringen met de GIBIT, vertelt hij. “Om te profiteren van de voordelen van de GIBIT, moet je deze aanpassen aan de uitvraag die je wilt doen.” Hij benadrukt daarom het belang van het proportioneel toepassen van de GIBIT. Om die reden is het een toolbox: deze bevat allerlei instrumenten die daarbij helpen. Veenstra: “Ik merk echter dat veel gemeenten dat lastig vinden. Zij hanteren de GIBIT als waren het algemene voorwaarden. Daarmee maken ze het zichzelf en leveranciers onnodig lastig. Het kan er ook toe leiden dat ze te weinig of helemaal geen aanbod van leveranciers krijgen, omdat de voorwaarden disproportioneel zijn voor hetgeen wordt uitgevraagd.” Als voorbeeld noemt hij een aansprakelijkheidsclausule met een bedrag dat vele malen hoger is dan de prijs van de geleverde dienst. Of het eisen van een volledige risicoanalyse op het IT-landschap: “Wil je dat elke leverancier die inschrijft dat doet zonder dat deze weet of hij de opdracht krijgt, of doe je dat vlak voor de implementatie met de leverancier waarmee je in zee wilt gaan?” Veenstra zou wensen dat gemeenten meer ondersteuning krijgen bij het goed toepassen van de GIBIT. “Een campagne met onder meer regiosessies, waarin gemeenten echt zelf aan de slag gaan met de vernieuwde GIBIT, zou heel wenselijk zijn.” Dat nog niet alle gemeenten weten hoe ze de GIBIT goed kunnen toepassen, maakt Veenstra huiverig voor het vaststellen van de GIBIT als verplichte standaard voor gemeenten, zoals de VNG overweegt. “Ik denk dat gemeenten echt nog wat meer tijd nodig hebben om zich dit eigen te maken.”

Gebruikersvereniging

De vakgroep Contract- en Leveranciers Management van de Gebruikersvereniging Centric (GV) heeft actief meegedacht met de vorige versies van de GIBIT en doet dat ook met de opvolgende versie. Voor een goed contract- en leveranciersmanagement van de gemeenten met Centric, ontwikkelde de vakgroep een volledig nieuwe contractenset. Met onder meer een standaard exitplan, een service level agreement en een auditplan. Veenstra: “We hebben dit aangeboden aan de VNG, want wij denken dat alle gemeenten deze set kunnen gebruiken, ook als ze geen klant van Centric zijn. Het zou heel mooi zijn als deze set onderdeel zou worden van de toolbox GIBIT.” De VNG werkt aan een ‘master PvE’ (Programma van Eisen), een soort checklist waarmee gemeenten hun uitvraag aan leveranciers per domein heel specifiek kunnen maken. “Er staan elementen in met de daarbij behorende keuze-opties, zoals data portabiliteit, archieffunctie en API’s. Deze master is in wording, het zou heel mooi zijn als die straks ook aan de Toolbox GIBIT wordt toegevoegd.” Allemaal met als doel om de inkoop van alle gemeenten te verbeteren. “In het algemeen zijn nu zowel gemeenten als leveranciers elk zomaar 30.000 tot 40.000 euro kwijt aan een gemiddelde aanbesteding. Dat moet echt naar beneden en dat kan ook, als we de GIBIT goed gebruiken.”

Aanbestedingswet

De GIBIT helpt gemeenten dus om beter in te kopen, een ontwikkeling die de laatste jaren is ingezet. Daar is nog veel te verbeteren, waar Veenstra zich voor inzet. Er is nog iets dat hem van het hart moet, als het gaat om het verbeteren van de gemeentelijke inkoop: “Wat gemeenten heel erg zou helpen, is jurisprudentie over de Aanbestedingswet in het IT-domein.” Hij legt uit: “Ontwikkelingen in de IT gaan razendsnel en volgens de Aanbestedingswet moet je bijna altijd bij een wezenlijke verandering opnieuw aanbesteden. Als je bijvoorbeeld als gemeente naar de cloud gaat, of Common Ground oplossingen wilt gebruiken.” Het zou een goede oplossing voor gemeenten zijn als ze de contractenset die ze met hun leverancier overeenkomen, gedurende de looptijd van de overeenkomst kunnen laten meegroeien met nieuwe behoeften en nieuwe technologische ontwikkelingen die zich ongetwijfeld gaan voordoen. “Gemeenten moeten nu elke keer afwegen of ze iets onderhands kunnen gunnen aan een leverancier of dat ze een opdracht apart in de markt moeten zetten. We weten het nu gewoon niet 100% zeker, er blijft een onzekerheid.” Als de jurisprudentie achterwege blijft is het misschien een optie dat een rechter een fictieve casus toetst, vertelt Veenstra, “zodat we een beter gevoel krijgen van hoe de rechter naar de GIBIT en contractensets kijkt in relatie tot de Aanbestedingswet. En daarmee komen we weer een stapje verder in het verder professionaliseren van de gemeentelijke inkoop.”